La nómina reúne en un solo lugar a quienes trabajan para la empresa, cuánto cobra cada uno y lo que ya se pagó. Cada mes generas la nómina, revisas el neto de cada persona, pagas y envías el recibo. Cada pago se convierte en un gasto de la empresa y sale del saldo de la cuenta que elijas, así que el flujo de caja y el estado de resultados ya muestran el costo de personal sin que registres nada a mano.
El camino es Gestión › Empleados. La página Nómina de Pago tiene cuatro pestañas: Nóminas por Procesar, Empleados, Nóminas Procesadas y Recurrencias.
Para el ejemplo usaremos Estúdio Aurora, el estudio de diseño de Marina. Contrató a Rafael, diseñador con contrato CLT (empleo formal en Brasil), con un salario de R$ 4.500, y quiere pagar la nómina de octubre desde la cuenta Conta PJ Inter.
Antes de todo: configura el INSS y el IRRF
Finances calcula el neto a partir de los impuestos que registraste en Configuración › Impuestos. Entran en el cálculo los tipos de impuesto activos cuyo nombre contiene INSS (seguridad social) o IRRF (impuesto sobre la renta retenido en la fuente). Un impuesto llamado IRPJ no cuenta, porque es un impuesto de la empresa y no se descuenta al empleado.
Mientras ninguno de los dos esté configurado, la página muestra el aviso Tasas de nómina no configuradas, con un botón para configurarlas. Si lo ignoras, la nómina sale con el neto igual al bruto.
La alícuota es fija y se aplica sobre el salario bruto, sin la tabla progresiva. Marina registró el INSS con 9% y el IRRF con 7,5%. Si un empleado tiene una alícuota distinta, ajusta su ítem en la nómina de ese mes (ver más abajo).
Registra a los empleados
En la pestaña Empleados, haz clic en Nuevo Empleado. El registro tiene seis bloques:
- Información Personal: nombre completo, correo y teléfono. El correo es adonde va el recibo, así que conviene completarlo.
- Información Profesional: cargo, departamento, salario, fecha de ingreso y Régimen de contratación, que puede ser CLT, PJ (empresa contratista), pasantía, aprendiz, temporal, intermitente, autónomo, socio u otro.
- Dirección.
- Información Complementaria: tipo de sangre, estado civil y género.
- Contactos de Emergencia, con parentesco y prioridad.
- Adjuntos, para el contrato, documentos y exámenes.
El Salario del registro es el bruto del que parte la nómina. Marina registró a Rafael como Diseñador, departamento Creación, CLT, con R$ 4.500.
Los cargos y departamentos vienen de Configuración › Cargos y Departamentos.
Genera la nómina del mes
Haz clic en Nuevo Pago. Se abre la ventana de nueva nómina:
- Empleados: elige uno o más, o marca Incluir todos los empleados activos.
- Mes de referencia: el mes que paga la nómina.
- Método de pago.
Al hacer clic en Crear Nómina, cada empleado se convierte en un ítem con bruto, INSS, IRRF y neto ya calculados. En el caso de Rafael, en octubre:
- Salario bruto: R$ 4.500,00
- INSS (9%): R$ 405,00
- IRRF (7,5%): R$ 337,50
- Salario neto: R$ 3.757,50
Hay una nómina por mes de referencia. Si contratas a alguien a mitad de mes y generas de nuevo la nómina de octubre, solo entran los empleados que todavía no están en ella. Nadie se duplica.
La nómina nace en Nóminas por Procesar y pasa a Nóminas Procesadas cuando todos los ítems están pagados.
Ajusta el ítem cuando el mes se sale de lo normal
¿Horas extra, una falta, un adelanto? Abre el ítem y usa Editar ítem de nómina. Puedes cambiar el Salario bruto y registrar Otras deducciones, además de Notas internas. El INSS y el IRRF se recalculan sobre el nuevo bruto, y el resumen muestra el neto antes de guardar. Las deducciones no pueden superar el bruto.
Rafael recibió un adelanto de R$ 150 en octubre. Marina lo registró en Otras deducciones y su neto bajó a R$ 3.607,50.
Solo puedes editar el ítem mientras está pendiente. Una vez pagado, primero hay que revertir el pago.
Paga y envía el recibo
En el ítem, haz clic en Realizar Pago. La ventana de pago pide:
- Monto y Fecha de pago.
