O módulo de NFS-e emite a Nota Fiscal de Serviço eletrônica da empresa sem sair do Finances. Você escolhe o cliente, descreve o serviço, a nota vai para a prefeitura e você acompanha até a autorização. Depois, baixa a DANFSE e o XML, envia ao cliente e, se precisar, substitui ou cancela.
A nota é um documento fiscal definitivo, e quem valida os dados é a prefeitura. Quando ela recusa algo, o Finances mostra a mensagem dela como veio. Na dúvida sobre um campo tributário, confirme com a sua contabilidade antes de emitir.
A Marina vai emitir a nota da primeira etapa do projeto da Café Serra Azul: R$ 3.000 em serviços de design, que ela já cobrou pelo recibo.
Quem pode emitir e quantas notas
- A NFS-e vem incluída no plano Enterprise, sem custo adicional, e não fica disponível durante o período de teste: nota emitida é documento real na prefeitura.
- O plano inclui 20 notas por ciclo da assinatura em cada empresa. A tela mostra quantas já foram usadas e quando a cota renova. Nota recusada pela prefeitura na emissão não conta; nota substituta conta, porque é uma emissão nova.
- O módulo só aparece para empresas cadastradas como brasileiras.
- Ativar e configurar é tarefa de Proprietário e Admin. Emitir, enviar, substituir, cancelar, montar grupos fiscais e automações vale a partir de Membro. Quem tem Visualização acompanha as notas e baixa os arquivos.
Ativar a emissão
Antes, complete Configurações › Dados da Empresa: CNPJ, razão social, inscrição municipal, regime tributário, e-mail, telefone e endereço completo. Enquanto faltar algo, a tela de NFS-e lista o que falta e leva você até lá.
Depois, em Configurações › NFS-e:
- Modalidade de emissão — ABRASF (padrão da prefeitura), Nacional, pela prefeitura ou Nacional, pelo Ambiente Nacional. Ela define como as notas saem e quais campos o formulário pede. Se não souber qual a sua prefeitura aceita, pergunte ao contador.
- Certificado digital (A1) — o arquivo .pfx ou .p12, de até 200 KB, e a senha. O certificado é repassado ao serviço fiscal e não fica guardado no Finances. Se a empresa já tem um certificado válido lá, pode deixar em branco.
- Logo da empresa — opcional, PNG de até 200x200 pixels. Aparece na DANFSE quando a prefeitura permite.
Clique em Ativar emissão. A Situação do emissor mostra se a empresa Pode emitir ou está Com pendências, como certificado vencido ou endereço incompleto. Mostra também a modalidade, a numeração da DPS e o ambiente. Resolveu uma pendência? Use Atualizar situação. Mudanças posteriores nos Dados da Empresa seguem sozinhas para o cadastro de emissão.
Emitir uma nota
Em Fiscal › NFS-e, clique em Emitir NFS-e. O formulário se divide em seções, e as que aparecem dependem da modalidade:
- Dados da emissão — competência, exigibilidade ou tributação do ISS e regime especial.
- Tomador do serviço — escolhido em Clientes e fornecedores. Documento e endereço vêm do cadastro; se faltar algo que a prefeitura exige, o formulário diz o quê. Para tomador do exterior, entram país e identificação estrangeira.
- Identificação do serviço — descrição, item da lista de serviço com busca, CNAE da empresa e, quando o município exige, o código de tributação municipal. No padrão nacional, também o código de tributação nacional e o NBS.
- Valores e tributação do ISS — valor, deduções, descontos, alíquota e ISS retido. O valor do ISS é calculado sozinho.
- Reforma tributária — dados obrigatórios — só no padrão nacional. O que dá para deduzir do serviço já vem preenchido.
- Retenções federais e, quando for o caso, Construção civil, Operação com imóvel, Evento, Intermediário, Local da prestação e Informações complementares.
O Resumo da nota mostra base de cálculo, ISS, retenções e valor líquido. Confira e emita. A Marina escolhe a Café Serra Azul, o item de serviço de design e a alíquota do município. Com 2%, o ISS de R$ 60 aparece calculado.
