O orçamento é a proposta que você manda antes de vender: os itens, o preço, o prazo e as condições. Enquanto o resto do Balancinho registra o que já aconteceu, esta tela cuida do que ainda está sendo negociado — e guarda o histórico do que você ofereceu, para consultar quando o cliente voltar semanas depois.
O orçamento não mexe no seu dinheiro nem no seu estoque. Ele não aparece no saldo das contas, no fluxo de caixa, no lucro nem no fechamento do dia. É documento, não movimentação — e é por isso que você pode orçar à vontade sem sujar os relatórios.
Criando o orçamento
Abra Orçamentos no menu e clique em Novo orçamento. A tela é dividida em quatro blocos.
1. Cliente e prazos
- Cliente cadastrado — busque alguém que já está em Clientes. Assim o documento sai com o CPF/CNPJ, telefone e e-mail que já estão no cadastro.
- Ou nome do destinatário — para quem ainda não é seu cliente. Digite o nome e pronto, sem precisar cadastrar nada.
- Data de emissão e Válido até — a validade sai em destaque no PDF e é ela que faz o orçamento aparecer como vencido na sua lista.
Você precisa de um dos dois: cliente cadastrado ou nome digitado.
2. Itens
Cada linha tem Descrição, Qtd. e Preço unitário, e o subtotal aparece na hora. Use Adicionar item para incluir mais linhas.
O campo Buscar no catálogo (opcional) é um atalho: ao escolher um produto, a descrição e o preço vêm preenchidos do cadastro — e a partir daí os dois campos são livres. Isso é o que permite orçar "porta de madeira com instalação inclusa" ou dar um preço combinado sem alterar o catálogo.
Item sem produto nenhum é normal e esperado: mão de obra, frete de terceiro, visita técnica, qualquer serviço que você não cadastra.
O item guarda o preço do dia em que você montou a proposta. Se o produto subir de preço amanhã, o orçamento continua mostrando o que você prometeu — e continua legível mesmo se o produto sair do catálogo.
3. Valores
Em Desconto você escolhe entre R$ (valor) e % (percentual), e há um campo separado para Frete / acréscimo. O total é o subtotal dos itens, menos o desconto, mais o frete — e o desconto não pode passar do valor dos itens.
4. Condições e observações
Dois campos de texto livre que saem no rodapé do PDF. Em Condições de pagamento vai o que costuma gerar discussão depois: "50% na aprovação e 50% na entrega, prazo de 10 dias úteis". Em Observações, o resto — garantia, o que não está incluso, quem fornece o material.
Acompanhando a resposta do cliente
Todo orçamento nasce como Rascunho e recebe um número sequencial da sua empresa — o primeiro é o nº 1, e é esse número que o cliente vê no documento. Na listagem, a coluna Status deixa você mudar a situação conforme a negociação anda:
- Rascunho — ainda montando.
- Enviado — o cliente já recebeu e você está esperando resposta.
- Aprovado — fechou.
- Recusado — não fechou.
Aprovar é só um carimbo. O Balancinho não gera venda, não lança dinheiro em conta nenhuma e não baixa estoque quando você marca "Aprovado". Depois que o cliente aceita, registre a venda como você já faz: no PDV, se for no balcão, ou em Vendas e Despesas. Isso é proposital — assim você decide quando o dinheiro entra, e não corre o risco de a mesma venda ser contada duas vezes.
Orçamento Aprovado ou Recusado não pode mais ser editado: ele é o papel que já está na mão do cliente, e reescrevê-lo faria seu histórico contar uma versão que ninguém viu. Se precisar corrigir algo ou refazer a proposta com outro preço, use Duplicar em um novo rascunho — sai uma cópia com todos os itens e um número novo, e o original fica preservado.
A lista e os quatro números do topo
Acima da tabela ficam Total, Aguardando (os enviados sem resposta), Aprovados e Vencidos. Use os botões Rascunho, Enviado, Aprovado e Recusado para filtrar, e a busca aceita número, nome do cliente ou o texto das observações.
Vencido é calculado na hora, comparando a validade com a data de hoje — não é um status que você marca. Um orçamento vencido continua acessível e ainda pode ser aprovado: a validade é um combinado comercial com o cliente, não uma trava do sistema. Se o cliente voltar depois do prazo, o caminho natural é duplicar e emitir uma proposta nova com o preço atual.
O PDF que vai para o cliente
O botão de Baixar PDF está em cada linha da lista. O arquivo sai como Orcamento 12.pdf — nome estável, sem data, para o cliente reconhecer o anexo na conversa.
O documento traz o cabeçalho da sua empresa (nome, CNPJ, endereço e contato), os dados do destinatário, a tabela de itens, os totais, a validade em destaque e as condições. Esses dados da empresa vêm de Configurações da Conta — se o CNPJ ou o endereço estiverem em branco lá, eles simplesmente não aparecem no orçamento. Vale conferir antes de mandar a primeira proposta.
O envio é com você: o Balancinho gera o arquivo e você manda pelo canal que já usa — WhatsApp, e-mail ou impresso.
Quem pode mexer
Orçamentos é um recurso do plano PRO. Dentro da empresa, quem vê e quem edita depende do papel: administradores e funcionários podem criar, editar e excluir; o papel Usuário apenas consulta. Você ajusta isso em Usuários e Permissões.
Para onde ir depois
- Clientes — cadastre quem você atende para o orçamento sair com os dados completos.
- Produtos e Serviços — o catálogo que alimenta o atalho de busca dos itens.
- Configurações da Conta — os dados da sua empresa que aparecem no cabeçalho do PDF.
- PDV e Vendas e Despesas — onde a venda é registrada depois que o cliente aprova.
Resumindo: monte a proposta com itens do catálogo ou digitados na hora, defina validade e condições, baixe o PDF e mande ao cliente. Marque Enviado, Aprovado ou Recusado para acompanhar — e, quando fechar, registre a venda no PDV ou em Vendas e Despesas.