O fluxo de caixa responde a uma pergunta só: quanto dinheiro entrou e saiu das contas da empresa, e quando. Ele é diferente da DRE. A DRE mostra se a empresa deu lucro no mês, pela competência. O fluxo de caixa mostra o dinheiro de verdade, pela data em que ele se mexeu na conta. Uma empresa pode dar lucro e ficar sem caixa no dia 10, e é aqui que você enxerga isso.
O caminho é Relatórios › Fluxo de Caixa. A página tem duas abas: Fluxo de Caixa, com o que já aconteceu, e Previsão, com o que ainda vai acontecer.
Para o exemplo, vamos usar o Estúdio Aurora, o estúdio de design da Marina, em outubro.
O que entra no fluxo de caixa
Entra tudo o que movimentou o saldo de uma conta da empresa:
- receitas recebidas e despesas pagas;
- recibos recebidos e a tarifa descontada no recebimento;
- pagamentos de folha, guias de imposto, parcelas de empréstimo e faturas de cartão;
- o valor de um empréstimo creditado na conta, que entra no caixa, mas não é receita;
- lançamentos avulsos feitos direto no extrato da conta.
Dois cuidados evitam números inflados:
- Transferência entre contas da empresa não conta. O dinheiro só mudou de lugar. Entram apenas a tarifa da transferência e a diferença de câmbio, se houver.
- Estorno reduz o lado de onde saiu. Uma despesa estornada diminui as saídas, em vez de aparecer como entrada.
Compras no cartão de crédito não saem do caixa na data da compra. Elas saem quando você paga a fatura.
Os filtros
- Período: Mês, Trimestre, Ano ou Personalizado. O mês é mostrado dia a dia, o trimestre por semana e o ano por mês. No Personalizado, escolha a Data inicial e a Data final (até 24 meses) e clique em Aplicar filtros.
- Conta: uma conta específica ou Todas as contas.
- Categoria: para olhar só o caixa de uma categoria, como Aluguel ou Vendas.
- Comparar com período anterior: acrescenta ao gráfico o saldo do período anterior inteiro (outubro contra setembro inteiro, por exemplo).
A aba Fluxo de Caixa
No topo ficam os totais do período: Total de Entradas, Total de Saídas e Saldo Líquido. Logo abaixo, você escolhe uma de três visões.
Consolidado
Todas as contas somadas, num gráfico de entradas, saídas e saldo, seguido da tabela Detalhamento do Fluxo de Caixa, com Data, Entradas, Saídas, Saldo e Saldo Acumulado. O Saldo Acumulado é a coluna que mostra em que dia o mês virou.
Em outubro, a Marina viu:
- Entradas: R$ 30.000,00 do capital de giro creditado em 5 de outubro e R$ 3.000,00 da primeira parcela do Café Serra Azul, recebida em 20 de outubro. Total de R$ 33.000,00.
- Saídas: R$ 3.200,00 do aluguel da Imobiliária Centro, R$ 3,50 da tarifa do recebimento e R$ 3.607,50 do salário do Rafael. Total de R$ 6.811,00.
- Saldo Líquido: R$ 26.189,00.
O empréstimo aparece aqui porque o dinheiro entrou na conta, mas não aparece como receita na DRE. Se o fluxo de caixa e a DRE do mesmo mês não batem, a explicação quase sempre está num item assim: dinheiro de empréstimo, uma compra no cartão que só sai na fatura, ou uma receita de competência anterior recebida agora.
Em telas pequenas, o gráfico não aparece, mas os totais e a tabela continuam disponíveis.
Por Conta
Um bloco para cada conta, com as entradas, as saídas e o saldo de cada uma no período. Aqui as transferências entre contas aparecem, porque, do ponto de vista de cada conta, o dinheiro entrou ou saiu. É a visão para descobrir qual conta está bancando o mês.
Detalhado
Lançamento por lançamento, com Data, Descrição, Tipo (Entrada ou Saída) e Valor. Lançamentos de estorno aparecem com a marcação Estorno. É a visão para conferir de onde veio um número que pareceu estranho no consolidado.
Período no futuro
Se você abrir um mês que ainda não começou, o fluxo vem vazio, porque nada aconteceu ainda. A página avisa e oferece o botão Ver previsão.
A aba Previsão
A previsão usa o mesmo período dos filtros e mostra o que ainda deve entrar e sair, pela data de vencimento:
- receitas a receber e recibos emitidos ainda não recebidos;
- despesas a pagar, incluindo as geradas por recorrências;
- guias de imposto pendentes;
- folha não paga, no último dia do mês de referência;
- faturas de cartão em aberto, no vencimento da fatura;
- parcelas de empréstimo, pelo cronograma do contrato.
Os cartões mostram Entradas Previstas, Saídas Previstas e Saldo Líquido Previsto. Em Agrupar por, você escolhe Dia, Semana ou Mês. A previsão abre por dia, porque é no dia que o caixa aperta.
Na previsão de novembro da Marina, aparecem a parcela do empréstimo de R$ 2.750,40 no dia 5, o ISS de R$ 360,00 e o aluguel de R$ 3.200,00 no dia 10, a fatura do Cartão Inter Empresas no dia 15, a segunda parcela do Café Serra Azul (R$ 3.000,00) no dia 20 e a folha no dia 30.
O Saldo Acumulado da previsão parte de zero, e não do saldo atual das contas, porque soma só o que está em aberto. Para saber se o dinheiro vai dar, compare o acumulado mais negativo do período com o saldo que você tem hoje nas contas. Se o buraco for maior que o saldo, é hora de antecipar um recebimento ou adiar um pagamento.
A previsão é tão boa quanto o que está lançado. Um recebimento combinado que não foi cadastrado não aparece aqui.
Exportar
Use Exportar PDF ou Exportar CSV. O arquivo sai com o mesmo recorte da tela: período, conta e categoria.
Como o fluxo de caixa se liga ao resto
- Contas: o fluxo realizado é feito dos lançamentos do extrato de cada conta.
- Despesas e receitas: as pagas e recebidas entram no realizado; as pendentes, na previsão.
- Recibos, Folha, Impostos, Empréstimos e Cartão de crédito: entram pela data do pagamento ou, na previsão, pela data de vencimento.
- DRE: a outra metade da leitura. A DRE diz se a empresa ganhou dinheiro; o fluxo diz se o dinheiro está lá.
Quem pode ver
Todos os papéis da empresa, inclusive o Visualizador, acessam o fluxo de caixa.
Para onde ir depois
- DRE gerencial: o resultado do mês pela competência.
- Contas e transferências da empresa: o extrato que alimenta o fluxo.
- Despesas e receitas da empresa: o que entra na previsão.
- Empréstimos: por que o dinheiro de um empréstimo entra no caixa e não na DRE.
Resumindo: o Fluxo de Caixa mostra o dinheiro que já entrou e saiu das contas, somado, por conta ou lançamento a lançamento, e a Previsão mostra o que ainda vai entrar e sair, dia a dia, para você ver o aperto antes de ele chegar.