Toda despesa e toda receita entram numa categoria. É ela que responde "para onde foi o dinheiro": a Análise por Categoria agrupa por ela, o orçamento põe teto nela e, na empresa, a DRE usa a categoria para saber em que linha cada valor entra. Classificar bem no começo é o que faz os relatórios dizerem alguma coisa depois.
Você não começa do zero: o sistema já traz categorias prontas, e você ajusta a árvore ao seu jeito. A Marina, que vamos acompanhar, quer separar os gastos de casa em Mercado, Restaurante e Delivery, e ainda distinguir o delivery de almoço do de fim de semana.
Onde ficam
No menu, abra Cadastros › Categorias. A tela tem as abas Despesas e Receitas. No espaço pessoal aparecem também Investimentos e Tipos de Investimento. O espaço pessoal e cada empresa têm a sua própria árvore: o que você muda num não aparece no outro.
Cada item mostra um selo:
- Padrão — vem com o sistema. Não pode ser editada nem excluída, mas pode ser ocultada.
- Personalizada — criada por você ou por alguém da empresa. Pode ser editada e excluída.
- Oculta — não aparece mais nos formulários de lançamento.
A árvore: até três níveis
As categorias se organizam em categoria › subcategoria › sub-subcategoria. O terceiro nível é o último: uma sub-subcategoria não aceita filhos.
- Para criar no primeiro nível, clique em Nova Categoria. Informe o Nome da Categoria, o Tipo (Despesa ou Receita) e uma Cor, e clique em Cadastrar.
- Para descer um nível, abra a categoria e use Adicionar subcategoria. O campo Categoria já vem com a categoria-mãe. Basta o Nome da Subcategoria: o tipo vem da categoria-mãe.
- Para o terceiro nível, use Adicionar sub-subcategoria numa subcategoria.
A Marina cria, dentro da categoria padrão Alimentação, as subcategorias Mercado, Restaurante e Delivery. Dentro de Delivery, cria Almoço e Fim de semana. No fim do mês, ela vê quanto gastou com alimentação, quanto disso foi delivery e quanto do delivery foi no fim de semana.
O nome não pode se repetir no mesmo nível: duas "Delivery" dentro de Alimentação não dá, mas "Delivery" em Alimentação e em Pets, sim.
Ocultar, excluir e reordenar
- Ocultar dos formulários tira a categoria, e tudo o que está abaixo dela, das listas de escolha ao lançar. Os lançamentos antigos continuam com ela e os relatórios continuam mostrando. Para trazer de volta, use Mostrar nos formulários. Numa empresa, ocultar vale só para você: os colegas continuam vendo a categoria.
- Excluir só funciona em categoria personalizada e só se nenhum lançamento, item de lançamento, orçamento ou investimento usar ela ou qualquer subcategoria dela. Se estiver em uso, oculte em vez de excluir.
- As setas de mover para cima e mover para baixo mudam a ordem dentro do mesmo nível. A ordem vale para todo mundo daquele espaço e é a mesma que aparece nos formulários.
Na hora de lançar
No formulário de despesa ou receita, você escolhe a categoria e, se quiser, a subcategoria e a sub-subcategoria, em campos que vão abrindo conforme a escolha anterior. Só aparecem as categorias do tipo certo: numa despesa, só as de despesa. Quando um lançamento tem itens, cada item pode ter a própria categoria.
Na empresa: a categoria decide a linha da DRE
Na DRE gerencial conta a categoria de primeiro nível do lançamento. As categorias padrão já vêm encaixadas: Folha de Pagamento em pessoal; Empréstimos, Tarifas Bancárias, Investimentos e Renda Passiva no resultado financeiro; Vendas na receita operacional; as demais despesas em administrativas.
Nas categorias de primeiro nível que você cria na empresa, o formulário traz o campo Linha da DRE. Para despesa, as opções são Despesas administrativas, comerciais, com pessoal ou Resultado financeiro; para receita, Receita operacional, Outras receitas ou Resultado financeiro. Se você não escolher, a despesa entra como administrativa e a receita como operacional. As subcategorias seguem a linha da categoria principal.
A Marina criou a categoria Marketing com a linha Despesas comerciais. Os anúncios do estúdio passaram a aparecer na DRE como despesa comercial, separados do aluguel e das assinaturas.
Categorias e tipos de investimento
No espaço pessoal, a aba Investimentos organiza a carteira em grupos como Renda Fixa e Ações, com Cor e Descrição opcional. Já a aba Tipos de Investimento guarda os produtos, como CDB, Tesouro Direto e Ações, criados em Novo Tipo. Os dois aparecem no cadastro de cada investimento. Categoria de investimento em uso também não pode ser excluída.
Onde isso aparece no resto do sistema
- Despesas e Receitas — todo lançamento escolhe uma categoria daqui.
- Relatórios › Análise por Categoria — soma por categoria e permite descer pelos níveis.
- Orçamento — o teto do mês é definido por categoria.
- Relatórios › DRE — na empresa, a categoria de primeiro nível decide a linha.
- Importar OFX — ao classificar as transações importadas, você escolhe as categorias daqui.
Para onde ir depois
- Despesas e receitas (pessoal) — lançar usando a árvore que você montou.
- Orçamento — definir quanto pode ir para cada categoria no mês.
- DRE gerencial — ver como as categorias da empresa viram o resultado.
- Investimentos — cadastrar a carteira com categoria e tipo.
Resumindo: aproveite as categorias padrão, detalhe com subcategorias e sub-subcategorias, oculte o que não usa em vez de excluir e, na empresa, escolha a Linha da DRE de cada categoria que você criar.