Você não precisa dar baixa manual a cada venda: o Balancinho já faz isso sozinho. A questão é que a baixa automática depende de uma condição só — o item vendido precisa ser um produto cadastrado. Este artigo explica quando a baixa acontece, quando não acontece, e o que fazer nesse segundo caso.
Quando o estoque baixa sozinho
Em duas situações:
- Venda no PDV — ao finalizar a venda, cada produto do carrinho sai do estoque automaticamente, na quantidade vendida.
- Lançamento com operação Venda — em Vendas e Despesas, ao registrar um lançamento com operação Venda e itens escolhidos da lista de produtos, o estoque também é baixado.
O caminho inverso vale igual: um lançamento com operação Compra soma ao estoque, porque é assim que a mercadoria entra. Na operação Outros, você mesmo escolhe a direção do estoque no formulário.
Cada baixa vira uma linha no histórico em Estoque, ligada à venda que a originou — é lá que você confere item por item se algum número não bater.
Serviços não movimentam estoque
Se o item estiver cadastrado como Serviço, ele é ignorado na baixa. Serviço não tem quantidade para acabar, então nada é descontado — mesmo aparecendo na venda normalmente.
Por que o item avulso não baixa nada
No PDV você pode vender um item avulso: em vez de escolher da lista, você digita o nome e o valor na hora. É prático para o que você vende uma vez só, mas tem uma consequência que costuma pegar as pessoas de surpresa.
Item avulso não desconta estoque. Não é uma falha: ele não está ligado a nenhum cadastro, então não existe uma quantidade para o Balancinho descontar. Vender "conjunto masculino" digitado na hora não faz o Balancinho saber de qual conjunto você está falando.
Se o seu estoque nunca diminui, quase sempre é este o motivo: as vendas estão saindo como avulsas. A correção é cadastrar os itens em Produtos/Serviços e passar a escolhê-los na venda. Com o item cadastrado você ganha, de uma vez:
- a baixa automática de estoque a cada venda;
- o nome do produto no recibo que você envia ao cliente;
- o item nos relatórios de mais vendidos e na conta da sua margem de lucro.
Um atalho para quem vende muito item repetido: cadastre uma vez com preço padrão e use o código de barras no PDV. Fica mais rápido do que digitar o avulso.
Quando o número não bate
Se a quantidade parecer errada, verifique nesta ordem:
- O item está cadastrado como Produto (e não como Serviço)?
- A venda foi feita escolhendo o item da lista, ou digitada como avulso?
- O estoque inicial do produto foi informado no cadastro ou lançado como entrada?
- No histórico de Estoque, a movimentação daquela venda aparece?
Uma coisa que o Balancinho não faz é impedir a venda por falta de estoque: se você vender mais do que tem, a venda passa e a quantidade fica negativa. Isso é intencional — travar o caixa por causa de um cadastro desatualizado atrapalharia mais do que ajuda. O número negativo é justamente o aviso de que o cadastro precisa de um acerto.
Para onde ir depois
- Estoque — como registrar entradas e saídas manuais (compras, perdas, ajustes).
- Produtos e Serviços — como cadastrar os itens e informar o estoque inicial.
- PDV — como vender no ponto de venda usando o catálogo e o leitor de código de barras.
Resumindo: o estoque baixa sozinho toda vez que você vende um produto cadastrado, seja no PDV ou em um lançamento de venda; item avulso e serviço não movimentam estoque; e se o número nunca cai, o mais provável é que as vendas estejam saindo como avulsas.