Despesas são as suas contas a pagar e Receitas, o que você tem a receber. Cada lançamento nasce com valor e vencimento e fica pendente até você dar a baixa. Na baixa, o dinheiro sai ou entra numa conta, e é isso que move o saldo, o extrato e o fluxo de caixa. Lançar com vencimento, mesmo antes de pagar, é o que permite ao sistema mostrar o que vem pela frente.
Vamos seguir a Marina de novo. Este mês ela tem o aluguel de R$ 2.400, que vence todo dia 5. Comprou uma geladeira de R$ 3.600 em 6 vezes e recebe R$ 1.800 de um trabalho como freelancer.
Lançar uma despesa
Em Movimentações › Despesas, clique em Nova Despesa. O formulário tem cinco blocos:
Informações básicas
- Fornecedor/Cliente — opcional no espaço pessoal. Se a pessoa ou empresa ainda não existe, digite o nome e use Criar "nome" ali mesmo.
- Título (obrigatório, mínimo 3 caracteres) — ex.: "Aluguel do apartamento".
- Número do documento — opcional, como o número do boleto ou da nota.
- Categoria (obrigatória), Subcategoria e Sub-subcategoria — cada campo abre depois que o anterior foi escolhido.
Valores e datas
- Valor (obrigatório).
- Data de Lançamento (obrigatória) — quando a conta surgiu. Não pode ser uma data futura.
- Data de Vencimento (obrigatória) — é ela que manda nos lembretes e no calendário.
- Data de Competência — o mês a que o gasto pertence, se for diferente do vencimento. O aluguel de setembro que vence em 5 de outubro tem competência em setembro.
Pagamento
- Forma de Pagamento (obrigatória) — PIX, Boleto, Cartão de Débito, Débito em Conta, Dinheiro e outras.
- Conta (obrigatória) — de onde o dinheiro vai sair. O saldo atual dela aparece logo abaixo.
- Status e Data de Pagamento — se a conta já foi paga, marque Pago e informe a data. Assim a despesa já nasce baixada.
Se a conta escolhida for um cartão de crédito, os campos de status e data somem. Aparece um aviso dizendo em qual fatura a compra vai entrar: compra no cartão é paga pela fatura, não uma a uma.
Observações e anexos
Um campo de texto livre e os Anexos, onde você guarda o boleto, a nota ou o contrato.
Parcelada, recorrente ou única
No bloco Recorrência, o campo Ocorrência define quantas contas nascem deste lançamento:
- Parcela Única — uma conta só.
- Parcelada — informe o valor total e o Número de Parcelas (de 2 a 60). O sistema divide e cria uma conta por mês. A geladeira da Marina vira 6 contas de R$ 600. Com Personalizar parcelas, você ajusta o valor e o vencimento de cada uma, contanto que a soma feche com o total.
- Mensal, Semanal, Trimestral, Semestral ou Anual — o valor informado se repete a cada período. Informe a Quantidade de Repetições ou a Data Fim da Recorrência: preencher um calcula o outro.
O aluguel da Marina vira uma despesa Mensal de R$ 2.400, com 12 repetições. Todas as contas do ano já aparecem na lista e no calendário.
Em série com fim, a Parcela inicial resolve o financiamento que você começa a controlar no meio. Num contrato de 24 parcelas em que 10 já foram pagas, cadastre 14 parcelas com parcela inicial 11.
Lançar itens dentro da conta
Uma compra de mercado mistura comida, limpeza e itens de farmácia. Ligue Lançar itens para detalhar a compra em até 30 itens, cada um com nome, Qtd., Valor unitário e a própria categoria. A soma dos itens precisa fechar com o total, e o editor mostra quanto falta ou quanto passou.
Nos relatórios, cada parte conta na sua categoria. Itens valem para despesa única ou parcelada; recorrência mensal, semanal e as demais não aceitam itens.
Receitas: o mesmo formulário, do outro lado
Em Movimentações › Receitas, Nova Receita tem os mesmos blocos. O bloco de pagamento se chama Recebimento, o status pago se chama Recebido e a data, Data de Recebimento. O freelance da Marina entra como uma receita de R$ 1.800 com vencimento no dia combinado com o cliente.
Dar baixa
Na lista, abra o menu da linha e use Pagar agora, ou receber, no caso da receita. Na janela Confirmar Pagamento, informe o valor, a Conta para pagamento, a Data de pagamento e a forma de pagamento. Também dá para anexar o comprovante.
- Baixa parcial — pagou só uma parte? Informe o valor pago. A conta fica Parcial com o restante em aberto, e a próxima baixa continua de onde parou. O valor nunca passa do que falta.
- Tarifa bancária — só no recebimento. Se o banco cobrou R$ 3,50 pelo boleto, informe a tarifa. A receita é quitada pelo valor cheio, a tarifa vira uma despesa própria e a janela mostra o Líquido na conta.
- Visualizar informações do pagamento mostra o que foi baixado, quando e em qual conta.
- Estornar pagamento devolve o valor à conta e deixa a conta em aberto de novo. Use quando baixou na conta errada ou com o valor errado.
A lista, a baixa em lote e várias contas de uma vez
A lista mostra Valor, Valor Pendente, Vencimento e Status. Conta vencida e não paga aparece como Atrasado. Compra de cartão mostra a fatura em que entrou e, depois de paga, Paga na fatura. A busca e os filtros permitem filtrar por período, usando vencimento, pagamento ou emissão, por status, por categoria e por faixa de valor.
- Marque várias linhas para Dar baixa de uma vez, cada uma com o próprio valor, ou para Cancelar ou Excluir as selecionadas. Contas já pagas não são canceladas.
- Múltiplas contas abre uma tela para lançar até 30 contas e salvar todas juntas. Se uma estiver incompleta, nenhuma é salva até você corrigir.
- Duplicar despesa abre um formulário já preenchido com uma cópia, para você conferir e salvar.
Editar e excluir uma série
Ao editar ou excluir uma conta que faz parte de uma recorrência, o sistema pergunta até onde vai a mudança: só esta conta, as próximas contas em aberto a partir de uma data, ou todas as contas em aberto da série. As já pagas não mudam. Se o aluguel da Marina subir para R$ 2.550 em janeiro, ela edita a conta de janeiro e aplica a partir dela.
Calendário
Movimentações › Calendário mostra despesas e receitas na data de vencimento, ou na de pagamento quando já foram baixadas. Dá para ver por Mês, Semana, Dia ou Lista, filtrar por tipo, status e categoria e abrir o lançamento direto pelo evento.
Onde isso aparece no resto do sistema
- Contas Bancárias — toda baixa vira uma linha no extrato da conta escolhida.
- Orçamento — as despesas consomem o teto da categoria no mês.
- Relatórios — Fluxo de Caixa, Análise por Categoria, Comparativo Mensal e Contas a Pagar/Receber partem daqui.
- Notificações — os lembretes de vencimento são disparados a partir da data de vencimento.
Para onde ir depois
- Contas e transferências (pessoal) — conferir o extrato e pagar a fatura do cartão.
- Importação de dados — trazer lançamentos de uma planilha ou do extrato do banco.
- Orçamento — limitar quanto pode sair por categoria.
- Notificações — ser avisado antes do vencimento.
Resumindo: lance cada conta com valor, vencimento, categoria e conta; use parcelada para dividir um total e recorrência para repetir um valor; dê baixa quando pagar ou receber, parcial se for o caso, e estorne se errar. É a baixa que move o saldo.