Todo gasto y todo ingreso entran en una categoría. Ella responde "a dónde fue el dinero": el análisis por categoría agrupa por ella, el presupuesto le pone un tope y, en la empresa, el estado de resultados la usa para saber en qué línea entra cada valor. Clasificar bien desde el principio es lo que hace que los informes digan algo después.
No empiezas de cero: el sistema ya trae categorías listas y tú ajustas el árbol a tu manera. Marina, a quien vamos a seguir, quiere separar los gastos de casa en Supermercado, Restaurantes y Delivery, y además distinguir el delivery del almuerzo del de fin de semana.
Dónde están
En el menú, abre Registros › Categorías. La pantalla tiene las pestañas Gastos e Ingresos. En el espacio personal aparecen también Inversiones y Tipos de Inversión. El espacio personal y cada empresa tienen su propio árbol: lo que cambias en uno no aparece en el otro.
Cada elemento muestra una insignia:
- Predeterminada — viene con el sistema. No se puede editar ni eliminar, pero sí ocultar.
- Personalizada — creada por ti o por alguien de la empresa. Se puede editar y eliminar.
- Oculta — ya no aparece en los formularios de registro.
El árbol: hasta tres niveles
Las categorías se organizan en categoría › subcategoría › sub-subcategoría. El tercer nivel es el último: una sub-subcategoría no admite hijos.
- Para crear en el primer nivel, haz clic en Nueva Categoría. Indica el Nombre de la Categoría, el Tipo (gasto o ingreso) y un Color, y haz clic en Crear.
- Para bajar un nivel, abre la categoría y usa Añadir subcategoría. El campo Categoría ya trae la categoría madre. Basta con el Nombre de la Subcategoría: el tipo viene de la madre.
- Para el tercer nivel, usa Añadir sub-subcategoría en una subcategoría.
Dentro de la categoría predeterminada Alimentación, Marina crea las subcategorías Supermercado, Restaurantes y Delivery. Dentro de Delivery, crea Almuerzo y Fin de semana. A fin de mes ve cuánto gastó en alimentación, cuánto de eso fue delivery y cuánto del delivery fue el fin de semana.
El nombre no puede repetirse en el mismo nivel: dos "Delivery" dentro de Alimentación no se puede, pero "Delivery" en Alimentación y en Mascotas, sí.
Ocultar, eliminar y reordenar
- Ocultar de los formularios saca la categoría, y todo lo que está debajo, de las listas de selección al registrar. Los registros antiguos la conservan y los informes la siguen mostrando. Para recuperarla, usa Mostrar en los formularios. En una empresa, ocultar vale solo para ti: tus compañeros siguen viendo la categoría.
- Eliminar solo funciona en una categoría personalizada y solo si ningún registro, ítem de registro, presupuesto o inversión la usa a ella o a alguna de sus subcategorías. Si está en uso, ocúltala en lugar de eliminarla.
- Las flechas de mover hacia arriba y mover hacia abajo cambian el orden dentro del mismo nivel. El orden vale para todos en ese espacio y es el mismo que aparece en los formularios.
Al registrar
En el formulario de gasto o ingreso eliges la categoría y, si quieres, la subcategoría y la sub-subcategoría, en campos que se abren según la elección anterior. Solo aparecen las categorías del tipo correcto: en un gasto, solo las de gasto. Cuando un registro tiene ítems, cada ítem puede tener su propia categoría.
En la empresa: la categoría decide la línea del estado de resultados
En el estado de resultados gerencial cuenta la categoría de primer nivel del registro. Las categorías predeterminadas ya vienen ubicadas: Nómina en personal; Préstamos, Tarifas Bancarias, Inversiones e Ingresos Pasivos en el resultado financiero; Ventas en ingresos operacionales; los demás gastos en administrativos.
En las categorías de primer nivel que creas en la empresa, el formulario trae el campo Línea del estado de resultados. Para gastos, las opciones son gastos administrativos, comerciales, de nómina o resultado financiero; para ingresos, ingresos operacionales, otros ingresos o resultado financiero. Si no eliges, el gasto entra como administrativo y el ingreso como operacional. Las subcategorías siguen la línea de la categoría principal.
Marina creó la categoría Marketing con la línea Gastos comerciales. Los anuncios del estudio pasaron a aparecer en el estado de resultados como gasto comercial, separados del alquiler y de las suscripciones.
Categorías y tipos de inversión
En el espacio personal, la pestaña Inversiones organiza la cartera en grupos como Renta Fija y Acciones, con Color y Descripción opcional. La pestaña Tipos de Inversión guarda los productos, como CDB, Tesoro Directo y Acciones, creados con Nuevo Tipo. Ambos aparecen al registrar cada inversión. Una categoría de inversión en uso tampoco se puede eliminar.
Dónde aparece esto en el resto del sistema
- Gastos e Ingresos — cada registro elige una categoría de aquí.
- Informes › Análisis por Categoría — suma por categoría y permite bajar por los niveles.
- Presupuesto — el tope del mes se define por categoría.
- Informes › Estado de resultados — en la empresa, la categoría de primer nivel decide la línea.
- Importación OFX — al clasificar las transacciones importadas eliges las categorías de aquí.
A dónde ir después
- Gastos e ingresos (personal) — registrar usando el árbol que armaste.
- Presupuesto — definir cuánto puede ir a cada categoría en el mes.
- Estado de resultados gerencial — ver cómo las categorías de la empresa se convierten en el resultado.
- Inversiones — registrar la cartera con categoría y tipo.
En resumen: aprovecha las categorías predeterminadas, detalla con subcategorías y sub-subcategorías, oculta lo que no usas en lugar de eliminarlo y, en la empresa, elige la línea del estado de resultados de cada categoría que crees.