Toda agência acumula arquivo de cliente: o vídeo aprovado, o contrato assinado, o PDF do relatório, a arte que foi para o ar. No Agency eles vivem onde o trabalho acontece — dentro da tarefa, da aprovação, do canal de chat. Isso é ótimo no dia a dia e desconfortável na hora de pensar no longo prazo.
A sincronização com o Google Drive resolve isso: cada arquivo que passa pelo Agency ganha uma cópia no Drive compartilhado da sua própria agência, organizada por cliente e projeto. Abra em Configurações › Google Drive.
Três coisas definem o comportamento dela, e vale entender antes de conectar:
- É de mão única. O Agency envia; nunca lê, nunca lista e nunca apaga nada no seu Drive.
- A cópia é sua. Ela fica na conta Google da sua agência. Se um dia você sair da plataforma, os arquivos continuam lá.
- O Agency continua sendo o lugar de trabalho. O Drive é a garantia, não a operação — nada muda no seu fluxo dentro do sistema.
O que você precisa antes de começar
A integração é do plano Enterprise ativo — durante o período de teste ela aparece bloqueada.
Do lado do Google, o requisito é ter Drives compartilhados na sua conta. Contas Gmail gratuitas e o plano Business Starter do Workspace não oferecem esse recurso, e a tela recusa a conexão informando isso. Não é escolha nossa: é o que a sua edição do Workspace libera.
E a pasta que você escolher precisa estar dentro de um Drive compartilhado, não no seu “Meu Drive”. A diferença importa mais do que parece: em Meu Drive o dono do arquivo é a pessoa, então tudo vai embora com ela se sair da agência — que é justamente o problema que a integração existe para evitar. O Agency confere isso e recusa a pasta se ela for pessoal.
Conectando
O caminho tem três etapas na mesma tela.
1. Leia e aceite o aviso
Antes de qualquer coisa, a tela mostra o alerta que mais gera dúvida depois: o Drive compartilhado não reproduz as permissões do Agency. Aqui dentro, um colaborador só enxerga os projetos de que participa. Lá, quem for membro do Drive vê tudo o que estiver nele — inclusive arquivos vindos de conversas privadas, se você habilitar essa origem.
Se isso for um problema para a sua operação, use um Drive compartilhado sem outros membros. Quem entra nele é decisão sua, e o aceite fica registrado com data e responsável.
2. Autorize a conta do Google
A permissão pedida é a de criar e gerenciar apenas os arquivos que nós mesmos enviarmos. Não conseguimos ler, listar nem abrir nada que já exista no seu Drive — não é uma promessa de conduta, é o limite técnico da permissão que solicitamos.
3. Escolha a pasta
O seletor do Google abre para você apontar a pasta de destino. Escolha uma pasta dentro do Drive compartilhado — o Drive inteiro não pode ser selecionado. Se ele ainda estiver vazio, crie a pasta no Google Drive antes e volte.
Ao confirmar, o Agency cria a estrutura inicial e um arquivo de verificação no seu Drive. É de propósito: se algo estiver errado (permissão de escrita, por exemplo), você descobre agora e não semanas depois, procurando um arquivo que nunca chegou.
Como os arquivos ficam organizados
Dentro da pasta que você escolheu, o Agency monta uma árvore por cliente e projeto:
- Projetos — uma pasta por projeto, nomeada com cliente, projeto e número (ex.: Padaria Central — Social Julho (#42)), e dentro dela as subpastas Tarefas, Aprovações, Solicitações, Checklists, Planos de mídia, Reuniões e Social.
- CRM — uma pasta por empresa ou contato.
- Treinamentos e Chat — uma pasta por treinamento e por canal.
- Sem projeto — para arquivos que não têm projeto vinculado no momento do envio.
O número entre parênteses no nome da pasta resolve homônimos: dois projetos chamados “Social Julho” de clientes diferentes não se misturam. Renomear o projeto no Agency renomeia a pasta no Drive, e nada dentro dela se perde.
As pastas nascem quando o primeiro arquivo precisa delas — você não vai ver dezenas de pastas vazias esperando conteúdo. E o arquivo mantém o nome original: nada de contrato (2).pdf.
Escolhendo o que sincroniza
Na aba Visão geral, em Módulos sincronizados, você liga e desliga cada origem:
- Anexos de trabalho — tarefas, aprovações, solicitações, checklists, planos de mídia, reuniões, ideias e evidências de conclusão.
- CRM — anexos — arquivos de contatos, empresas e negócios.
