Clientes e fornecedores é a agenda de quem a empresa paga e de quem ela recebe. Na empresa, toda despesa precisa de um fornecedor e toda receita, de um cliente. É esse vínculo que permite responder "quanto este cliente ainda me deve?" e "quanto paguei a este fornecedor no ano?". No espaço pessoal o cadastro também existe, mas é opcional.
O Estúdio Aurora, da Marina, atende a Café Serra Azul Ltda, um cliente brasileiro, e paga mensalmente a Adobe, um fornecedor do exterior.
Cadastrar
Em Cadastros › Clientes e fornecedores, clique em Novo Fornecedor/Cliente. O formulário tem estes blocos:
Geral
- Tipo — Fornecedor ou Cliente.
- País — decide se o cadastro é brasileiro ou do exterior.
- Status — ativo ou inativo.
Identificação
- Para o Brasil: CNPJ/CPF, Nome / Razão social e Nome fantasia. O documento é conferido; CPF ou CNPJ com dígito errado não passa.
- Para o exterior: Identificação Estrangeira, como o número de registro fiscal do país, e o nome.
Contato, endereço e dados fiscais
E-mail, Telefone e WhatsApp; CEP, Logradouro, Número, Complemento, Bairro, Estado e Cidade; e, para o Brasil, Inscrição Estadual, Inscrição Municipal e Regime tributário (MEI, Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real). Por fim, Observações.
Preencher pelo CNPJ
Digite o CNPJ e clique em Buscar dados. O sistema consulta a Receita Federal e preenche razão social, nome fantasia, endereço e, quando se aplica, o regime MEI ou Simples. Confira e complete o que faltar, como e-mail e telefone.
A Marina digita o CNPJ da Café Serra Azul, clica em Buscar dados e só acrescenta o e-mail do financeiro do cliente.
O mesmo documento como cliente e fornecedor
Não dá para cadastrar o mesmo CNPJ duas vezes como cliente. Mas a mesma empresa pode ser cliente e fornecedora ao mesmo tempo: nesse caso, ela tem um cadastro de cada tipo.
Cadastrar sem sair do lançamento
No formulário de despesa ou receita, no campo Fornecedor/Cliente, digite um nome que ainda não existe e use a opção Criar. O cadastro é criado com o nome, e você completa o resto depois em Clientes e fornecedores.
Desativar em vez de apagar
No menu da linha, Desativar tira o cadastro das listas de escolha, mas os lançamentos antigos continuam ligados a ele. Para voltar a usá-lo, Ativar. A lista tem busca por nome ou documento e filtros por tipo e status.
Importar por planilha e exportar
O botão Importar traz clientes e fornecedores de uma planilha CSV ou Excel, com o mesmo assistente de mapeamento das despesas. A exportação da lista faz parte dos planos Pro e Enterprise.
Quem pode cadastrar
Numa empresa, Membro, Admin e Proprietário cadastram e editam. Visualização só consulta.
Onde isso aparece no resto do sistema
- Despesas e Receitas — o fornecedor é obrigatório na despesa da empresa, e o cliente, na receita.
- Recibos — o recibo é emitido para um cliente daqui.
- NFS-e — o tomador da nota é um cliente daqui. Para cliente do exterior, a nota usa a identificação estrangeira e o país.
- Relatórios e Wisebot — maiores clientes, maiores fornecedores e quanto cada um deve ou recebeu.
Para onde ir depois
- Despesas e receitas (empresa) — lançar ligando cada conta ao cadastro certo.
- Faturas e cobranças — emitir o recibo para o cliente.
- NFS-e — emitir a nota fiscal de serviço para o cliente.
Resumindo: cadastre cada cliente e fornecedor com o tipo e o país; para o Brasil, use Buscar dados pelo CNPJ; desative o que não usa mais. Na empresa, toda despesa pede um fornecedor e toda receita, um cliente.