Dos controles deciden quién todavía puede responder: la tarjeta Recepción de respuestas cierra el formulario por cantidad o por fecha, y Una respuesta por persona impide que la misma persona responda dos veces. El ejemplo es Clínica Vitta, en Bogotá, abriendo 40 cupos de valoración gratuita en su "Semana de la Piel", con inscripciones hasta el 30/11 a las 18:00 y una inscripción por persona.
Recepción de respuestas
Está en Formularios › (formulario) › Editar › tarjeta "Recepción de respuestas", debajo de Apariencia. Arriba, la tarjeta muestra el conteo: 12 de 40 respuestas recibidas con límite, o 12 respuestas recibidas sin él.
- Límite de respuestas — un número entero desde 1. En blanco, sin límite. Vitta pone 40.
- Cerrar el — fecha y hora en tu horario. En blanco, no se cierra. Vitta pone 30/11, 18:00.
- Mensaje de cerrado — hasta 500 caracteres. En blanco, aparece "Este formulario ya no recibe respuestas." Vitta escribe: "Los cupos de la Semana de la Piel se agotaron. Sigue a la clínica para enterarte de la próxima edición."
Haz clic en Guardar recepción. A diferencia del resto de la pestaña Editar, esta tarjeta se aplica de inmediato, sin publicar de nuevo: por eso tiene su propio botón y no entra en "Guardar borrador".
Qué pasa cuando se cierra
- Quien abre el enlace después de la fecha o con los 40 cupos ocupados ve el título, el logo y el mensaje de cerrado. Las preguntas no aparecen, así que nadie pierde tiempo completándolas.
- Quien lo abrió antes y envía después también recibe el mensaje de cerrado, y la respuesta no se acepta.
- Dos personas por el último cupo: una entra y la otra ve el mensaje de cerrado. La respuesta 41 nunca pasa.
- Para reabrir, sube el límite, cambia o borra la fecha y guarda. Se aplica al instante.
Cómo se cuentan las respuestas
- El conteo existe aunque no haya límite. Si el formulario ya tiene 30 respuestas y pones un límite de 40, quedan 10 cupos.
- Enviar una respuesta a la papelera no libera el cupo. Eliminarla definitivamente sí: úsalo para sacar del conteo una inscripción de prueba o duplicada.
Una respuesta por persona
Está en Formularios › (formulario) › Editar › tarjeta "Configuración", en el selector Una respuesta por persona. Muestra los campos de Correo electrónico y Documento de identidad (cualquier país) del formulario; Sin límite por persona lo desactiva. Vitta elige su campo "Documento de identidad".
El campo elegido debe ser obligatorio y sin condición: sin el valor, no hay forma de saber si la persona ya respondió. Si no lo es, el editor avisa y no guarda. Como es parte del borrador, empieza a valer después de Publicar.
Qué ve quien responde
En el segundo intento con el mismo valor, el envío se rechaza y el mensaje aparece en el propio campo: "Ya recibimos una respuesta con este documento." (o "…con este correo." cuando el campo es de correo). Las demás respuestas siguen completadas en la pantalla.
La comparación ignora diferencias al escribir: el correo sin distinguir mayúsculas y minúsculas; el documento sin espacios, guiones ni diferencias de mayúsculas. "ab-123" y "AB123" son la misma persona.
Detalles que evitan sorpresas
- Las respuestas recibidas antes de activar la opción no bloquean a nadie. Actívala antes de difundir el enlace.
- El botón Permitir enviar otra respuesta, en la página de agradecimiento, abre el formulario en blanco, pero la regla sigue valiendo: la misma persona no pasa de nuevo.
- Una respuesta en la papelera sigue bloqueando. Después de eliminarla definitivamente, la persona puede responder otra vez — útil cuando alguien se equivocó en sus datos y necesita inscribirse de nuevo.
- Si el rechazo viene del límite de cupos, la persona no queda marcada como que ya respondió.
Adónde ir después
- Agradecimiento y redirección (colección Apariencia y después del envío) — el botón "Permitir enviar otra respuesta".
- Organizar las respuestas: estado, etiquetas, nota y papelera (colección Respuestas) — papelera y eliminación definitiva.
- Carpetas, duplicar, desactivar y eliminar formularios (colección Edición y publicación) — sacar el formulario del aire de una vez.
- Invitaciones: un enlace por persona (colección Compartir) — un enlace por persona, válido para una respuesta.
- Documento, dirección, teléfono y montos (colección Campos) — el campo Documento de identidad.
En resumen: en "Recepción de respuestas" defines el límite, la fecha de cierre y el mensaje, y se aplican de inmediato, sin publicar; quien llega después solo ve el mensaje, y solo la eliminación definitiva libera un cupo; "Una respuesta por persona", en la tarjeta Configuración, usa un campo obligatorio de correo o documento sin condición y rechaza la segunda respuesta con el aviso en el propio campo.