O checklist de entrada é o roteiro de conferência que o atendente segue quando recebe um equipamento. Ele responde à situação que toda assistência conhece: o cliente volta duas semanas depois apontando um risco na lateral e perguntando se foi vocês que fizeram. Com o checklist respondido na abertura, a conversa tem uma resposta; sem ele, tem uma discussão.
A tela fica em Checklists, com o subtítulo Modelos de inspeção por tipo de aparelho, usados na abertura da OS. Aqui você monta apenas o modelo — as respostas são dadas na O.S.
Um checklist é sempre de um tipo de aparelho
Ao criar, você informa Nome do checklist e Tipo de aparelho. O tipo é obrigatório, e é o que faz o checklist certo aparecer na hora certa: quando a O.S. é aberta para uma serra-fita, o sistema oferece os checklists cadastrados para serra-fita, não os de celular.
Um mesmo tipo pode ter vários checklists — o que é útil quando a inspeção de entrada difere por situação: Serra-fita — entrada padrão e Serra-fita — retorno de garantia, por exemplo. O atendente escolhe qual usar.
Como a tabela de serviços, os checklists começam vazios e são por loja.
Os itens
Dentro do checklist, em Itens do checklist, você adiciona as perguntas de inspeção. Cada item tem:
- O texto da pergunta — escreva como pergunta fechada, porque a resposta só pode ser Sim, Não ou N/A. "Tela trincada?" funciona; "Estado da tela" não.
- Obrigatório — o item que não pode ficar em branco na abertura da O.S.
- A ordem — ajustada pelos botões de mover para cima e para baixo. Vale organizar na sequência física da conferência: o que se vê por fora primeiro, o que exige ligar o aparelho depois.
Para a serra-fita da Marcenaria Bom Corte, um modelo razoável seria: Lâmina acompanha o equipamento? (obrigatório), Guia superior está intacta?, Motor liga? (obrigatório), Cabo de força sem emendas?, Mesa amassada?.
O N/A existe justamente para o item que não se aplica àquela unidade — sem ele, o atendente é obrigado a mentir "Não" e o registro perde valor.
Editar o modelo não altera O.S. antiga
Este é o comportamento mais importante de entender, e o que dá tranquilidade para melhorar os modelos: as respostas ficam gravadas na ordem de serviço. Reordenar itens, mudar o texto de uma pergunta ou até excluir o checklist inteiro não mexe no que já foi respondido numa O.S. do mês passado. O que o cliente assinou continua sendo o que o cliente assinou.
Para tirar de circulação um modelo que não serve mais sem apagar nada, desmarque Checklist ativo.
Como aparece na abertura da O.S.
Na tela de nova ordem de serviço, depois de escolher o cliente e o aparelho, aparece o campo Checklist de entrada com os modelos do tipo daquele aparelho. Se não houver nenhum, a tela avisa: "Nenhum checklist de entrada cadastrado para o tipo X. Cadastre um no menu Checklists para conferir o aparelho já na abertura da O.S." — a O.S. abre do mesmo jeito; o checklist é opcional.
Perto dele ficam os outros registros de entrada, que se complementam: Estado na entrada (texto livre), Acessórios entregues e Senha do aparelho. O checklist cobre o que é padronizável; esses três cobrem o resto.
Quem pode mexer
Ver e responder é da equipe que atende. Criar e editar modelos exige a permissão de gerenciar cadastros — a mesma dos serviços e do catálogo.
Para onde ir depois
- Ordens de Serviço — a abertura, onde o checklist é respondido.
- Catálogo — cadastrar o tipo de aparelho que falta.
- Personalização e documentos — o termo de entrada que o cliente assina no balcão.
Resumindo: crie um checklist por tipo de aparelho, escreva os itens como perguntas de Sim/Não/N/A, marque como obrigatório o que não pode passar em branco e organize na ordem da conferência física. As respostas ficam gravadas na O.S. e não mudam quando você melhora o modelo depois.