El flujo de caja responde una sola pregunta: cuánto dinero entró y salió de las cuentas de la empresa, y cuándo. Es distinto del estado de resultados. El estado de resultados muestra si la empresa tuvo ganancia en el mes, por competencia. El flujo de caja muestra el dinero real, por la fecha en que se movió en la cuenta. Una empresa puede tener ganancia y quedarse sin caja el día 10, y es aquí donde lo ves.
El camino es Informes › Flujo de Caja. La página tiene dos pestañas: Flujo de Caja, con lo que ya pasó, y Previsión, con lo que todavía va a pasar.
Para el ejemplo usaremos Estúdio Aurora, el estudio de diseño de Marina, en octubre.
Qué entra en el flujo de caja
Entra todo lo que movió el saldo de una cuenta de la empresa:
- ingresos cobrados y gastos pagados;
- recibos cobrados y la comisión descontada en el cobro;
- pagos de nómina, guías de impuestos, cuotas de préstamos y facturas de tarjeta;
- el valor de un préstamo acreditado en la cuenta, que entra en la caja, pero no es ingreso;
- movimientos sueltos registrados directamente en el extracto de la cuenta.
Dos reglas evitan números inflados:
- Las transferencias entre cuentas de la empresa no cuentan. El dinero solo cambió de lugar. Solo entran la comisión de la transferencia y la diferencia de cambio, si la hay.
- Un reverso reduce el lado del que salió. Un gasto revertido disminuye las salidas, en lugar de aparecer como entrada.
Las compras con tarjeta de crédito no salen de la caja en la fecha de la compra. Salen cuando pagas la factura.
Los filtros
- Período: Mes, Trimestre, Año o Personalizado. El mes se muestra día a día, el trimestre por semana y el año por mes. En Personalizado, elige la fecha inicial y la final (hasta 24 meses) y haz clic en Aplicar filtros.
- Cuenta: una cuenta específica o Todas las cuentas.
- Categoría: para mirar solo la caja de una categoría, como Alquiler o Ventas.
- Comparar con período anterior: agrega al gráfico el saldo del período anterior completo (octubre contra todo septiembre, por ejemplo).
La pestaña Flujo de Caja
Arriba están los totales del período: Total de Entradas, Total de Salidas y Saldo Neto. Debajo eliges una de tres vistas.
Consolidado
Todas las cuentas sumadas, en un gráfico de entradas, salidas y saldo, seguido de la tabla Detalles del Flujo de Caja, con Fecha, Entradas, Salidas, Saldo y Saldo Acumulado. El Saldo Acumulado es la columna que muestra el día en que el mes dio la vuelta.
En octubre, Marina vio:
- Entradas: R$ 30.000,00 del capital de trabajo acreditado el 5 de octubre y R$ 3.000,00 de la primera cuota de Café Serra Azul, cobrada el 20 de octubre. Total de R$ 33.000,00.
- Salidas: R$ 3.200,00 del alquiler a Imobiliária Centro, R$ 3,50 de comisión del cobro y R$ 3.607,50 del salario de Rafael. Total de R$ 6.811,00.
- Saldo Neto: R$ 26.189,00.
El préstamo aparece aquí porque el dinero entró en la cuenta, pero no aparece como ingreso en el estado de resultados. Si el flujo de caja y el estado de resultados del mismo mes no coinciden, la explicación casi siempre está en un ítem así: dinero de un préstamo, una compra con tarjeta que solo sale con la factura, o un ingreso de un período anterior cobrado ahora.
En pantallas pequeñas el gráfico no se muestra, pero los totales y la tabla siguen disponibles.
Por Cuenta
Un bloque por cuenta, con las entradas, las salidas y el saldo de cada una en el período. Aquí sí aparecen las transferencias entre cuentas, porque desde el punto de vista de cada cuenta el dinero entró o salió. Es la vista para descubrir qué cuenta está sosteniendo el mes.
Detallado
Movimiento por movimiento, con Fecha, Descripción, Tipo (Entrada o Salida) e Importe. Los movimientos de reverso llevan la marca Reverso. Es la vista para comprobar de dónde salió un número que pareció raro en el consolidado.
Un período en el futuro
Si abres un mes que todavía no empezó, el flujo viene vacío, porque todavía no pasó nada. La página lo avisa y ofrece el botón Ver previsión.
La pestaña Previsión
La previsión usa el mismo período de los filtros y muestra lo que todavía debe entrar y salir, por fecha de vencimiento:
- ingresos por cobrar y recibos emitidos todavía no cobrados;
- gastos por pagar, incluidos los generados por recurrencias;
- guías de impuestos pendientes;
- nómina no pagada, en el último día del mes de referencia;
- facturas de tarjeta abiertas, en el vencimiento de la factura;
- cuotas de préstamos, según el cronograma del contrato.
Las tarjetas muestran Entradas Previstas, Salidas Previstas y Saldo Neto Previsto. En Agrupar por eliges Día, Semana o Mes. La previsión abre por día, porque es en el día cuando la caja aprieta.
En la previsión de noviembre de Marina aparecen la cuota del préstamo de R$ 2.750,40 el día 5, el ISS de R$ 360,00 y el alquiler de R$ 3.200,00 el día 10, la factura del Cartão Inter Empresas el día 15, la segunda cuota de Café Serra Azul (R$ 3.000,00) el día 20 y la nómina el día 30.
El Saldo Acumulado de la previsión parte de cero, y no del saldo actual de las cuentas, porque solo suma lo que está abierto. Para saber si el dinero alcanza, compara el acumulado más negativo del período con el saldo que tienes hoy en las cuentas. Si el hueco es mayor que el saldo, es momento de adelantar un cobro o postergar un pago.
La previsión es tan buena como lo que está registrado. Un cobro acordado que no se registró no aparece aquí.
Exportar
Usa Exportar PDF o Exportar CSV. El archivo sale con el mismo recorte de la pantalla: período, cuenta y categoría.
Cómo se conecta el flujo de caja con el resto
- Cuentas: el flujo realizado se construye con los movimientos del extracto de cada cuenta.
- Gastos e ingresos: los pagados y cobrados entran en el realizado; los pendientes, en la previsión.
- Recibos, Nómina, Impuestos, Préstamos y Tarjeta de crédito: entran por la fecha del pago o, en la previsión, por la fecha de vencimiento.
- Estado de resultados: la otra mitad de la lectura. El estado de resultados dice si la empresa ganó dinero; el flujo dice si el dinero está ahí.
Quién puede verlo
Todos los roles de la empresa, incluido el Visualizador, acceden al flujo de caja.
Adónde ir después
- Estado de resultados gerencial: el resultado del mes por competencia.
- Cuentas y transferencias de la empresa: el extracto que alimenta el flujo.
- Gastos e ingresos de la empresa: lo que entra en la previsión.
- Préstamos: por qué el dinero de un préstamo entra en la caja y no en el estado de resultados.
En resumen: el Flujo de Caja muestra el dinero que ya entró y salió de las cuentas, sumado, por cuenta o movimiento por movimiento, y la Previsión muestra lo que todavía va a entrar y salir, día a día, para que veas el aprieto antes de que llegue.