Bem-vindo ao WiseData Agency, o sistema onde a sua agência reúne clientes, projetos, tarefas, propostas, financeiro e relatórios em um lugar só. Se você está entrando agora, este guia é o caminho mais curto entre a conta recém-criada e a primeira semana de trabalho realmente organizada.
Antes de qualquer clique, guarde uma frase — ela explica praticamente tudo no sistema:
Empresa → Projeto → Tarefa.
Cada cliente da sua agência é uma empresa. Toda empresa tem um ou mais projetos. E é dentro do projeto que vivem as tarefas, o tempo registrado, os relatórios e o acesso do cliente. Quem monta essa base direito no começo não precisa reorganizar nada depois.
Sua conta e o período de teste
Depois do cadastro, você recebe um e-mail de confirmação. Confirmar o e-mail é o que liga o seu período de teste de 30 dias — e, durante esses 30 dias, todos os recursos ficam liberados, inclusive os que normalmente pertencem aos planos mais altos, como CRM, financeiro, chat interno e dashboards personalizados.
Aproveite essa janela para testar o que a sua agência realmente vai usar no dia a dia, e não só o básico. Quando o teste estiver perto do fim, você é avisado com antecedência para escolher o plano — nada some do nada.
No primeiro acesso, o sistema faz algumas perguntas rápidas sobre a sua agência (tipo, tamanho, principais desafios). Não é burocracia: é o que permite ao Agency sugerir o que faz sentido para o seu perfil. Em seguida, um tour guiado aparece e apresenta os pontos principais da tela. Se você pular, sem problema — dá para rever a qualquer momento pelo botão de tour no topo da tela.
Passo 1: cadastre o seu primeiro cliente
Vá em Comercial › Empresas e clique em adicionar. Aqui você registra o cliente da agência — e existe um atalho que economiza bastante digitação: digite o CNPJ e clique no ícone de consulta. O sistema busca os dados públicos da empresa e preenche razão social, nome fantasia e endereço para você. Basta conferir e completar o resto.
Vale preencher com atenção dois blocos:
- Identificação — nome, nome fantasia, CNPJ ou CPF (dá para cadastrar pessoa física também) e o tipo de empresa.
- Contato financeiro — quem recebe as cobranças. É esse contato que o financeiro vai usar depois, quando você emitir faturas para esse cliente. Preencher agora evita ter que caçar essa informação no meio do mês.
Um exemplo para acompanhar o guia inteiro: imagine que a sua agência acabou de fechar com a Padaria Pão Quente. Ela entra aqui, como empresa.
Passo 2: crie o projeto
Empresa cadastrada, vá em Projetos & entregas › Projetos e crie o primeiro. O projeto é o contrato vivo com aquele cliente — é ele que amarra equipe, prazos, orçamento e entregas.
Os campos que mais impactam o resto do sistema:
- Empresa — obrigatório. É o que liga o projeto ao cliente.
- Gestor responsável — quem responde pelo projeto. Pode ser você ou um funcionário.
- Tipo de contrato e orçamento — o que alimenta os relatórios de portfólio e de rentabilidade mais adiante.
- Datas de início e término — o término é opcional, justamente porque contratos recorrentes (social media, tráfego, manutenção) não têm data para acabar.
- Equipe do projeto — quem participa. Isso não é decoração: funcionário só enxerga os projetos dos quais participa.
Seguindo o exemplo: a Padaria Pão Quente ganharia um projeto Social Media — 2026, contrato mensal recorrente, com a designer e o social media na equipe.
Passo 3: distribua as tarefas
Com o projeto criado, o trabalho começa a existir. Em Tarefas, você cria as demandas dentro do projeto e escolhe como quer enxergá-las: kanban (arrastando entre colunas), lista ou tabela. É a mesma informação em três formatos — use o que combina com o seu jeito de acompanhar.
Cada tarefa aceita responsável, prazo, anexos e comentários, e permite registrar o tempo gasto. Esse registro é o que depois vira relatório de horas por projeto e por pessoa — ou seja, é como você descobre se aquele cliente de R$ 3.000 por mês está consumindo R$ 6.000 de equipe.
Duas coisas que valem conhecer cedo, porque poupam trabalho repetitivo:
- Tarefas recorrentes — para o que se repete todo mês (relatório mensal, reunião de alinhamento, postagens). Você configura uma vez e o sistema cria sozinho na data certa.
- Minha Mesa — a tela que reúne, num só lugar, tudo que está no seu colo hoje, de todos os projetos. É a primeira aba que a maioria da equipe abre pela manhã.
Passo 4: traga a sua equipe
Em Pessoas › Funcionários, cadastre quem trabalha na agência. Ao salvar, a senha de acesso é enviada automaticamente para o e-mail da pessoa — você não precisa combinar senha com ninguém.