Acompanhar as notas
A lista mostra número, tomador, valor, status, modalidade e data, com busca e filtro por status. O status muda à medida que a prefeitura responde:
- Em processamento ou Processando — a nota está com a prefeitura.
- Autorizada — a nota vale. A partir daqui você baixa, envia, substitui ou cancela.
- Erro na emissão — a prefeitura recusou. Abra a nota, leia o retorno, corrija e emita de novo. Essa tentativa não gasta cota.
- Cancelando, Cancelada, Erro no cancelamento e Substituída — os desfechos de cancelamento e substituição.
Depois de autorizada
- Baixar DANFSE, o PDF da nota, e Baixar XML.
- Enviar por e-mail — até 10 endereços, separados por vírgula. Na emissão manual, o Finances não manda esse e-mail sozinho.
- Reemitir — abre o formulário preenchido com os dados da nota, para emitir outra igual.
- Substituir — emite uma nota nova no lugar da original. No padrão nacional, a prefeitura exige o Motivo da substituição. A original só vira Substituída quando a prefeitura confirma; se o município não aplicar, o detalhe avisa que as duas continuam válidas.
- Cancelar — pede uma justificativa de 15 a 255 caracteres, enviada à prefeitura. Se ela recusar, a nota continua autorizada.
Notas emitidas antes da integração atual aparecem como histórico, sem cancelamento, substituição ou reemissão pelo Finances.
Grupos fiscais
Em Fiscal › Grupos Fiscais, Novo grupo guarda os campos tributários que se repetem, como item da lista, códigos, alíquota do ISS e dados da reforma, com um nome como "Design — identidade visual". Na emissão, escolha o grupo e os campos se preenchem. Valor, tomador, descrição e local continuam na nota. Editar ou excluir um grupo não muda as notas já emitidas.
Automações: notas recorrentes
Para o cliente que recebe a mesma nota todo mês, use Fiscal › Automações › Nova automação:
- Cliente (tomador) e Nota-base (NFS-e a clonar) — uma nota já emitida para ele, copiada exatamente a cada emissão. Por isso, só aparecem clientes que já têm nota.
- Agenda de emissão — frequência Mensal, Trimestral ou Anual, dia do mês, início e término: sem término, numa data ou após um número de emissões. Em mês mais curto que o dia escolhido, a nota sai no último dia.
- Envio automático — por e-mail e WhatsApp ao cliente, depois da autorização, se o contato estiver no cadastro. Avisar gestores a cada emissão manda um e-mail a cada nota.
Se a cota do ciclo acabar, aquela execução é pulada e a agenda segue. Depois de duas falhas seguidas, ou se o cliente for excluído ou o emissor ficar inativo, a automação é Pausada e os gestores recebem um e-mail. O Histórico de execuções mostra cada tentativa e a nota gerada. Você pode pausar, retomar, inativar e reativar.
Onde isso aparece no resto do sistema
- Clientes e fornecedores — de onde vem o tomador.
- Dados da Empresa — de onde vêm os dados do prestador.
- Recibos e Receitas — a NFS-e não lança receita nem dá baixa em recibo. O recebimento continua sendo registrado no recibo ou na receita.
- Wisebot — responde quantas notas você emitiu no ciclo, quanto resta da cota e quais automações estão ativas.
- Integração com IA (MCP) — o Claude ou o ChatGPT podem emitir e cancelar notas e pausar automações, sempre com prévia antes de enviar à prefeitura.
Para onde ir depois
- Clientes e fornecedores — completar o cadastro do tomador antes da primeira nota.
- Faturas e cobranças — cobrar o cliente e registrar o recebimento.
- Impostos — acompanhar o ISS e os demais tributos a pagar.
Resumindo: complete os dados da empresa, escolha a modalidade e envie o certificado, emita a nota com o tomador do cadastro e acompanhe até a autorização. Para os serviços que se repetem, use grupos fiscais; para os contratos mensais, uma automação. São 20 notas por ciclo no Enterprise.