Toda agência que cresce passa pelo mesmo desconforto: a estagiária de social media precisa entrar no sistema, mas não deveria ver a remuneração da equipe nem o financeiro da agência. E o freelancer que cuida de uma conta não deveria enxergar as outras dezoito.
É isso que o módulo de Funcionários resolve, e ele funciona em duas camadas que vale entender antes de sair marcando caixinhas. Abra em Pessoas › Funcionários.
Vamos cadastrar a Marina, designer que vai trabalhar só na conta da Padaria Pão Quente, e acompanhar cada decisão.
As duas camadas do acesso
Este é o conceito central do artigo, e quase todo problema de acesso vem de confundir os dois:
Permissões respondem o que a pessoa pode fazer — quais módulos ela vê e quais ações executa.
Projetos atribuídos respondem de quem ela vê os dados.
No caso da Marina: dar a permissão de Tarefas libera o módulo inteiro para ela. Mas se o único projeto atribuído for o da padaria, ela só enxerga as tarefas daquela conta. As outras dezessete não existem para ela — nas listagens, no calendário, no kanban.
É por isso que "dei a permissão e ele não está vendo nada" quase sempre significa "faltou atribuir o projeto". E o contrário também é verdade: atribuir projeto sem dar a permissão do módulo não mostra nada, porque o menu nem aparece.
Quem administra a agência não passa por nada disso. Admin tem acesso total, a todos os módulos e a todos os projetos — é o dono da operação. As permissões existem para os funcionários.
O cadastro
Em Informações básicas vão nome completo, e-mail, telefone e cargo. A senha de acesso é enviada para o e-mail informado, então confira o endereço antes de salvar.
Em Informações financeiras ficam remuneração, dia de pagamento, data de início e status. Quando o status indica desligamento, aparecem os campos de data e motivo do desligamento.
Preencher o desligamento em vez de simplesmente excluir o cadastro é o caminho certo: o histórico de trabalho da pessoa — tarefas concluídas, horas apontadas, comentários — continua íntegro nos projetos, e a agência mantém o registro de quando e por que a saída aconteceu.
Há ainda a seção de Endereço, com CEP, estado e cidade.
Projetos atribuídos
Aqui você seleciona as contas em que a pessoa trabalha. Há atalhos de Selecionar todos e Limpar todos — o primeiro serve para o perfil sênior que acompanha tudo, e vale usar com consciência: selecionar todos hoje inclui os projetos de hoje, e a lista muda conforme a agência ganha contas.
Para a Marina, o único projeto marcado é o da padaria.
Permissões
As permissões vêm agrupadas por área — Gestão Principal, Produtividade, Financeiro, Pessoas, CRM Interno, Comunicação, Redes Sociais, entre outras. Três mecanismos governam a tela:
1. Dependências que se marcam sozinhas
Várias permissões pressupõem outras. Marcar Tarefas marca automaticamente Empresas e Projetos, porque tarefa vive dentro de projeto, que vive dentro de empresa. Não é o sistema sendo permissivo: é a cadeia mínima para a tela funcionar.
O reflexo disso é que você não consegue desmarcar uma permissão da qual outra selecionada depende — o sistema avisa qual está segurando.
2. Permissões de ação, separadas do acesso
Repare no padrão que se repete pelo catálogo: Empresas e Empresas — Editar e excluir. Projetos e Projetos — Editar e desativar. Acessar Aprovações e Gerenciar Aprovações. Visualizar Documentos e Gerenciar Documentos.
Essa separação é o que permite o perfil mais comum de agência: a pessoa usa o módulo no dia a dia sem poder destruir nada. Sem a permissão de edição, os botões simplesmente não aparecem — a tela não fica cheia de coisa clicável que dá erro.
O CRM leva isso ao extremo, com permissões separadas para criar contatos, gerenciar negociações, configurar pipelines, importar, exportar, mesclar duplicatas, excluir em massa, ver o lead scoring e configurá-lo. Dá para ter um vendedor que trabalha o funil inteiro e não consegue exportar a base — o que é exatamente o que você quer no dia em que ele decidir sair para o concorrente.
3. Permissões que dependem do plano
Boa parte das permissões só aparece se a agência tiver o módulo correspondente no plano. Se você procura por "Financeiro" ou "Wiseboard" na lista e não encontra, não é bug: é o plano atual não incluir aquele módulo.
Acesso aos pipelines do CRM
Quando você concede Acessar CRM, aparece uma seção extra que não existe em nenhum outro módulo: Acesso aos pipelines do CRM, com duas opções.
Todos os pipelines, inclusive os criados no futuro — a pessoa acompanha o comercial inteiro, agora e depois.
Somente os pipelines selecionados — você escolhe quais.
A diferença aparece daqui a seis meses. Se a agência criar um pipeline novo — digamos, um funil separado para uma vertical nova —, quem está em "todos" passa a vê-lo automaticamente; quem está em "somente os selecionados" continua onde estava, até você decidir o contrário. Para um vendedor que cuida de um segmento específico, a segunda opção é a correta.
Um alerta que vale ler antes de conceder
Há um aviso na tela sobre os Dashboards Personalizados que costuma passar despercebido e importa: os indicadores desse módulo são agregados de toda a agência — contagens, distribuições e totais que incluem projetos aos quais a pessoa não tem acesso direto.
Não é a listagem dos registros, e sim o número consolidado. Ainda assim, é informação de negócio: o total faturado, o volume de propostas, a distribuição de tarefas. Vale decidir conscientemente quem deve enxergar isso.
A listagem e o que ela conta
Na tela de Funcionários, cada pessoa aparece com nome, e-mail, cargo, remuneração, último acesso e status. A coluna de último acesso é a mais útil no dia a dia: alguém que não entra há semanas é sinal de processo acontecendo fora do sistema — e o que acontece fora do sistema não vira relatório, não vira apontamento de hora e não aparece para o cliente.
Uma sequência que funciona ao contratar
Cadastre com o e-mail certo — é por ele que o acesso chega.
Atribua os projetos antes de pensar em permissões. É a decisão que mais restringe.
Comece pelo mínimo: o módulo em que a pessoa trabalha, sem as permissões de edição e exclusão.
Amplie sob demanda. Permissão que se concede na primeira semana raramente é revisada depois.
Como se conecta ao resto
Projetos — a atribuição que define de quais clientes a pessoa vê os dados.
Tarefas — o módulo mais afetado pelo escopo por projeto.
CRM — o único com controle adicional por pipeline.
Portal do cliente — o outro tipo de acesso da agência, com lógica própria.
Treinamentos — onde a equipe cadastrada consome a capacitação.
Para onde ir depois
Projetos — como o vínculo de equipe funciona lá dentro.
Portal do cliente — o acesso do outro lado.
Treinamentos — a capacitação da equipe.
Resumindo: permissão define o que a pessoa faz, projeto atribuído define de quem ela vê os dados — e é a combinação dos dois que produz o acesso real. Cadastre com o e-mail correto, atribua só os projetos em que a pessoa atua, conceda o módulo sem as permissões de editar e excluir até que sejam necessárias, e use a opção de pipelines restritos no CRM quando o vendedor cuidar de um segmento. Ao desligar alguém, registre o desligamento em vez de apagar o cadastro: o histórico de trabalho nos projetos depende disso.