- Treinamentos — materiais dos treinamentos e dos módulos.
- Social — peças publicadas — só o arquivo original da peça; miniaturas e recortes por rede são gerados de novo quando preciso.
- Chat — arquivos — com três sub-opções: canais de projeto e públicos, canais privados e mensagens diretas.
As mensagens diretas vêm desligadas, e isso é intencional: conversa 1:1 tem outra natureza, e ligá-la precisa ser uma escolha consciente sua — lembrando do alerta do começo, de que quem tem acesso ao Drive vê tudo o que está nele.
Um detalhe que evita frustração: ligar um toggle sincroniza só os arquivos novos. Para trazer o que já estava no Agency, use o botão de sincronizar histórico ao lado do módulo. O envio é gradual, em lotes, para não estourar as cotas do Google — pode levar horas ou dias, dependendo do volume, e você acompanha na própria tela.
O que acontece quando você exclui um arquivo
Excluir no Agency não apaga a cópia no seu Drive. Com a opção Mover excluídos para uma pasta separada ativa, o arquivo é movido para _Excluídos no Agency, mantendo o mesmo caminho de origem. Desligada, ele fica onde está.
Em nenhum dos dois casos o Agency apaga algo no seu Drive. A exclusão definitiva é sempre um ato seu, no Google.
Acompanhando
A aba Visão geral mostra o espaço usado do Workspace da agência, o quanto foi sincronizado no mês, o gráfico de volume dos últimos 30 dias e quatro números: Arquivos sincronizados, Na fila, Com falha e Movidos para excluídos.
Ver arquivos “na fila” é normal, não é sintoma de problema: o envio é gradual de propósito, para respeitar as cotas do Google.
A aba Histórico lista arquivo a arquivo, com filtros por módulo e por situação — sincronizado, na fila, enviando, falhou, ignorado, movido para excluídos e não encontrado no Drive. É onde você descobre o motivo de uma falha, e de onde reenvia os que falharam.
Quando a conexão pede atenção
O cartão no topo da tela avisa o que aconteceu e o que fazer. Dois estados parecem iguais e pedem ações diferentes:
- Precisa reautenticar — o acesso à conta Google caiu (senha alterada, app removido nas permissões da conta). A pasta continua lá; refaça o login em Fazer login de novo.
- Precisa reconectar — a pasta foi apagada, movida, ou o acesso do app a ela foi removido. Aqui é escolher a pasta de novo, não refazer login.
Há ainda a pausa por espaço esgotado no Workspace da agência — os arquivos ficam na fila e a sincronização retoma sozinha quando você liberar espaço ou aumentar o plano no Google.
Ao Desconectar, o acesso é encerrado e o vínculo com a pasta é desfeito — para reconectar você escolhe a pasta novamente, inclusive com outra conta Google se quiser. Os arquivos já enviados permanecem no seu Drive: eles são seus.
Onde isso encosta no resto do sistema
A integração não tem tela própria de upload: ela bebe de onde os arquivos já entram. Um anexo de Tarefas, um material de Aprovação de material, um documento de Solicitações, um arquivo no Chat interno, um anexo no CRM, um material de Treinamentos ou a peça publicada em Redes sociais — todos seguem para o Drive pelo mesmo caminho, cada um na pasta do seu projeto.
Um exemplo do começo ao fim: a Padaria Central aprova o vídeo do mês em Aprovação de material. O arquivo nasce dentro do projeto Social Julho, e a cópia aparece em Projetos › Padaria Central — Social Julho (#42) › Aprovações no Drive da sua agência. Meses depois, quando o cliente pedir aquele vídeo de volta, ele está em dois lugares — e um deles é seu, independente de qualquer coisa.
Para onde ir depois
- Tarefas e Aprovação de material — as duas maiores origens de arquivo da operação.
- Chat interno — para entender os tipos de canal antes de decidir quais entram na sincronização.
- Funcionários (equipe e permissões) — o contraste entre o que o Agency separa por projeto e o que um Drive compartilhado expõe a todos os seus membros.
- Integração com Google Agenda — a outra conexão com o Google, esta pessoal e não da agência.
Resumindo: conecte uma conta Workspace com Drives compartilhados, aponte uma pasta dentro de um deles, escolha quais módulos entram e pronto — cada arquivo que passa pelo Agency ganha uma cópia organizada por cliente e projeto no Drive da sua agência, que continua sendo sua mesmo que um dia você deixe a plataforma.