Cliente em manutenção periódica é o melhor tipo de cliente e o mais fácil de esquecer. A revisão trimestral do compressor não avisa que chegou a hora; alguém precisa lembrar. O módulo de Contratos transfere essa lembrança para o sistema: "Contratos de manutenção recorrente que geram OSs automaticamente."
Exemplo do artigo: a Metalúrgica Serrana, com dois compressores em revisão trimestral e mensalidade fixa.
Montar o contrato
Em Contratos, clique em Novo contrato. Nos Dados do contrato:
- Cliente — obrigatório, e é ele que filtra os aparelhos disponíveis logo abaixo.
- Título — opcional; ajuda a diferenciar dois contratos do mesmo cliente.
- Valor da cobrança (por ciclo) — a mensalidade. Deixe 0 para não faturar.
- Periodicidade — Mensal, Trimestral, Semestral, Anual ou Personalizado. No personalizado você define "a cada N" e a unidade: dias, semanas ou meses.
- Início e Fim (opcional). Sem data-fim, o contrato roda até você cancelar.
Aparelhos e serviços: o molde de cada O.S.
Esta é a parte que faz a diferença. Para cada aparelho do contrato você monta um molde completo: o Serviço/defeito e os itens de serviço e peça, com preço e garantia. Quando o ciclo chega, a O.S. nasce pronta — não é um lembrete em branco esperando alguém digitar.
Um contrato pode ter vários aparelhos, e cada um gera a sua própria O.S. a cada ciclo. Os dois compressores da Metalúrgica Serrana viram duas O.S. por trimestre, com moldes que podem inclusive ser diferentes.
Os aparelhos oferecidos são só os do cliente escolhido — por isso a ordem dos campos importa: escolha o cliente primeiro.
O que acontece quando o ciclo chega
O sistema roda diariamente e, na data devida, faz duas coisas:
- Abre uma O.S. por aparelho, com o molde preenchido, marcando a data devida como previsão de entrega.
- Emite a cobrança do ciclo, quando o contrato tem valor — um título a receber no financeiro, no nome do cliente, vencendo na data da ocorrência. Com valor zero, nada é emitido.
A geração acontece com alguns dias de antecedência, e não no dia exato: a ideia é que a O.S. já esteja na fila quando a data chegar, e não que ela apareça no mesmo instante em que o técnico deveria sair.
No detalhe do contrato, o bloco OSs geradas lista tudo que já foi criado, com link para cada uma. A coluna Próxima geração, na lista, mostra quando é a próxima.
Pausar, retomar, cancelar
O contrato tem quatro situações: Ativo, Pausado, Cancelado e Concluído — este último quando ele passa da data-fim.
- Pausar — para de gerar. O cliente pediu para suspender a manutenção por dois meses.
- Retomar — volta a gerar a partir de hoje. Ele não cria retroativamente as O.S. dos ciclos que passaram durante a pausa, e é assim de propósito: ninguém quer três revisões atrasadas caindo de uma vez na fila.
- Cancelar — para de gerar definitivamente.
Em todos os casos, as O.S. já geradas são preservadas — as telas de confirmação dizem isso. O contrato é o gerador; o que ele gerou já tem vida própria, inclusive as cobranças emitidas.
Uma consequência que vale saber
A O.S. gerada por contrato entra na fila como qualquer outra, com um detalhe: quando o cliente está bloqueado ou acima do limite de crédito, a abertura automática não é barrada. A verificação existe no atendimento humano — no balcão e na entrega —, não na rotina que roda de madrugada. O bloqueio continua valendo na hora de entregar o aparelho.
Com o que isto se conecta
- Ordens de Serviço — o que o contrato gera, e onde o trabalho acontece.
- Aparelhos — os equipamentos cobertos precisam estar cadastrados no cliente.
- Serviços — a tabela que abastece os moldes.
- Financeiro — o título a receber emitido a cada ciclo.
- Atendimento externo — a manutenção que exige visita ao cliente.
Para onde ir depois
- Ordens de Serviço — o fluxo da O.S. gerada.
- Financeiro — as contas a receber e a agenda de vencimentos.
- Atendimento externo e visitas — quando a manutenção é em campo.
Resumindo: cadastre o contrato com os aparelhos do cliente e o molde de serviço de cada um, escolha a periodicidade e informe o valor do ciclo (ou zero, para não faturar). O sistema abre as O.S. com antecedência e emite a cobrança sozinho — e pausar, retomar ou cancelar nunca apaga o que já foi gerado.