O fornecedor é o outro lado do cliente: em vez de entrar dinheiro, sai. Cadastrá-lo direito é o que permite dar entrada em mercadoria com um clique, emitir pedido de compra sem redigitar contato e saber, no fim do mês, quanto você deve para cada um.
Vá em Fornecedores e clique em Novo fornecedor. Assim como o cliente, o fornecedor pertence à loja em que foi cadastrado — quem tem filial cadastra em cada uma.
O exemplo que atravessa este artigo: a Distribuidora Ferrol, de onde a sua oficina compra rolamentos e correias.
O cadastro
O formulário é o mesmo do cliente, com um bloco a mais. Você escolhe Nacionalidade e Tipo de pessoa, e a tela se ajusta: pessoa jurídica brasileira pede CNPJ, Razão social, Nome fantasia, Inscrição estadual e Optante do Simples Nacional; pessoa física pede Nome completo, CPF e RG.
Use a lupa no campo CNPJ para trazer os dados da Receita e a lupa no campo CEP para o endereço. Se já existir cadastro com o mesmo documento, a tela avisa antes de você salvar, com link para o cadastro existente.
Dados comerciais — o bloco que só o fornecedor tem
É aqui que o cadastro deixa de ser uma agenda de contatos e passa a ajudar na operação:
- Condições de pagamento — o combinado com aquele fornecedor. É o que o responsável pela compra consulta antes de fechar o pedido, sem precisar procurar no WhatsApp.
- Prazo de entrega (dias) — quanto tempo a mercadoria demora a chegar. Registrar isso é o que te deixa responder ao cliente "a peça chega em uma semana" com alguma base.
- Contato comercial, E-mail comercial e Telefone comercial — o vendedor que te atende, separado do contato geral da empresa. Quem emite a nota raramente é quem tira o pedido.
Na Distribuidora Ferrol, isso vira: condições "28 dias", prazo de entrega 5 dias, e o telefone direto do vendedor que atende a sua região.
A ficha do fornecedor
Abrindo um fornecedor você vê duas abas:
- Dados — o cadastro, o endereço, o contato e os dados comerciais.
- Financeiro — os títulos a pagar dele, com descrição, vencimento, valor e situação (Em aberto, Parcial, Pago ou Cancelado), marcando em destaque o que está Vencido.
Essa segunda aba responde a pergunta que aparece toda semana: "quanto eu ainda devo para a Ferrol?" — sem abrir o financeiro e filtrar.
Se o mesmo fornecedor acabou cadastrado duas vezes, use Mesclar duplicado na ficha que você quer manter. O histórico do outro cadastro é transferido e o duplicado sai. É a alternativa correta a excluir um dos dois e perder o rastro das compras.
Onde o fornecedor cadastrado é usado
O cadastro não vive sozinho. Ele é escolhido em quatro lugares:
- Notas de entrada — dar entrada na mercadoria começa escolhendo de quem ela veio.
- Pedidos de compra — o pedido é emitido para um fornecedor.
- Contas a pagar, no Financeiro — o título tem um fornecedor como contraparte, e é isso que alimenta a aba Financeiro da ficha.
- Contas fixas — a conta que se repete todo mês (aluguel, internet) também aponta para um fornecedor.
Existe ainda uma ligação que passa despercebida e vale conhecer: no cadastro do produto, em Estoque, você pode vincular fornecedores àquele item, marcar um deles como principal e guardar o código do produto na tabela do fornecedor. É o que permite pedir "SKF 6203-2RS" usando o código que a Ferrol entende, e não o seu.
Para onde ir depois
- Notas de entrada — como a mercadoria entra no estoque e vira custo.
- Pedidos de compra — o ciclo do pedido até o recebimento.
- Financeiro — contas a pagar, contas fixas e a agenda de vencimentos.
- Estoque — o cadastro do produto e o vínculo com fornecedores.
Resumindo: cadastre o fornecedor com a busca por CNPJ, preencha os dados comerciais (condição, prazo e contato do vendedor) porque é isso que a compra consulta depois, e use a aba Financeiro da ficha para saber quanto você ainda deve a ele. O cadastro alimenta notas de entrada, pedidos de compra e contas a pagar.