O cliente é o primeiro cadastro do Servito porque quase tudo depois se apoia nele: a ordem de serviço tem um dono, a venda do PDV tem um comprador, o título a receber tem um pagador e o aviso de WhatsApp tem um destinatário. Cadastro malfeito aqui vira retrabalho em todos esses lugares.
Vá em Clientes e clique em Novo cliente. Uma observação que evita confusão em quem tem mais de uma loja: o cliente pertence à loja em que foi cadastrado. Se a mesma pessoa é atendida na filial e na matriz, ela vai existir nos dois lugares — e cada cadastro carrega o próprio histórico.
Vamos usar o mesmo exemplo do começo ao fim: a Marcenaria Bom Corte, que levou uma serra-fita para conserto e depois virou cliente de manutenção mensal.
O cadastro, na ordem em que a tela pergunta
A primeira decisão do formulário são dois pares de botões, em Identificação:
- Nacionalidade — Brasileiro ou Estrangeiro.
- Tipo de pessoa — Pessoa física ou Pessoa jurídica.
Essa combinação muda o resto da tela. Pessoa física brasileira pede Nome completo, CPF e RG. Pessoa jurídica brasileira pede CNPJ, Nome fantasia, Razão social, Inscrição estadual e Optante do Simples Nacional. Estrangeiro troca esses campos por Passaporte / documento, ou por Registro, TIN e VAT no caso de empresa.
Dois atalhos economizam digitação e erro:
- A lupa no campo CNPJ busca os dados na Receita e preenche razão social, nome fantasia e endereço. É por ali que a Marcenaria Bom Corte entra no sistema em vinte segundos.
- A lupa no campo CEP preenche logradouro, bairro, cidade e estado.
O CPF e o CNPJ são conferidos na hora — dígito verificador errado não passa, e a tela avisa antes de você salvar.
Contato: três campos que parecem redundantes e não são
- WhatsApp — é o número que o sistema usa para avisar o cliente sobre a O.S. dele. Não é decoração de cadastro.
- E-mail — o contato geral.
- E-mail para notas fiscais — quem paga raramente é quem atende o telefone. Deixe vazio e o sistema usa o e-mail acima.
Ainda no bloco de contato, quando você abre um cliente já salvo aparece o selo Avisos por WhatsApp, com três estados possíveis: Recebe avisos, Pediu para não receber ou Número sem WhatsApp. Ele é só leitura aqui de propósito — o estado muda na tela de Envios de WhatsApp ou no card da própria ficha, onde a mudança fica registrada com autor e motivo.
Etiquetas, campos personalizados e observações
As Etiquetas são as que você cadastrou em Catálogo, e servem para filtrar a lista depois (o filtro Todas as etiquetas fica no topo). As Informações adicionais são os campos personalizados que a sua operação criou — se não criou nenhum, o bloco não aparece.
Ao salvar, se já existir alguém com o mesmo documento ou contato, a tela mostra Já existe cadastro com estes dados com um link para ver o cadastro existente. É o momento mais barato de evitar a duplicata.
A ficha do cliente
Abrir um cliente leva à ficha, que reúne em abas tudo que aconteceu com ele:
- Dados — o cadastro, o endereço, o contato e os aparelhos vinculados.
- Ordens de serviço — número, aparelho, situação, total e data.
- Chamados — os contatos registrados antes de virarem O.S.
- Vendas — o que ele comprou no balcão.
- Financeiro — os títulos dele, com vencimento e marcação de Vencido.
- Créditos — o que a loja deve a ele.
Ainda na ficha existem Ficha (PDF), que gera o documento com o histórico integral para arquivar ou enviar ao jurídico, e Adicionar aparelho, que vincula uma máquina ao cliente sem sair da tela.
Situação financeira: limite de crédito e bloqueio
Este é o bloco que impede o balcão de vender fiado para quem já deve há seis meses. No card Situação financeira você enxerga Saldo devedor, Limite de crédito, Disponível e Situação; em Editar define os dois controles.
- Limite de crédito — o teto do que aquele cliente pode dever. Em branco não é zero: em branco significa "ninguém definiu teto" e a regra nunca dispara; zero significa "não leva nada a prazo".
- Bloquear o cliente — impede vendas e abertura/entrega de O.S. até ser desbloqueado. O motivo do bloqueio é obrigatório e fica registrado.
