A folha de pagamento junta, num lugar só, quem trabalha para a empresa, quanto cada um recebe e o que já foi pago. A cada mês você gera a folha, confere o líquido de cada pessoa, paga e envia o recibo. Cada pagamento vira uma despesa da empresa e sai do saldo da conta que você escolher, então o fluxo de caixa e a DRE já mostram o custo com pessoal sem que você lance nada à mão.
O caminho é Gestão › Funcionários. A página Folha de Pagamento tem quatro abas: Folhas a Processar, Funcionários, Folhas Processadas e Recorrências.
Para o exemplo, vamos usar o Estúdio Aurora, o estúdio de design da Marina. Ela contratou o Rafael, designer em regime CLT, com salário de R$ 4.500, e quer pagar a folha de outubro pela Conta PJ Inter.
Antes de tudo: configure o INSS e o IRRF
O Finances calcula o líquido a partir dos impostos que você cadastrou em Configurações › Impostos. Entram na conta os tipos de imposto ativos cujo nome contém INSS ou IRRF. Um imposto chamado IRPJ não conta, porque é imposto da empresa e não é descontado do funcionário.
Enquanto nenhum dos dois estiver configurado, a página mostra o aviso Taxas de folha não configuradas, com o botão Configurar taxas. Se você ignorar o aviso, a folha sai com o líquido igual ao bruto.
A alíquota é fixa e incide sobre o salário bruto, sem a tabela progressiva. A Marina cadastrou INSS com 9% e IRRF com 7,5%. Se o funcionário tiver alíquota diferente da padrão, ajuste o item na folha daquele mês (veja abaixo).
Cadastre os funcionários
Na aba Funcionários, clique em Novo Funcionário. O cadastro tem seis blocos:
- Informações Pessoais: Nome completo, E-mail e Telefone. O e-mail é para onde vai o recibo, então vale preencher.
- Informações Profissionais: Cargo, Departamento, Salário, Data de admissão e Regime de contratação, que pode ser CLT, PJ, Estágio, Jovem aprendiz, Temporário, Intermitente, Autônomo, Sócio ou Outro.
- Endereço.
- Informações Complementares: Tipo sanguíneo, Estado civil e Gênero.
- Contatos de Emergência, com grau de parentesco e prioridade.
- Anexos, para o contrato, documentos e exames.
O Salário do cadastro é o bruto que a folha usa como ponto de partida. A Marina cadastrou o Rafael como Designer, departamento Criação, CLT, com R$ 4.500.
Cargos e departamentos vêm de Configurações › Cargos e Departamentos.
Gere a folha do mês
Clique em Novo pagamento. Abre a janela Nova Folha de Pagamento:
- Funcionários: escolha um ou mais, ou marque Incluir todos os funcionários ativos.
- Mês de referência: o mês que a folha paga.
- Método de pagamento.
Ao clicar em Criar Folha, cada funcionário vira um item, com bruto, INSS, IRRF e líquido já calculados. No caso do Rafael, em outubro:
- Salário bruto: R$ 4.500,00
- INSS (9%): R$ 405,00
- IRRF (7,5%): R$ 337,50
- Salário líquido: R$ 3.757,50
Existe uma folha por mês de referência. Se você contratar alguém no meio do mês e gerar a folha de outubro de novo, só entram os funcionários que ainda não estão nela, e quem já está não é duplicado.
A folha nasce em Folhas a Processar e passa para Folhas Processadas quando todos os itens estão pagos.
Ajuste o item quando o mês foge do padrão
Teve hora extra, falta ou adiantamento? Abra o item e use Editar item da folha. Você pode mudar o Salário bruto e lançar Outros descontos, além de deixar Observações internas. O INSS e o IRRF são recalculados sobre o novo bruto, e o resumo mostra o líquido antes de você salvar. Os descontos não podem passar do bruto.
O Rafael pegou um adiantamento de R$ 150 em outubro. A Marina lançou o valor em Outros descontos, e o líquido caiu para R$ 3.607,50.
Só dá para editar o item enquanto ele está pendente. Depois de pago, é preciso reverter o pagamento primeiro.
Pague e envie o recibo
No item, clique em Realizar Pagamento. A janela Lançar Pagamento pede:
- Valor e Data de pagamento.
