Más de una persona puede trabajar en la misma cuenta, cada una con un rol que define lo que puede hacer. La regla es simple: lo que no tiene vuelta atrás, envía respuestas fuera de la cuenta o vale para la cuenta entera queda con el dueño. En Clínica Vitta, en Bogotá, la Dra. Helena es la dueña, la recepcionista Julia arma y ajusta las fichas como Editor y la socia Paula sigue las respuestas como Lector.
Qué puede hacer cada rol
Lector — consulta
- Ve los formularios y abre la pestaña Editar, con todo bloqueado para edición.
- Lee las respuestas y las respuestas incompletas, y descarga el PDF de una respuesta.
- Ve el Panel y Analytics.
- No cambia nada, no exporta respuestas y no ve el menú Plantillas.
Editor — trabaja en los formularios y las respuestas
Todo lo que hace el Lector, y además:
- Crea formularios, incluso a partir de una plantilla en Plantillas; edita, publica, duplica, organiza en carpetas, restaura versiones, desactiva y reactiva.
- Cambia la configuración del formulario: límite y cierre, avisos de respuesta, seguimiento, PDF, apariencia, logo y alias del enlace.
- Comparte: crea invitaciones de un solo uso y códigos QR.
- Gestiona las respuestas: marca como leída, agrega etiquetas y nota interna, archiva, envía a la papelera y restaura.
- Exporta las respuestas.
Dueño — la cuenta
Todo lo que hace el Editor, y lo que solo él hace:
- Eliminar un formulario.
- Eliminar respuestas definitivamente (de la papelera, una a una o en lote) y eliminar respuestas incompletas.
- Definir la conservación de las respuestas de cada formulario.
- Cambiar Avisar también a, en la tarjeta "Avisos de respuesta": quién más recibe las respuestas por correo. El Editor guarda el resto de la tarjeta, pero no esa lista.
- La pestaña Integraciones del formulario (webhooks y Google Sheets) y Configuración › Google Sheets.
- En Configuración: Usuarios, Marca, Dominio propio, Datos Fiscales, Privacidad, Planes, Métodos de Pago, Facturas y Zona de riesgo.
- El menú Registros.
Todos, en cualquier rol, cuidan su propio perfil y ven Dónde estoy conectado.
El dueño es quien creó la cuenta. Nadie cambia el rol del dueño ni lo elimina, y no existe transferencia de propiedad de la cuenta ni de formularios.
Invitar a una persona
- En Configuración › Usuarios, haz clic en Invitar persona.
- Completa el Correo y elige el Rol: Editor o Lector.
- Haz clic en Enviar invitación.
La persona recibe un correo con un enlace válido por 7 días. El enlace abre la página Entrar en el equipo, donde escribe su nombre, crea la contraseña, acepta los términos y hace clic en Crear contraseña y entrar en el equipo. El correo queda confirmado, porque el enlace prueba que lo recibió; después de eso, entra por el inicio de sesión normal.
Cada correo pertenece a una sola cuenta. Si el correo invitado ya tiene cuenta en WiseData Forms, ves el mismo "Invitación enviada" de siempre, y la persona recibe un correo que explica por qué no puede entrar, sin enlace. Para que entre al equipo, invita otro correo suyo.
Invitaciones pendientes
Mientras nadie acepte, la invitación aparece en Invitaciones pendientes, con Correo, Rol y Válida hasta (o Vencida, pasados los 7 días).
- Reenviar envía un enlace nuevo; el anterior deja de funcionar. Úsalo cuando Julia dice que no encontró el correo o cuando la invitación venció.
- Cancelar invalida el enlace enviado.
- Invitar de nuevo el mismo correo reemplaza la invitación pendiente, incluido el rol.
Cambiar el rol
En la lista Personas de la cuenta, cambia el rol en la columna Rol. Vale en la próxima acción de la persona, sin que tenga que salir y volver a entrar.
Eliminar a una persona
Eliminar, en la fila de la persona, corta el acceso al instante: sus sesiones se cierran y su usuario se elimina. Lo que hizo en la cuenta permanece, y en Registros aparece como "Usuario eliminado". La persona recibe un correo de aviso. Su correo queda libre: para volver, necesita una nueva invitación.
Las invitaciones, las entradas al equipo, los cambios de rol y las eliminaciones quedan en Registros, en la categoría Cuenta.
Adónde ir después
- Registros (colección Seguridad y privacidad) — qué hizo cada persona del equipo y cuándo.
- Webhooks y Google Sheets (colección Integraciones) — las integraciones que solo configura el dueño.
- Conservación de las respuestas (colección Seguridad y privacidad) — otra decisión que queda con el dueño.
En resumen: el Lector consulta formularios, respuestas y análisis; el Editor crea, edita, publica, gestiona y exporta; el dueño hace el resto — eliminar definitivamente, integraciones, conservación, Avisar también a, Registros y la configuración de la cuenta. Las invitaciones salen de Configuración › Usuarios, valen 7 días y se pueden reenviar o cancelar; cambiar el rol vale al instante y eliminar a alguien borra su usuario sin borrar el historial.