No Finances, um mesmo login reúne as suas finanças pessoais e as empresas de que você participa, seja como dono, seja como convidado. Cada empresa tem os próprios dados, as próprias contas e a própria equipe. Este artigo mostra como alternar entre elas, adicionar empresas, convidar pessoas e escolher o que cada uma pode fazer.
Ter empresas e convidar usuários faz parte do plano Enterprise. Quem é convidado para uma empresa usa o plano do proprietário dela, então não precisa ter uma assinatura própria.
Para o exemplo, vamos usar a Marina, proprietária do Estúdio Aurora, que quer trazer o sócio, a assistente financeira e o contador.
Alterne entre pessoal e empresas
No topo da barra lateral, o seletor Conta ativa mostra onde você está e lista tudo a que você tem acesso, em três grupos:
- Contas pessoais: as suas finanças pessoais e as de alguém que as compartilhou com você.
- Empresas — Proprietário: as empresas que são suas.
- Empresas — Colaborador: as empresas para as quais você foi convidado, com o seu papel ao lado.
Escolha uma, e o menu, os lançamentos e os relatórios passam a ser daquela conta. Nada se mistura: uma despesa lançada no Estúdio Aurora não aparece nas finanças pessoais da Marina.
Adicione e arquive empresas
As empresas ficam em Configurações › Empresas, que lista cada uma com o seu papel e os selos Atual, Compartilhada ou Somente leitura.
Para criar outra, clique em Adicionar Nova Empresa. O cadastro tem quatro passos: Adicionar Nova Empresa, Dados da Empresa (Nome Fantasia, Razão Social, CNPJ, Regime Tributário, endereço, Moeda Principal), Segmento e Tamanho e Resumo e Confirmação.
O Enterprise já inclui uma empresa. Cada empresa adicional cobra um assento de R$ 89,90 por mês (ou R$ 1.078,80 por ano, no plano anual), somado à assinatura. Antes de criar, o Finances mostra o valor e pede confirmação. A primeira cobrança é proporcional aos dias que faltam no ciclo e acontece na hora. Depois, ela se renova junto com a fatura do Enterprise.
A Marina abriu a Aurora Eventos como segunda empresa e confirmou o assento de R$ 89,90 por mês.
Para parar de pagar por uma empresa, use Arquivar. Os dados são mantidos, a empresa fica em modo Somente leitura e você recebe crédito proporcional do assento na hora. Reativar volta a deixar a empresa editável e, se ela for adicional, volta a cobrar o assento. Só o proprietário arquiva e reativa.
Excluir de vez é outra coisa: fica em Configurações › Zona perigosa, apaga a empresa e todos os dados dela, não tem volta e só o proprietário pode fazer.
Convide usuários
Em Configurações › Usuários, clique em Convidar Usuário e preencha:
- Nome completo, Email e Telefone.
- Perfil de acesso: Administrador, Membro ou Visualizador.
- Permitir acesso às finanças pessoais e Papel nas finanças pessoais: só aparecem para o proprietário. Veja a seção sobre esse acesso, mais abaixo.
Se o e-mail ainda não tem conta no Finances, a pessoa recebe um convite para criar a senha. Enquanto não cria, aparece na lista com o selo Pendente. Se ela já tem conta, recebe um aviso de que foi adicionada, e a empresa aparece no seletor dela em Empresas — Colaborador.
A Marina convidou três pessoas:
- Bruno, o sócio, como Administrador.
- Júlia, a assistente financeira, como Membro, para lançar contas, pagar a folha e emitir recibos.
- Paulo, o contador, como Visualizador, para consultar tudo sem mexer em nada.
Na lista, Editar muda o papel e Remover tira a pessoa da empresa. Ao ser removida, ela perde na hora o acesso à empresa e às finanças pessoais que você tinha compartilhado por essa empresa.
O que cada papel pode fazer
Visualizador
Só lê: vê lançamentos, contas, folha, impostos, empréstimos, notas fiscais, relatórios e a DRE. Não cria, não edita e não exporta nada, e não entra em Configurações.
Membro
Faz o trabalho do dia a dia: lança e paga receitas e despesas, faz transferências, cadastra clientes, fornecedores, contas e categorias, processa e paga a folha, lança e paga impostos, cuida de empréstimos e recibos, emite NFS-e e exporta relatórios. Em Configurações, cuida de Impostos, Cargos e Departamentos e Personalização. Não altera os dados da empresa nem a equipe.
Administrador
Tudo o que o Membro faz, mais Dados da Empresa, Usuários (convidar, editar e remover) e a configuração da NFS-e.
Proprietário
É quem criou a empresa e paga a assinatura dela. Só ele:
- configura as Notificações da empresa;
- compartilha as próprias finanças pessoais com a equipe;
- arquiva, reativa e exclui a empresa;
- transfere a propriedade.
Cada empresa tem um único proprietário. Ninguém é convidado como proprietário: esse papel só muda de mãos por transferência.
Acesso às suas finanças pessoais
Ao convidar ou editar alguém, o proprietário pode marcar Permitir acesso às finanças pessoais e escolher o Papel nas finanças pessoais: Visualizador, Membro ou Administrador. A pessoa passa a ver as suas finanças pessoais, as do proprietário, em Contas pessoais, no seletor dela. Na lista de usuários, ela ganha o selo Acesso PF.
Pense duas vezes antes de marcar. Isso abre todas as suas movimentações pessoais para essa pessoa, e, com o papel de Membro ou Administrador, ela também pode lançar e alterar dados ali. O padrão, ao marcar, é Visualizador, que é o mais seguro.
A Marina liberou o acesso ao Paulo, como Visualizador, para ele preparar a declaração de imposto de renda dela sem pedir extratos. Quando a declaração ficou pronta, ela desmarcou o acesso, e o Paulo continuou com acesso apenas ao Estúdio Aurora.
Transfira a propriedade
Em Configurações › Usuários, clique em Transferir propriedade. Escolha o Novo proprietário, que precisa ser um Administrador da empresa, e confirme com a sua senha. Você passa a ser Administrador.
Se a lista estiver vazia, promova alguém a Administrador antes de transferir.
Quando a Marina decidir sair do dia a dia do estúdio, ela pode transferir a propriedade ao Bruno e continuar na empresa como Administradora.
Como isso se liga ao resto
- Assinatura: o plano do proprietário vale para toda a equipe da empresa, e cada empresa adicional soma um assento.
- Logs: convites, mudanças de papel, remoções e transferências ficam registrados na auditoria da empresa.
- Notificações: os avisos da empresa, como lembretes de parcela, vão para o proprietário.
- Os demais módulos seguem o papel de cada pessoa, conforme a matriz acima.
Para onde ir depois
- Primeiros passos na empresa: o que configurar logo depois de criar uma empresa.
- Notificações: como o proprietário escolhe os canais de aviso.
- Despesas e receitas da empresa: o trabalho que Membros e Administradores fazem todo dia.
Resumindo: troque de conta no seletor Conta ativa, adicione empresas pagando um assento por empresa extra (e arquive para parar de pagar), convide cada pessoa com o papel que ela precisa, compartilhe suas finanças pessoais só quando fizer sentido e transfira a propriedade a um Administrador quando for a hora.