O quadro padrão do WiseData Agency cobre o ciclo genérico de uma tarefa: Pendente, Em progresso, Em revisão, Alteração solicitada, Aprovada, Concluída, Cancelada e Arquivada. Funciona bem — até o dia em que o seu processo real tem nomes e etapas próprios.
Uma produtora de conteúdo trabalha com Pauta → Roteiro → Gravação → Edição → Aprovação → Publicado. Um time de tráfego pensa em Briefing → Criativo → Configuração → No ar → Otimização. Forçar esses fluxos dentro de "Em progresso" faz o quadro perder a função: ninguém enxerga onde o trabalho está parado.
Os kanbans personalizados resolvem isso. Você cria quadros com as suas colunas, e as tarefas passam a andar pelo caminho que a agência realmente segue.
Criando um quadro
Vá em Projetos & entregas › Kanbans e clique em Novo kanban. Dê um nome que descreva o processo — "Social Media", "Produção de Vídeo", "Tráfego Pago" — e uma descrição, se ajudar quem for usar depois.
Na lista, cada quadro pode ser expandido para mostrar suas colunas, e é ali mesmo que você as gerencia. Também é possível duplicar um quadro: a forma mais rápida de criar uma variação sem remontar tudo do zero.
O quadro padrão não se edita
O quadro padrão do sistema é protegido: não pode ser editado nem excluído, e suas colunas também não. Ele é a rede de segurança — o fluxo que continua funcionando para todo mundo, aconteça o que acontecer com os quadros personalizados.
Se você quer "mudar o padrão", o caminho é criar um quadro seu com as colunas que deseja.
As colunas
Cada coluna tem nome, cor, ícone e posição — e você reordena as colunas para refletir a sequência do trabalho.
Coluna inicial e coluna final
Duas marcações mudam o comportamento do sistema, não só a aparência:
Coluna inicial — onde a tarefa nasce. É também o estado que as dependências usam como referência: uma tarefa bloqueada por outra não consegue sair da coluna inicial enquanto a bloqueadora não for concluída ou cancelada.
Coluna final — onde o trabalho se encerra.
Por isso o sistema exige que todo quadro tenha pelo menos uma de cada: você não consegue excluir a única coluna inicial nem a única coluna final. Um quadro também precisa manter no mínimo duas colunas — um kanban de coluna única não é um fluxo.
Limite de trabalho em andamento
Cada coluna aceita um limite de tarefas. Definido, o quadro passa a mostrar o contador na coluna — algo como "5/4" — e destaca visualmente quando o limite é ultrapassado.
É um alerta, não uma trava: o sistema não impede que você arraste mais um cartão. A intenção é dar visibilidade ao acúmulo. Quando "Edição" está sempre estourada, o gargalo do processo está identificado — e a conversa deixa de ser sobre quem está devendo, e passa a ser sobre a etapa que não vaza.
Excluindo uma coluna
Colunas guardam tarefas, então a exclusão nunca é silenciosa: o sistema pede para qual coluna as tarefas devem ir e faz a migração. Nada fica órfão, nenhuma tarefa desaparece do quadro.
Um quadro por projeto
Um quadro pode valer para a agência inteira ou ser vinculado a um projeto específico. Vinculado, ele passa a ser o quadro daquele projeto — cada projeto usa um quadro por vez, e quem não tiver um quadro próprio continua no padrão.
Na prática: o projeto Social Media — 2026 da Padaria Pão Quente pode rodar no fluxo de produção de conteúdo, enquanto o projeto de tráfego do mesmo cliente roda em outro, com etapas completamente diferentes. Cada equipe vê o quadro que faz sentido para o trabalho dela.
Para funcionários vale a regra de sempre: quadros vinculados a um projeto só aparecem para quem tem acesso àquele projeto. Quadros gerais aparecem para todos.
Exigir qualidade na etapa certa
Uma coluna pode ter um padrão de conclusão vinculado. Assim, o checklist obrigatório não fica preso à tarefa individual: ele passa a valer para tudo que chega naquela etapa do processo.
Se a tarefa tiver um padrão escolhido diretamente nela, esse tem prioridade. Não tendo, vale o padrão da coluna. Não havendo nenhum dos dois, a tarefa conclui livremente.
É o que permite dizer, uma vez só: "nada entra em Publicado sem revisão ortográfica e sem o print do agendamento anexado" — e valer para todas as tarefas que passarem por ali, sem depender de ninguém lembrar.
Métricas do quadro
Cada quadro oferece uma leitura do que está acontecendo nele, em um período que você escolhe:
Quantidade de tarefas por coluna — a fotografia de onde o trabalho está concentrado.
Criadas × resolvidas ao longo do tempo — a linha que mostra se a equipe está dando conta do que entra. Quando a curva de criadas descola da de resolvidas por semanas seguidas, o problema não é esforço, é capacidade.
Distribuição por prioridade e por responsável — quem está com o quê e o peso do que está em jogo.
Como isso conversa com as tarefas
O quadro é a forma de enxergar; a tarefa continua sendo a mesma coisa em qualquer visualização. Ao trocar de quadro, mudam as colunas disponíveis — por isso vale conferir a coluna da tarefa depois de mover um projeto para outro quadro.
Os modos lista e tabela da tela de tarefas seguem funcionando normalmente, independentemente do quadro escolhido.
Para onde ir depois
Tarefas — como as tarefas se comportam dentro das colunas, incluindo dependências.
Padrões de conclusão (DoD) — criar os checklists obrigatórios que você vincula às colunas.
Projetos — o vínculo entre quadro e projeto, e quem enxerga o quê.
Resumindo: crie um quadro com as etapas reais do seu processo, marque qual coluna abre e qual encerra o fluxo, use o limite de tarefas para expor gargalos, vincule o quadro ao projeto que precisa dele e ligue um padrão de conclusão à etapa final para garantir qualidade sem depender da memória de ninguém.