Quem chega de outro sistema não quer redigitar mil clientes e três mil peças. A importação existe para isso: você manda a planilha — ou o arquivo que o sistema antigo exportou —, diz qual coluna é qual, confere o que vai acontecer e só então grava.
Vá em Cadastros › Importações. A página pede a permissão Importar planilhas de clientes, fornecedores e produtos e, para cada tipo, também a de cadastrar aquele tipo: quem não pode cadastrar produto não vê a opção Produtos.
O exemplo que atravessa este artigo: a Conserta Já Assistência, que usou outro sistema por anos e saiu de lá com três arquivos — fornecedores, clientes e produtos.
Antes de começar: loja e ordem
Os cadastros importados entram na loja ativa, a que está escolhida no topo da tela. Na visão consolidada não dá para importar — escolha a loja primeiro. Quem tem filial importa em cada uma.
Se vai trazer tudo, comece pelos fornecedores, depois clientes, depois produtos. O produto se liga ao fornecedor pelo nome, então o fornecedor precisa existir antes. A importação de produtos nunca cria fornecedor: se o nome não for encontrado, o produto entra sem fornecedor e a tela avisa.
Etapa 1 — Arquivo
Escolha o tipo (Clientes, Fornecedores ou Produtos) e arraste o arquivo. Vale Excel (.xlsx, .xls), CSV ou TXT, até 10 MB e 5.000 linhas por arquivo. Passou disso, divida em partes.
O TXT que o sistema antigo exportou pode ir do jeito que veio. O Servito descobre o separador sozinho (ponto e vírgula, vírgula, tabulação ou barra vertical), entende os acentos de sistema antigo e encontra o cabeçalho mesmo quando há linhas de título acima dele. Os três arquivos da Conserta Já eram TXT separados por barra — nenhum precisou ser convertido.
Não abra e salve o arquivo no Excel antes de enviar. O Excel costuma comer o zero à esquerda: o código 000123 vira 123, e o CEP perde o primeiro dígito. Mande o original.
Se a sua planilha não veio de sistema nenhum, baixe o Modelo Excel ou o Modelo CSV: as colunas com * são obrigatórias. E se ela está numa bagunça, use Copiar instruções para IA e cole no ChatGPT (ou outra IA) junto com a sua planilha e o modelo — ela devolve o arquivo no formato certo.
Etapa 2 — Mapeamento
Aqui cada coluna da sua planilha é ligada a um campo do Servito. O que o sistema reconhece já vem ligado — cabeçalhos como NOME, CNPJ, END_CEP ou REFERENCIA são entendidos sem ajuda. Confira mesmo assim: ao lado de cada coluna aparece um exemplo do conteúdo dela.
Coluna que não interessa: escolha Não importar esta coluna.
Campo com * é obrigatório. Enquanto faltar ligar um, a tela mostra Falta ligar e não deixa seguir.
Cada campo recebe uma coluna só. Escolher um campo que já está em outra coluna o move para a nova — a opção avisa onde ele estava.
Valores padrão
Usados só nas linhas que vierem sem aquele dado: Unidade padrão e Categoria padrão em produtos; Sem CPF/CNPJ, cadastrar como (pessoa física ou empresa) em clientes e fornecedores. Quando há documento, é ele que decide se o cadastro é de pessoa física ou jurídica.
Se o cadastro já existir
Pular — mantém o que já está cadastrado. É o seguro para a primeira importação.
Atualizar — a planilha corrige o cadastro. Célula vazia não apaga o que já está preenchido, e o estoque de um produto que já existe não é alterado.
"Já existir" tem regra: cliente e fornecedor são reconhecidos pelo CPF/CNPJ; sem documento, pelo nome junto com o telefone — dois "João Silva" com telefones diferentes são duas pessoas. Produto é reconhecido pelo código, depois pelo código de barras e, sem os dois, pelo nome. A regra vale também dentro do próprio arquivo: a linha que repete uma anterior não entra duas vezes.
Etapa 3 — Conferência
Ao clicar em Conferir, o Servito passa por todas as linhas sem gravar nada e mostra o placar: Serão importadas, Já existem, Com problema e Com ressalva. Linha com problema não entra (nome vazio, por exemplo), e a tabela diz o que corrigir. Não gostou do resultado? Voltar ao mapeamento e ajuste — nada foi gravado ainda.
As ressalvas são as linhas que entram, mas com algum dado ajustado ou de fora. Vale ler antes de importar. As mais comuns:
Telefone sem DDD — sistema antigo guarda muito telefone de 7 ou 8 dígitos. Sem DDD não dá para montar um WhatsApp, então o número vai para o telefone secundário, sem se perder.
Documento inválido — CPF ou CNPJ com dígito errado fica de fora; o resto do cadastro entra.
Fornecedor ligado por semelhança — o produto dizia "Distribuidora Ferrol" e o cadastro é "Distribuidora Ferrol Ltda". O Servito liga quando só existe um candidato possível, e pede que você confira.
Categoria criada — a categoria da planilha não existia e será criada.
Unidade não reconhecida — vira a unidade padrão.
Quantidade arredondada — o estoque do Servito é em números inteiros, então 10,5 metros entram como 11.
Se a importação de clientes ou fornecedores falhar em todas as linhas por causa de um campo personalizado obrigatório, a mensagem diz qual é: torne-o opcional antes de importar, já que a planilha não tem como preenchê-lo.
Etapa 4 — Resultado
Clicando em Importar, a gravação começa e a tela acompanha o progresso linha a linha. A importação continua mesmo se você sair da tela; o resultado fica em Importações anteriores. É possível Cancelar importação no meio: ela para, e o que já tinha entrado continua cadastrado — não existe desfazer uma importação. Por isso a conferência vem antes.
No fim, o placar mostra quantos registros entraram, quantos não entraram e quantos tiveram problema. Baixar CSV das linhas traz a lista das linhas que precisam de atenção, com o número da linha no seu arquivo e o motivo — é o que você usa para corrigir a planilha e importar o que faltou.
O estoque que vem junto
Na importação de produtos, a coluna de estoque atual vira saldo na loja ativa e aparece nas movimentações do produto: como Entrada quando é positivo e como Ajuste quando é negativo. Saldo negativo também entra: se o sistema antigo dizia -3, o Servito começa em -3, em vez de fingir que está tudo certo. Na Conserta Já, as peças que tinham sido vendidas sem entrada de nota apareceram assim, prontas para acertar no inventário.
Isso só vale para produto novo. Com Atualizar, um produto que já existia tem o cadastro corrigido, mas o saldo dele não muda.
Importações anteriores
Abaixo da escolha do tipo fica o histórico: quando, o tipo, o arquivo, a situação, o resultado e quem importou. É onde você confere, dias depois, o que entrou em cada importação e quem a fez.
Para onde ir depois
Fornecedores — conferir os cadastros importados e completar os dados comerciais.
Clientes — mesclar duplicados que a planilha tinha escritos de jeitos diferentes.
Estoque — o cadastro do produto e o saldo por loja.
Inventário — contar o físico e acertar os saldos negativos que vieram do sistema antigo.
Resumindo: escolha a loja, importe na ordem fornecedores, clientes e produtos, mande o arquivo do sistema antigo sem passar pelo Excel, confira o mapeamento e o placar da conferência — que não grava nada — e só então importe; o estoque atual dos produtos novos entra como saldo da loja, inclusive negativo, e o que já entrou não se desfaz.