Clientes y proveedores es la agenda de a quién paga la empresa y de quién cobra. En la empresa, todo gasto necesita un proveedor y todo ingreso, un cliente. Ese vínculo es lo que permite responder "¿cuánto me debe todavía este cliente?" y "¿cuánto le pagué a este proveedor en el año?". En el espacio personal el registro también existe, pero es opcional.
El Estúdio Aurora, de Marina, atiende a Café Serra Azul Ltda, un cliente brasileño, y paga cada mes a Adobe, un proveedor del exterior.
Registrar
En Registros › Clientes y proveedores, haz clic en Nuevo Proveedor/Cliente. El formulario tiene estos bloques:
General
- Tipo — Proveedor o Cliente.
- País — decide si el registro es brasileño o del exterior.
- Estado — activo o inactivo.
Identificación
- Para Brasil: CNPJ/CPF, Nombre / Razón social y Nombre comercial. El documento se verifica; un CPF o CNPJ con dígito incorrecto no pasa.
- Para el exterior: Identificación Extranjera, como el número de registro fiscal del país, y el nombre.
Contacto, dirección y datos fiscales
Correo electrónico, Teléfono y WhatsApp; Código postal, Calle, Número, Complemento, Barrio, Estado y Ciudad; y, para Brasil, Inscripción Estatal (IE), Inscripción Municipal (IM) y Régimen tributario (MEI, Simples Nacional, Lucro Presunto o Lucro Real). Por último, Notas.
Completar por el CNPJ
Escribe el CNPJ y haz clic en Buscar. El sistema consulta la Receita Federal y completa la razón social, el nombre comercial, la dirección y, cuando corresponde, el régimen MEI o Simples. Revisa y completa lo que falte, como correo y teléfono.
Marina escribe el CNPJ de Café Serra Azul, hace clic en Buscar y solo agrega el correo del área financiera del cliente.
El mismo documento como cliente y proveedor
No se puede registrar el mismo CNPJ dos veces como cliente. Pero la misma empresa puede ser cliente y proveedora a la vez: en ese caso tiene un registro de cada tipo.
Registrar sin salir del registro contable
En el formulario de gasto o ingreso, en el campo Proveedor/Cliente, escribe un nombre que todavía no existe y usa la opción de crear. El registro se crea con el nombre, y completas el resto después en Clientes y proveedores.
Desactivar en lugar de borrar
En el menú de la fila, Desactivar saca el registro de las listas de selección, pero los registros antiguos siguen vinculados a él. Para volver a usarlo, Activar. La lista tiene búsqueda por nombre o documento y filtros por tipo y estado.
Importar por planilla y exportar
El botón Importar trae clientes y proveedores desde una planilla CSV o Excel, con el mismo asistente de mapeo de los gastos. La exportación de la lista forma parte de los planes Pro y Enterprise.
Quién puede registrar
En una empresa, Miembro, Admin y Propietario registran y editan. Visualización solo consulta.
Dónde aparece esto en el resto del sistema
- Gastos e Ingresos — el proveedor es obligatorio en el gasto de la empresa, y el cliente, en el ingreso.
- Recibos — el recibo se emite a un cliente de aquí.
- NFS-e — el tomador de la factura es un cliente de aquí. Para un cliente del exterior, la factura usa la identificación extranjera y el país.
- Informes y Wisebot — principales clientes, principales proveedores y cuánto debe o recibió cada uno.
A dónde ir después
- Gastos e ingresos (empresa) — registrar vinculando cada cuenta al registro correcto.
- Facturas y cobros — emitir el recibo al cliente.
- NFS-e — emitir la factura de servicio al cliente.
En resumen: registra cada cliente y proveedor con su tipo y su país; para Brasil, usa Buscar con el CNPJ; desactiva lo que ya no usas. En la empresa, todo gasto pide un proveedor y todo ingreso, un cliente.