Metade das ligações que uma assistência recebe é a mesma pergunta: "e o meu aparelho?". Os avisos automáticos por WhatsApp existem para essa pergunta ser respondida antes de ser feita.
São duas telas: Configurações › Avisos ao cliente, onde você escolhe o que sai, e Envios de WhatsApp, que mostra o que seus clientes receberam, o que não recebeu e por quê.
Os dez avisos disponíveis
Cada um liga e desliga separadamente:
- Ordem de serviço aberta — confirma que o aparelho foi recebido e informa o número da O.S.
- Orçamento pronto — leva o link para o cliente aprovar ou recusar sem ligar para a loja.
- Aguardando peça — explica a espera antes de o cliente cobrar notícias.
- Pronto para retirada — o aviso que mais reduz aparelho parado na prateleira.
- Aparelho entregue — confirma a entrega e informa o prazo de garantia.
- Agendamento confirmado e Lembrete de agendamento — o segundo sai na véspera, para reduzir falta.
- Parcela vencendo — com a antecedência que você definir em dias.
- Ordem de contrato gerada — avisa a manutenção prevista em contrato.
- Pesquisa de satisfação — pede uma nota de 0 a 10 no dia seguinte à entrega.
O botão Ver exemplo mostra como a mensagem chega no celular do cliente, com o texto e os botões. Vale abrir antes de ligar cada aviso.
As mensagens são enviadas pelo número do Servito, com o nome da sua loja no texto — não pelo número do seu celular.
Horário e idioma
No bloco Horário e idioma você define Enviar a partir de e Enviar até. A regra é explicada na própria tela e evita um mal-entendido comum: fora da janela a mensagem não é descartada — ela espera o próximo horário permitido. A O.S. concluída às 22h não perde o aviso; ele sai na manhã seguinte.
O Idioma das mensagens vale para os clientes daquela loja e é independente do idioma da sua interface. Você pode usar o sistema em português e avisar em espanhol.
Há também o Avisar parcela com (dias), a antecedência do lembrete de parcela.
Acompanhar o que saiu
A tela Envios de WhatsApp traz as métricas do período — Enviadas, Entregues, Lidas, Falharam, Não enviadas e a Taxa de entrega — e o Histórico de envios, com cada aviso disparado nesta loja, com o motivo de quem não saiu.
As situações possíveis são Na fila, Enviada, Entregue, Lida, Falhou e Não enviada. Dá para filtrar por situação, por tipo de aviso e por período.
O valor da tela está na coluna Motivo. "Não enviada" com o motivo ao lado responde por que aquele cliente não soube que o aparelho estava pronto — em vez de você descobrir isso pelo cliente irritado no balcão.
Quem precisa de atenção
Duas listas separadas concentram os casos que exigem ação humana.
Pediram para não receber
"Tocaram em 'Parar mensagens'. Só voltam a receber se você reabrir." Esse é um pedido do titular, e ele é respeitado — nenhum aviso sai para esse cliente enquanto não for reaberto.
A ação Reabrir exige um Motivo da reabertura, e a tela explica por quê: "É este texto que sustenta a decisão numa reclamação." Um exemplo legítimo: o cliente ligou pedindo para voltar a receber os avisos da O.S. Quem reabriu e por quê fica gravado.
Número sem WhatsApp
"A Meta recusou o envio. Corrija o telefone na ficha e marque como válido." É quase sempre um dígito errado no cadastro. Depois de corrigir, use Marcar como válido para liberar novos envios.
O card na ficha do cliente
Na ficha de cada cliente existe o card Avisos por WhatsApp, com o estado atual (Recebe avisos, Pediu para não receber ou Número sem WhatsApp), os últimos avisos enviados e o Histórico de consentimento — cada mudança, com data e autor, distinguindo o que foi o próprio cliente do que foi a equipe da loja.
É por isso que o estado é somente leitura no formulário de cadastro: mudar por lá desfaria o pedido do titular sem deixar rastro de quem foi.
Com o que isto se conecta
- Ordens de Serviço — as etapas que disparam os avisos e o link de aprovação.
- Agenda — a confirmação e o lembrete de agendamento.
- Financeiro — o aviso de parcela vencendo.
- Satisfação — a pesquisa enviada após a entrega.
- Clientes — o número de WhatsApp e o consentimento.
Para onde ir depois
- Satisfação — o que fazer com as notas recebidas.
- Consulta pública da O.S. — o acompanhamento sem login.
- Clientes — o cadastro do número que faz o aviso chegar.
Resumindo: ligue os avisos das etapas que a sua operação realmente comunica, defina a janela de horário (fora dela a mensagem espera, não se perde) e use o histórico com a coluna de motivo para descobrir quem não foi avisado. Quem pediu para sair só volta com uma reabertura justificada, e o número recusado pela Meta quase sempre é um dígito errado na ficha.