Na empresa, Despesas são as contas a pagar e Receitas, as contas a receber. É o registro do dia a dia do negócio: o aluguel, o software, o serviço vendido. Delas saem a DRE, o fluxo de caixa, o painel da empresa e o "quem me deve". O formulário é o mesmo do espaço pessoal, com duas diferenças que mudam os relatórios: o vínculo obrigatório com fornecedor ou cliente e o cuidado com a competência.
No Estúdio Aurora, a Marina tem o aluguel do estúdio de R$ 3.200 por mês com a Imobiliária Centro e a assinatura da Adobe de R$ 450 no cartão. Do lado das receitas, vendeu um projeto de identidade visual de R$ 9.000 para a Café Serra Azul, que vai pagar em 3 vezes.
O que muda na empresa
- Fornecedor/Cliente é obrigatório. Toda despesa precisa de um fornecedor e toda receita, de um cliente. Se ele não existe, digite o nome no campo e use Criar.
- A competência decide o mês na DRE. A DRE da empresa coloca cada lançamento no mês da Data de Competência e conta o que já foi pago ou recebido. Sem competência informada, vale o mês do vencimento. O aluguel de setembro que vence em 5 de outubro deve ter competência em setembro, para pesar na DRE de setembro.
- A categoria decide a linha da DRE. Conta a categoria de primeiro nível: as padrão já vêm encaixadas, e as que você cria entram como despesa administrativa ou receita operacional.
Lançar
Em Movimentações › Despesas, clique em Nova Despesa. Para as receitas, Movimentações › Receitas e Nova Receita. Os blocos são:
- Informações básicas — Fornecedor/Cliente, Título, Número do documento (como o número da nota do fornecedor) e Categoria, Subcategoria e Sub-subcategoria.
- Valores e datas — Valor, Data de Lançamento (não pode ser futura), Data de Vencimento e Data de Competência.
- Pagamento, ou Recebimento na receita — Forma de Pagamento, Conta da empresa, Status e data da baixa. Com um cartão da empresa como conta, a compra vai para a fatura e não tem baixa própria.
- Recorrência — Parcelada divide um total em até 60 parcelas, com opção de Personalizar parcelas. As recorrências mensal, semanal, trimestral, semestral e anual repetem o valor, com quantidade de repetições ou data fim.
- Observações e anexos — guarde o boleto, a nota fiscal do fornecedor ou o contrato.
O aluguel vira uma despesa Mensal de R$ 3.200 com 12 repetições, fornecedor Imobiliária Centro e categoria de ocupação. O projeto da Café Serra Azul vira uma receita Parcelada de R$ 9.000 em 3 vezes, cliente Café Serra Azul, com a competência no mês de entrega de cada etapa.
Itens dentro da conta
Uma nota de fornecedor pode misturar coisas diferentes, como material de escritório e equipamento. Ligue Lançar itens para detalhar em até 30 itens, cada um com quantidade, valor unitário e categoria própria. A soma precisa fechar com o total. Na DRE e nos relatórios, cada item conta na sua categoria.
Dar baixa
Use Pagar agora na despesa, ou receber na receita. Informe valor, conta, data e forma de pagamento, e anexe o comprovante.
- Pagamento ou recebimento parcial deixa a conta como Parcial, com o restante em aberto.
- No recebimento, a Tarifa bancária vira uma despesa separada. A receita é quitada pelo valor cheio, e a tarifa aparece como custo financeiro em vez de sumir no valor líquido.
- Estornar pagamento devolve o valor à conta e reabre o lançamento.
Para o fechamento da semana, marque várias contas na lista e use Dar baixa em lote, cada uma com o próprio valor. Múltiplas contas lança até 30 contas de uma vez, e Duplicar despesa copia um lançamento para você ajustar.
Ao editar ou excluir uma conta de uma série, escolha se a mudança vale só para ela, para as próximas em aberto a partir de uma data ou para todas as em aberto.
Receitas que nascem de um recibo
Quando você registra o recebimento de um Recibo, o sistema cria a receita correspondente já recebida. Não lance a mesma receita à mão de novo, senão ela entra em dobro no faturamento.
Quem da equipe pode fazer o quê
- Membro, Admin e Proprietário lançam, editam, dão baixa e excluem.
- Visualização vê a lista, os detalhes e os anexos, mas não altera nada.
No plano Enterprise, cada criação, alteração, baixa e exclusão fica registrada em Logs, com quem fez e quando. A exportação da lista faz parte dos planos Pro e Enterprise.
Onde isso aparece no resto do sistema
- Relatórios › DRE — receitas e despesas pela competência e pela categoria.
- Relatórios › Fluxo de Caixa — as baixas pela data em que o dinheiro entrou ou saiu.
- Dashboard — contas a pagar e a receber, resultado do período e recebíveis por cliente.
- Calendário — vencimentos de despesas, receitas e parcelas de empréstimo.
- Notificações — lembretes de vencimento para o e-mail e o WhatsApp da empresa.
Para onde ir depois
- Clientes e fornecedores — manter os cadastros que todo lançamento da empresa exige.
- Faturas e cobranças — emitir o recibo e registrar o recebimento.
- DRE gerencial — ver o resultado que esses lançamentos formam.
- Fluxo de caixa — projetar o caixa a partir do que está a pagar e a receber.
Resumindo: na empresa, todo lançamento leva fornecedor ou cliente, categoria e competência. A competência põe o valor no mês certo da DRE, e a baixa põe o dinheiro na conta certa do fluxo de caixa.