Cuando las horas se vuelven factura, alguien tiene que revisarlas antes. Para eso existe la aprobación de planilla: cada persona cierra su propio período, quien aprueba revisa, y lo aprobado pasa a ser un número estable — no algo que sigue cambiando después de que salió la factura.
La aprobación es parte del plan Enterprise, y es opcional: sin ella, cada uno registra y los informes ya cuentan la historia.
Semanal o mensual
En Workspace › Aprobación de horas eliges el Período de aprobación: semanal o mensual. Cambiarlo después es seguro — cada período ya enviado guarda sus propias fechas, así que el historial no cambia de significado cuando cambia la regla.
Enviando tu período
En Mi tiempo › Semana, revisa la grilla y haz clic en Enviar para aprobación. Todos envían su propia planilla, incluidos administradores y el dueño de la cuenta — nadie entrega el trabajo de otra persona.
Un aviso arriba muestra el estado del período:
Borrador — abierto, aceptando carga y edición.
Esperando aprobación — enviado. Ya no editas; para corregir, pide el rechazo.
Ajustes solicitados — rechazado, con el motivo escrito. Corrige y envía de nuevo.
Aprobado — cerrado y congelado.
Enviado no es lo mismo que aprobado: enviar cierra el período para ti, pero quien aprueba todavía puede corregir lo que está por aceptar.
La fila de quien aprueba
Quien tiene permiso de aprobación ve el ítem Aprobaciones en el menú. La fila muestra persona, período, total de horas (con cuánto es facturable) y fecha de envío — los números aparecen ya en la lista, para que nadie tenga que abrir ítem por ítem solo para saber el tamaño de lo que va a decidir.
En Detalles, ves el desglose por proyecto, con el cliente al lado y las horas de cada uno. Es la revisión que importa en la práctica: ¿coincide con lo contratado? ¿El proyecto correcto recibió las horas? No es una lectura descripción por descripción — para eso existe el informe detallado.
Aprobar
Al hacer clic en Aprobar, la confirmación dice de quién es la planilla, cuántas horas tiene y cuál es el intervalo. Una vez aprobado, el período queda congelado para todos — incluso para quien aprobó. Y los valores de las horas quedan congelados con él: un recálculo de tarifas posterior no toca un período aprobado, e informa cuántos apuntes se saltearon por ese motivo.
Aprobar la propia planilla está permitido — de otro modo el dueño de la cuenta nunca podría cerrar su propia semana, ya que no hay nadie por encima de él. El registro guarda quién aprobó qué.
Rechazar
Rechazar exige un motivo, y va por email a quien envió. Por ese texto la persona sabrá qué corregir — "los apuntes del martes están sin descripción" resuelve; "rechazado" genera una conversación en el chat y un segundo envío igual al primero.
Reabrir
Un período aprobado vuelve a aceptar edición cuando quien aprueba lo reabre. Es el camino correcto cuando aparece una hora legítima de ese período — incluso una hora trabada en la fila de sincronización porque se registró sin internet.
Carga retroactiva
Por defecto, el sistema bloquea cargar hora en un período aprobado, y explica el motivo en lugar de dar un error de permiso: tu papel lo permite, lo que impide es el estado del período.
Si tu operación prefiere lo contrario, desactiva Bloquear carga en período aprobado en Workspace. En ese modo la hora se acepta, el período vuelve a "esperando aprobación" y quien había aprobado recibe aviso. Nunca en silencio — el total de un período aprobado tiene que seguir coincidiendo con lo aprobado.
Adónde ir después
La planilla de la semana — desde donde se envía el período.
Cuando se cae internet — horas trabadas por un período cerrado.
Informes — el filtro por estado de aprobación.
Configuración del workspace — período semanal o mensual y la regla de retroactivo.
En resumen: cada persona envía su propio período desde la pestaña Semana; quien aprueba revisa en la fila, con totales y desglose por proyecto, y aprueba o rechaza con motivo; aprobar congela horas y valores para todos hasta que alguien reabra; y la carga retroactiva en período aprobado se bloquea por defecto, o se acepta devolviendo el período a aprobación.