- Método de pago.
- Cuenta de débito: de dónde sale el dinero.
- Enviar recibo por correo electrónico al empleado, si quieres que lo reciba en el momento.
Al confirmar, pasan tres cosas:
- Finances crea un gasto pagado por el valor neto, en la categoría de sistema Nómina, con el mes de competencia igual al de la nómina.
- El neto sale del saldo de la cuenta elegida. La Conta PJ Inter de Marina pasó de R$ 38.000 a R$ 34.392,50.
- El ítem queda pagado y el recibo está disponible.
El gasto se registra por el neto. El INSS y el IRRF retenidos quedan registrados en el ítem y en el recibo, pero no se convierten en gasto por sí solos. Registra la guía en Fiscal › Impuestos con un tipo de impuesto clasificado como Cargas y Retenciones de Nómina, y págala allí. Esa guía es la que lleva el INSS y el IRRF al costo de personal del estado de resultados, que así muestra el costo por el bruto y no solo por el neto.
¿Necesitas el recibo después? En el ítem, usa Generar Recibo para descargar el PDF o Enviar por Email para mandárselo al empleado. El recibo sale siempre en reales y en portugués, sea cual sea tu idioma.
¿Pagaste por error? Revierte
Usa Revertir pago. El gasto vinculado se elimina, el valor vuelve al saldo de la cuenta y el ítem queda pendiente otra vez, listo para editarse y pagarse.
Deja que la nómina se cree sola: recurrencias
En la pestaña Recurrencias, haz clic en Nueva recurrencia y completa:
- Empleado.
- Ciclo: una vez, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual.
- Próxima ejecución: la fecha en que el empleado entra en la nómina. No puede estar en el pasado.
- Si la recurrencia está activa, y notas.
Todos los días, de madrugada, Finances procesa las recurrencias vencidas y agrega al empleado a la nómina del mes de la fecha programada. La recurrencia crea el ítem, pero no lo paga: el pago sigue siendo decisión tuya, porque es dinero que sale de la cuenta.
Marina creó una recurrencia mensual para Rafael con próxima ejecución el 1 de noviembre. Ese día, la nómina de noviembre aparece en Nóminas por Procesar con él ya calculado.
Puedes pausar una recurrencia desactivándola y retomarla después. Si el empleado ya está en la nómina de ese mes, la recurrencia da el ciclo por cumplido y solo avanza la fecha. Si el empleado está desactivado, se omite.
Cuando alguien deja la empresa
En la pestaña Empleados, usa Desactivar empleado e informa la fecha y el motivo de la baja. La persona deja de entrar en las nóminas nuevas y en las recurrencias, pero su historial de pagos se mantiene. Si vuelve, puedes reactivar el registro.
Cómo se conecta la nómina con el resto
- Gastos: cada pago aparece en la lista de gastos de la empresa, en la categoría Nómina.
- Cuentas: el neto se debita de la cuenta elegida y aparece en su extracto.
- Flujo de Caja: la salida entra en la fecha del pago.
- Estado de resultados: el neto de la nómina entra en los gastos de personal del mes de referencia, incluso antes de pagarse, y las guías de INSS e IRRF registradas en Impuestos completan el valor bruto. El gasto creado en el pago no se suma de nuevo.
- Impuestos: las alícuotas de INSS e IRRF vienen de Configuración › Impuestos.
Quién puede hacer qué
Cualquier persona de la empresa, incluido el Visualizador, puede ver la nómina. Registrar empleados, generar nóminas, pagar, revertir y gestionar recurrencias requiere el rol de Miembro o superior.
Adónde ir después
- Impuestos: configurar el INSS y el IRRF y seguir los pagos de impuestos.
- Gastos e ingresos de la empresa: donde aparecen los pagos de la nómina.
- Estado de resultados gerencial: cuánto pesa la nómina en el resultado del mes.
- Flujo de caja: cuándo sale de verdad el dinero de la nómina.
En resumen: configura el INSS y el IRRF en Configuración › Impuestos, registra a los empleados con su salario, genera la nómina del mes, ajusta el ítem de quien tuvo un descuento extra, paga eligiendo la cuenta de débito, envía el recibo y crea una recurrencia para que la nómina del mes siguiente aparezca sola.