A Folha de pagamento conecta várias partes da empresa em um único fluxo: os funcionários que você cadastra, os encargos que vêm dos seus impostos, as contas de onde sai o dinheiro e os recibos que chegam a cada colaborador. Tudo isso fica organizado em quatro abas, do funcionário ao pagamento concluído.
As quatro abas
Folhas pendentes — as folhas geradas que ainda não foram pagas.
Funcionários — o cadastro da sua equipe.
Folhas processadas — os pagamentos já realizados.
Recorrências — a folha automática, que se repete a cada ciclo.
Antes de começar: configure os impostos
A folha calcula automaticamente os encargos de cada funcionário — INSS e IRRF — com base nas alíquotas configuradas no módulo de Impostos. Por isso, se os impostos ainda não estiverem configurados, a tela exibe um aviso com um atalho para essa configuração. Sem isso, os encargos não são calculados corretamente.
Cadastrando um funcionário
Na aba Funcionários, clique em Novo funcionário. O cadastro tem três blocos:
Dados pessoais: Nome (obrigatório), E-mail e Telefone. O e-mail é o que será usado para enviar o recibo.
Dados profissionais: Cargo e Departamento (escolhidos entre os que você cadastra), Salário (obrigatório), Data de admissão (obrigatória), Situação (ativo ou inativo) e, quando inativo, a Data e o Motivo da demissão.
Endereço: país, estado, cidade, rua, número, bairro, complemento e CEP.
Na lista de funcionários você filtra por status, departamento e cargo, e pode editar, desativar ou reativar cada um. Funcionários não são excluídos — são desativados, preservando o histórico.
Cargos e departamentos: eles são cadastros próprios da empresa. Crie-os uma vez (nas configurações de categorias de funcionário) e reaproveite em todos os colaboradores — é o que organiza a folha por área e permite filtrar e analisar a equipe.
Gerando a folha do mês
Na aba Folhas pendentes, clique em Nova folha. Você escolhe os funcionários de duas formas:
Selecionando funcionários específicos (um ou vários); ou
Marcando todos os ativos de uma vez.
Informe o mês de referência e confirme. O sistema cria uma folha pendente para cada funcionário selecionado, já com os valores calculados a partir do salário cadastrado.
O cálculo de cada folha
Cada item da folha (a folha de um funcionário) pode ser aberto e ajustado. O cálculo segue esta lógica, mostrada na hora:
Salário bruto — o ponto de partida.
(−) INSS e (−) IRRF — os encargos, calculados automaticamente pelas alíquotas configuradas nos impostos.
(−) Outras deduções — um campo livre para descontos adicionais (adiantamentos, faltas, etc.).
= Salário líquido — o valor final a pagar ao funcionário.
Você ainda pode adicionar observações ao item. O resumo do cálculo aparece na própria tela, então dá para conferir o líquido antes de pagar.
Pagando a folha
Na folha pendente, use a ação de pagar. O modal mostra o funcionário e o valor líquido (somente leitura) e pede:
Data de pagamento;
Forma de pagamento (transferência, PIX, depósito, cheque, dinheiro);
Conta de onde o valor sai (dá a baixa no saldo);
a opção “Enviar recibo por e-mail” — ao marcar, o e-mail do funcionário já vem preenchido, e o recibo é enviado automaticamente quando o pagamento é confirmado.
Antes de confirmar, você pode clicar em Ver recibo para conferir o holerite. Confirmado o pagamento, a folha sai de “pendentes” e passa para processadas.
Folhas processadas: recibo e estorno
Na aba Folhas processadas, cada pagamento traz três ações:
Gerar recibo — abre o holerite para visualizar ou imprimir.
Enviar por e-mail — reenvia o recibo, com destinatário, assunto e mensagem que você define.
Estornar pagamento — desfaz o pagamento, devolvendo a folha ao estado pendente (útil se algo foi pago por engano).
Folha recorrente
Na aba Recorrências, você automatiza a folha de um funcionário: define o ciclo e o sistema passa a gerar a folha sozinho na próxima execução. A lista mostra o ciclo, a próxima e a última execução e o status (ativa ou pausada). Você pode pausar/retomar, editar ou excluir uma recorrência a qualquer momento. É a forma de não precisar recriar a folha todo mês.
Quem pode ver e gerenciar
A folha de pagamento é uma área sensível. Visualizar a folha exige permissão própria, e gerenciar (cadastrar funcionários, gerar e pagar folhas, criar recorrências) exige outra. Usuários sem acesso não conseguem nem abrir a tela.
Dica
Deixe os impostos configurados antes da primeira folha, cadastre cargos e departamentos para organizar a equipe e, para salários fixos, use as recorrências. Com isso, o fechamento mensal vira poucos cliques: gerar, conferir o líquido, pagar e enviar o recibo.