O saldo devedor considera tudo que o cliente deve, não só o que está vencido — inclusive as parcelas a vencer do crediário, com os juros. Contar apenas o vencido faria o teto vazar pelo caminho mais comum.
Onde a regra age, e o que ela faz
Os dois controles são conferidos em três momentos, que são justamente aqueles em que a loja assume risco: a venda no PDV, a abertura da O.S. e a entrega da O.S. Note a terceira: sem ela, o atendente barrado no PDV arrastaria o card para Entregue e o aparelho sairia da loja sem cobrança.
Há uma diferença importante entre os dois:
- O bloqueio barra tudo. É um ato deliberado — alguém marcou aquele cliente.
- O limite só age quando a operação aumenta a dívida. O cliente que veio pagar em dinheiro não é recusado por dever.
Se avisar ou impedir é decisão sua, não nossa, e vive em Configurações › Lojas, no cadastro da loja: Limite de crédito estourado e Cliente bloqueado, cada um com as opções Apenas avisar ou Impedir a operação. Os padrões são diferentes de propósito: o limite nasce em avisar (para o primeiro contato com a regra não ser um PDV travado na frente do cliente) e o bloqueio nasce em impedir.
Quando a política impede e alguém com permissão libera mesmo assim, o sistema exige um motivo e guarda o retrato do momento: quanto o cliente devia, qual era o teto e quanto era a operação. Sem esse registro, o atalho vira "desbloqueia, vende, bloqueia de novo".
Uma separação que costuma gerar dúvida: quem cadastra cliente não define limite de crédito. São permissões diferentes — dar crédito é decisão de dinheiro, e está no grupo Financeiro da matriz de permissões, não no de Clientes.
Créditos do cliente
Crédito é o inverso da dívida: é o que a loja deve a ele. A aba Créditos mostra o extrato, e cada linha traz a origem:
- Ajuste manual — você lançou pelo botão Conceder crédito, por exemplo como cortesia por um atraso no reparo.
- Excedente de troca — o aparelho que ele deu na troca valia mais que a compra.
- Devolução de venda — a devolução virou crédito em vez de dinheiro de volta.
- Usado em venda — quando ele gastou o saldo no balcão.
Lançamento de crédito não se edita nem se exclui. Errou o valor? Faça um estorno — os dois lançamentos ficam no extrato, e é isso que torna o saldo defensável meses depois. Crédito que o cliente já usou não pode ser estornado.
Duplicados: mesclar em vez de excluir
Quando a mesma pessoa acabou cadastrada duas vezes (uma pelo telefone, outra pelo balcão), use Mesclar duplicado na ficha do cadastro que você quer manter. Todo o histórico do cadastro escolhido é transferido para o atual, e o duplicado é removido. Nada de histórico se perde — que é exatamente o motivo de existir esse botão em vez de você simplesmente excluir um dos dois.
Com o que isto se conecta
- Aparelhos — cada máquina cadastrada pertence a um cliente, e é ela que a O.S. recebe.
- Ordens de Serviço e Chamados — o histórico da ficha vem daí; o limite e o bloqueio agem na abertura e na entrega.
- PDV — a venda a prazo é conferida contra o limite, e o saldo de crédito pode abater a compra.
- Financeiro — os títulos a receber que aparecem na ficha, e o saldo devedor que alimenta o limite.
- Envios de WhatsApp — o número e o consentimento cadastrados aqui são o que decide se o aviso sai.
Para onde ir depois
- Aparelhos — vincular a máquina ao cliente e por que isso poupa digitação na O.S.
- Ordens de Serviço — o fluxo completo, da entrada à entrega.
- Lojas — onde ficam as políticas de limite, bloqueio e desconto.
- Usuários e permissões — quem pode cadastrar cliente e quem pode dar limite.
- Financeiro — o que acontece com o título depois da venda a prazo.
Resumindo: cadastre o cliente usando a busca por CNPJ e CEP, preencha o WhatsApp porque é por ele que os avisos saem, defina limite de crédito quando fizer sentido (em branco não é zero), acompanhe tudo pela ficha em abas e mescle duplicados em vez de excluir. É esse cadastro que a O.S., o PDV e o financeiro consultam depois.