Si tus cuentas están en una planilla o en otro sistema, la importación trae todo de una vez, sin volver a escribir. Funciona para gastos, ingresos, clientes y proveedores, siempre con el mismo asistente de cuatro pasos: Archivo, Mapear, Revisar y Resultado.
Marina controlaba las cuentas de la casa en Excel. Su planilla tiene 180 filas con las columnas "Descripción", "Valor", "Vencimiento", "Categoría" y "¿Pagado?", y quiere traer el año entero a Finances.
Para un extracto bancario en OFX, el camino es otro: consulta el artículo de importación OFX en esta misma colección.
Dónde está
El botón Importar está arriba en las pantallas de Gastos, Ingresos y Clientes y proveedores. Aparece para quien puede crear registros. La importación entra en el espacio en el que estás, personal o empresa.
1. Archivo
Arrastra o selecciona un archivo CSV, XLS o XLSX de hasta 10 MB. Si empiezas de cero, usa Descargar ejemplo CSV o Descargar ejemplo Excel para ver el formato esperado.
Si tu planilla tiene otro formato, Copiar prompt para ChatGPT copia una instrucción lista. Pégala en ChatGPT junto con la planilla para que la convierta al formato del ejemplo.
2. Mapear
Para cada columna del archivo eliges qué campo del sistema representa. El sistema ya sugiere lo que reconoce por el nombre y lo marca como sugerencia exacta o aproximada. La columna que no interesa queda en — Ignorar —. Cada campo del sistema solo puede recibir una columna.
En una importación de gastos, los campos son descripción, valor, fecha de emisión, fecha de vencimiento, competencia, fecha de pago, categoría, subcategoría, cuenta, forma de pago, proveedor, estado y observaciones. Los obligatorios llevan asterisco.
En Valores predeterminados defines lo que vale para todas las filas cuando la planilla no trae la columna, o cuando su valor no se reconoce: cuenta, categoría, forma de pago, estado predeterminado y proveedor. Ajusta también el Formato de fecha y el Separador decimal, coma (1.234,56) o punto (1,234.56).
La planilla de Marina no tiene columna de cuenta, así que elige "Cuenta Corriente Nubank" como predeterminada. Mapea "¿Pagado?" a Estado, y las filas quedan pagadas o pendientes según esa columna.
La categoría, la cuenta y el proveedor se buscan por nombre entre tus registros. La importación no crea registros nuevos: si la planilla dice "Supermercado" y no existe una categoría con ese nombre, la fila usa la categoría predeterminada. Conviene crear las categorías que faltan antes de importar.
3. Revisar
La vista previa muestra cada fila con estado OK, alerta o error y el motivo. Usa los filtros para ver solo los errores o solo las alertas.
- Alerta — la fila entra, pero con el valor predeterminado. Por ejemplo: el valor "Supermercado" no se encontró y se usa el predeterminado.
- Error — la fila no entra. Por ejemplo: valor vacío, fecha inválida o estado desconocido.
Marca Guardar este mapeo para futuras importaciones si vas a repetir el proceso. La próxima vez, Usar último mapeo completa todo. El botón de confirmar muestra cuántos registros van a entrar. Si hay errores, el sistema avisa que esas filas se ignorarán antes de seguir.
4. Resultado
El resumen muestra cuántas filas se importaron, cuántas se ignoraron y cuántas tuvieron error. Descargar archivo de errores (CSV) devuelve solo las filas rechazadas con el motivo, para que las corrijas e importes de nuevo solo esas. El botón de ver abre la lista ya filtrada en el período de los vencimientos.
Los archivos con más de 2.000 filas se procesan en segundo plano. Puedes cerrar la ventana y recibes una notificación cuando termine.
Las filas importadas se convierten en registros comunes. Las que vinieron como pagadas entran ya liquidadas y cambian el saldo de la cuenta, como si las hubieras registrado desde el formulario.
Historial de importaciones
Importaciones › Historial de importaciones lista cada importación, de planilla o de OFX, con fecha, tipo, archivo, estado, importadas sobre el total y cuántas tuvieron error. En el menú de la fila descargas el archivo original o el informe de errores.
Dónde aparece esto en el resto del sistema
- Gastos, Ingresos y Clientes y proveedores — reciben los registros importados.
- Categorías y Cuentas Bancarias — la importación vincula las filas con los registros que ya existen, por nombre.
- Notificaciones — avisa cuando termina una importación en segundo plano.
A dónde ir después
- Categorías — crear las categorías que usa la planilla antes de importar.
- Gastos e ingresos (personal) — revisar y completar lo que entró.
- Importación OFX, en esta colección — traer el extracto del banco y revisarlo transacción por transacción.
En resumen: descarga el ejemplo o ajusta tu planilla, mapea las columnas y define valores predeterminados para lo que falte, revisa alertas y errores, importa y corrige las filas rechazadas con el archivo de errores.