No mesmo cadastro você define duas coisas que trabalham juntas:
- Permissões — quais módulos aquela pessoa pode acessar. O redator não precisa ver o financeiro; o gestor de tráfego provavelmente precisa ver relatórios.
- Projetos vinculados — de quais projetos ela participa. Mesmo com permissão de um módulo, o funcionário só vê os dados dos projetos dele. Assim o freelancer que cuida de um cliente não enxerga a carteira inteira da agência.
Passo 5: dê acesso ao cliente
Este é o passo que costuma impressionar mais e que muita gente descobre tarde. Em Clientes, você cadastra a pessoa de contato e ela ganha acesso ao portal do cliente — uma área separada do sistema, com login próprio, onde ela acompanha o andamento sem precisar te mandar mensagem perguntando "como está aquilo?".
Deixe claro na sua cabeça a diferença: o portal não é o sistema da agência com menos botões. É outro ambiente, com telas próprias, e o cliente enxerga ali apenas o que pertence aos projetos dele.
O que o cliente vê no portal
Estas telas ficam disponíveis para todo cliente com acesso:
- Início — um resumo com os projetos dele, as próximas reuniões e as solicitações recentes.
- Projetos — a lista dos projetos dele e, ao abrir um, as abas de Informações, Tarefas (com responsável, prioridade, status e prazo), Arquivos, Comentários, Acessos e Histórico. É aqui que ele vê o trabalho andando, tarefa por tarefa.
- Calendário de reuniões — as reuniões agendadas com a agência.
- Ciclos de reuniões e Anotações de reuniões — o que foi combinado em cada encontro, registrado e disponível para consulta. Fim da discussão sobre "mas não foi isso que a gente falou".
- Solicitações — o canal para o cliente pedir coisas à agência. Ele abre uma solicitação pelo portal e ela cai organizada no seu sistema, em vez de virar uma mensagem perdida no WhatsApp.
- Aprovações — a tela onde ele avalia os materiais que você enviou. Pode aprovar item por item, pedir ajustes com um comentário explicando o que mudar, ou aprovar tudo de uma vez. Cada decisão fica registrada com data e autor.
As três liberações opcionais
Além dessas, você libera (ou não) três áreas, cliente por cliente, no próprio cadastro:
- Informações financeiras — libera a tela de Faturas, com número, descrição, valor, emissão, vencimento e pagamento, além da aba de faturas dentro de cada projeto.
- Relatórios de publicações — mostra os posts agendados e publicados nos projetos dele, por rede social e período.
- Relatórios da agência — dá acesso aos relatórios que a sua equipe monta e publica para ele, e também às Timelines, que contam a evolução das campanhas ao longo do tempo.
Essas duas últimas são chaves independentes: liberar o relatório de publicações não libera os relatórios montados pela agência, e vice-versa. Na prática, o cliente que só quer acompanhar o cronograma fica com o cronograma; o que participa das decisões de mídia recebe também os números.
Passo 6: coloque a sua marca nos documentos
Antes de mandar a primeira proposta, passe em Sistema › Configurações › Personalização e suba o logo da agência e as cores da marca. É isso que aparece nos documentos que o sistema gera para você enviar ao cliente — propostas em PDF e relatórios. Dois minutos aqui evitam mandar uma proposta genérica para o cliente novo.
Uma ordem sugerida para a primeira semana
- Confirme o e-mail e ative os 30 dias de teste.
- Suba logo e cores em Personalização.
- Cadastre 1 empresa real (não um teste — comece com um cliente de verdade).
- Crie o projeto dela, com gestor, orçamento e equipe.
- Lance de 5 a 10 tarefas reais da semana e experimente o kanban.
- Cadastre a equipe com permissões e projetos.
- Libere o portal para o contato do cliente.
Com isso pronto, o resto do sistema passa a fazer sentido sozinho — porque quase todo módulo se apoia nessa base. As propostas nascem da empresa cadastrada. O financeiro cobra a partir do contato financeiro dela. Os relatórios somam as horas das tarefas dos projetos. O CRM acompanha as oportunidades antes de virarem projeto.
Para onde ir depois
- Empresas e Projetos — os cadastros em detalhe, incluindo campos que só fazem diferença depois.
- Tarefas e Kanbans personalizados — para montar o fluxo do jeito da sua operação.
- Funcionários — o mapa completo de permissões.
- Portal do cliente — o que o cliente enxerga em cada tela.
- Propostas — o primeiro orçamento enviado com a sua marca.
Resumindo: confirme o e-mail para ligar os 30 dias de teste, personalize a marca, cadastre a empresa do cliente (usando a busca por CNPJ), crie o projeto com gestor e equipe, lance as tarefas da semana, traga o time com as permissões certas e libere o portal do cliente. Essa sequência é a espinha dorsal do WiseData Agency — o resto se encaixa em cima dela.