A tela Cadastros reúne quatro listas curtas que o resto do sistema consulta na hora de classificar alguma coisa. Nenhuma delas é grande; juntas, são o que transforma "cancelado" em "cancelado por quê" — e é essa diferença que aparece nos relatórios seis meses depois.
Cada uma é uma aba, e todas são por loja: cada unidade define os seus.
Motivos
Motivo é a classificação de um evento que fugiu do curso normal. Ao criar, você escolhe a que tipo ele pertence:
- Cancelamento — por que a O.S. ou a venda foi cancelada.
- Perda — por que uma peça saiu do estoque sem venda.
- Ajuste — por que a contagem do estoque foi corrigida.
- Devolução — por que a mercadoria voltou.
- Encerramento de chamado — como aquele contato terminou.
O nome precisa ser único dentro do mesmo tipo, mas o mesmo nome pode existir em tipos diferentes. Escreva motivos que você quer contar depois: Cliente desistiu do valor, Peça sem reposição, Aparelho sem conserto. "Outros" resolve o preenchimento e não resolve nada na hora de analisar.
O motivo aparece na tela do evento — no cancelamento da O.S., na baixa de perda do estoque, no ajuste do inventário, na devolução do PDV, no encerramento do chamado.
Garantias
Garantias padrão são presets de prazo, para você não redigitar "90 dias" em cada item. Cada uma tem:
- Nome da garantia — como você a chama internamente.
- Prazo (dias).
- Aplica-se a — Serviço, Peça ou Serviço e peça.
O Aplica-se a existe porque as duas coisas costumam ter prazos diferentes na mesma loja: a peça vem com a garantia do fabricante, a mão de obra tem a sua. Uma oficina típica cadastra Padrão mão de obra — 90 dias — Serviço e Peça de reposição — 30 dias — Peça.
Vale ter clara a hierarquia de prazos no sistema, porque são três lugares:
- O prazo cadastrado no serviço, em Serviços, é o que prevalece para aquele serviço.
- Os prazos padrão da loja, em Configurações › Lojas, valem para os itens sem prazo próprio.
- Estas garantias cadastradas são os presets reutilizáveis que você aplica onde precisa.
Estados de conservação
Esta lista serve à venda de aparelhos: é ela que classifica a unidade que entra no seu estoque de novos e seminovos. Novo lacrado, Vitrine, Seminovo — excelente, Seminovo — com marcas de uso são exemplos do tipo de coisa que entra aqui.
Se a sua loja não vende aparelhos, esta aba não tem uso — deixe vazia.
Prioridades
Prioridade é o que ordena a fila de trabalho. Cada uma tem:
- Nome — Normal, Urgente, Garantia.
- Cor — escolhida entre as cores do sistema, e é o que faz o card saltar no quadro.
- Ordem — número que decide a posição na fila: maior aparece primeiro.
- Prioridade padrão — aplicada a toda O.S. aberta sem prioridade escolhida.
A prioridade é usada tanto na ordem de serviço quanto no chamado. Marcar uma como padrão evita o cenário mais comum: metade da fila sem prioridade nenhuma, e o quadro ordenado por acaso.
Ao excluir uma prioridade, a tela avisa que as O.S. que a usam ficam sem prioridade — elas não são apagadas, apenas perdem a marcação. Se a intenção é apenas parar de usar, desmarque Ativo.
Com o que isto se conecta
- Ordens de Serviço — prioridade na abertura, motivo no cancelamento, garantia na entrega.
- Chamados — prioridade e motivo de encerramento.
- Estoque — motivos de perda e de ajuste, usados na baixa e no inventário.
- PDV — motivo de cancelamento e de devolução.
- Aparelhos à Venda — o estado de conservação da unidade.
Para onde ir depois
- Serviços — a garantia por serviço, que prevalece sobre a da loja.
- Lojas — os prazos de garantia padrão e as demais políticas.
- Ordens de Serviço — onde a maioria destas listas é usada.
Resumindo: cadastre motivos específicos o bastante para valerem um relatório, garantias padrão separadas por serviço e peça, estados de conservação se você vende aparelhos, e prioridades com cor e ordem — marcando uma como padrão. São listas pequenas que decidem a qualidade da sua informação depois.