Quando as horas viram fatura, alguém precisa conferir antes. É para isso que existe a aprovação de timesheet: a pessoa fecha o próprio período, quem aprova confere, e o que foi aprovado passa a ser um número estável — não algo que continua mudando depois que a fatura saiu.
A aprovação faz parte do plano Enterprise, e é opcional: sem ela, cada um aponta e os relatórios já contam a história.
Semanal ou mensal
Em Workspace › Aprovação de horas você escolhe o Período de aprovação: semanal ou mensal. Trocar depois é seguro — cada período já enviado guarda as próprias datas, então o histórico não muda de significado quando a regra muda.
Enviando o seu período
Em Meu tempo › Semana, confira a grade e clique em Enviar para aprovação. Todo mundo envia o próprio timesheet, inclusive administradores e o dono da conta — ninguém entrega o trabalho de outra pessoa.
Um aviso no topo mostra o estado do período:
Rascunho — em aberto, aceitando lançamento e edição.
Aguardando aprovação — enviado. Você não edita mais; para corrigir, peça a rejeição.
Ajustes solicitados — rejeitado, com o motivo escrito. Corrija e envie de novo.
Aprovado — fechado e congelado.
Enviado não é o mesmo que aprovado: enviar fecha o período para você, mas quem aprova ainda pode corrigir o que está prestes a aceitar.
A fila de quem aprova
Quem tem permissão de aprovação vê o item Aprovações no menu. A fila mostra pessoa, período, total de horas (com o quanto é faturável) e data de envio — os números aparecem já na lista, para que ninguém precise abrir item por item só para saber o tamanho do que vai decidir.
Em Detalhes, você vê a quebra por projeto, com o cliente ao lado e as horas de cada um. É a conferência que importa na prática: bate com o contratado? O projeto certo recebeu as horas? Não é uma leitura de descrição por descrição — para isso existe o relatório detalhado.
Aprovar
Ao clicar em Aprovar, a confirmação diz de quem é o timesheet, quantas horas tem e qual é o intervalo. Depois de aprovado, o período fica congelado para todo mundo — inclusive para quem aprovou. E os valores das horas ficam congelados junto: um recálculo de taxas posterior não toca em período aprovado, e informa quantos apontamentos foram pulados por esse motivo.
Aprovar o próprio timesheet é permitido — de outro modo o dono da conta nunca conseguiria fechar a própria semana, já que não há ninguém acima dele. O registro guarda quem aprovou o quê.
Rejeitar
Rejeitar exige um motivo, e ele vai por e-mail para quem enviou. É por esse texto que a pessoa saberá o que corrigir — "os lançamentos de terça estão sem descrição" resolve; "rejeitado" gera uma conversa no chat e um segundo envio igual ao primeiro.
Reabrir
Um período aprovado volta a aceitar edição quando quem aprova o reabre. É o caminho certo quando aparece uma hora legítima daquele período — inclusive uma hora que estava presa na fila de sincronização porque foi registrada sem internet.
Lançamento retroativo
Por padrão, o sistema bloqueia lançar hora em período aprovado, e explica o motivo em vez de dar um erro de permissão: o seu papel permite, o que impede é o estado do período.
Se a sua operação prefere o contrário, desligue Bloquear lançamento em período aprovado em Workspace. Nesse modo a hora é aceita, o período volta para "aguardando aprovação" e quem havia aprovado é avisado. Nunca em silêncio — o total de um período aprovado precisa continuar batendo com o que foi aprovado.
Para onde ir depois
O timesheet da semana — de onde o período é enviado.
Quando a internet cai — horas presas por causa de um período fechado.
Relatórios — o filtro por status de aprovação.
Configurações do workspace — período semanal ou mensal e a regra de retroativo.
Resumindo: cada pessoa envia o próprio período pela aba Semana; quem aprova confere na fila, com totais e quebra por projeto, e aprova ou rejeita com motivo; aprovar congela horas e valores para todos até alguém reabrir; e lançamento retroativo em período aprovado é bloqueado por padrão, ou aceito devolvendo o período para aprovação.