- Método de pagamento.
- Conta de débito: de onde o dinheiro sai.
- Enviar recibo por e-mail para o colaborador, se quiser que ele receba na hora.
Ao confirmar, três coisas acontecem:
- O Finances cria uma despesa paga no valor do líquido, na categoria de sistema Folha de Pagamento, com competência no mês da folha.
- O líquido sai do saldo da conta escolhida. A Conta PJ Inter da Marina caiu de R$ 38.000 para R$ 34.392,50.
- O item fica pago, e o recibo pode ser gerado.
A despesa é lançada pelo líquido. O INSS e o IRRF retidos ficam registrados no item e no recibo, mas não viram despesa sozinhos. Lance a guia em Fiscal › Impostos, com um tipo de imposto classificado como Encargos e Retenções da Folha, e pague por lá. É essa guia que leva o INSS e o IRRF ao custo de pessoal da DRE, que assim mostra o custo pelo bruto, e não só pelo líquido.
Precisa do recibo depois? No item, use Gerar recibo para baixar o PDF ou Enviar por e-mail para mandar ao funcionário. O recibo sai sempre em reais e em português, mesmo que o seu idioma seja outro.
Pagou errado? Reverta
Use Reverter pagamento. A despesa vinculada é excluída, o valor volta para o saldo da conta e o item fica pendente de novo, pronto para ser editado e pago outra vez.
Deixe a folha nascer sozinha: recorrências
Na aba Recorrências, clique em Nova recorrência e preencha:
- Funcionário.
- Ciclo: Uma vez, Semanal, Quinzenal, Mensal, Trimestral, Semestral ou Anual.
- Próxima execução: a data em que o funcionário entra na folha. Não pode ser no passado.
- Recorrência ativa e Observações.
Todo dia, de madrugada, o Finances processa as recorrências que venceram e coloca o funcionário na folha do mês da data agendada. A recorrência gera o item, mas não paga: o pagamento continua sendo uma decisão sua, porque é dinheiro saindo da conta.
A Marina criou uma recorrência mensal para o Rafael com próxima execução em 1º de novembro. Nesse dia, a folha de novembro aparece em Folhas a Processar com ele já calculado.
Você pode pausar uma recorrência desmarcando Recorrência ativa e retomá-la depois. Se o funcionário já estiver na folha daquele mês, a recorrência considera o ciclo cumprido e só avança a data. Se ele estiver desativado, ela é pulada.
Quando alguém sai da empresa
Na aba Funcionários, use Desativar funcionário e informe a Data de desligamento e o Motivo da demissão. A pessoa deixa de entrar nas folhas novas e nas recorrências, mas o histórico de pagamentos dela continua lá. Se ela voltar, é possível reativar o cadastro.
Como a folha se liga ao resto
- Despesas: cada pagamento aparece na lista de despesas da empresa, na categoria Folha de Pagamento.
- Contas: o líquido é debitado da conta escolhida e aparece no extrato dela.
- Fluxo de Caixa: a saída entra na data do pagamento.
- DRE: o líquido da folha entra nas despesas com pessoal do mês de referência, mesmo antes de ser pago, e as guias de INSS e IRRF lançadas em Impostos completam o valor bruto. A despesa criada no pagamento não é somada de novo.
- Impostos: as alíquotas de INSS e IRRF vêm de Configurações › Impostos.
Quem pode fazer o quê
Qualquer pessoa da empresa, inclusive o Visualizador, pode ver a folha. Cadastrar funcionários, gerar folhas, pagar, reverter e mexer em recorrências exige o papel de Membro ou acima.
Para onde ir depois
- Impostos: cadastrar o INSS e o IRRF e acompanhar os recolhimentos.
- Despesas e receitas da empresa: onde os pagamentos da folha aparecem.
- DRE gerencial: o peso da folha no resultado do mês.
- Fluxo de caixa: quando o dinheiro da folha sai de fato.
Resumindo: configure INSS e IRRF em Configurações › Impostos, cadastre os funcionários com o salário, gere a folha do mês, ajuste o item de quem teve desconto extra, pague escolhendo a conta de débito, envie o recibo e crie uma recorrência para que a folha do mês seguinte apareça sozinha.