El espacio Empresa es donde viven las finanzas de tu empresa, separadas de tus finanzas personales. Allí están las cuentas de la empresa, los ingresos y gastos, los recibos y las notas fiscales, la nómina, los impuestos, los préstamos e informes como el estado de resultados. Este artículo te lleva desde la creación de la empresa hasta un primer mes con números confiables.
El espacio Empresa forma parte del plan Enterprise y también está disponible durante el período de prueba.
Para el ejemplo seguiremos a Marina, que ya usa Finances para lo personal y va a registrar Estúdio Aurora, su estudio de diseño.
Crea la empresa
Mientras no tengas ninguna empresa, la barra lateral muestra el botón Nueva empresa, en la parte inferior. Después, las empresas nuevas se crean en Configuración › Empresas › Agregar Nueva Empresa.
El asistente tiene cuatro pasos:
- Añadir Nueva Empresa: elige entre Empresa Brasileña y Empresa Extranjera e informa el nombre comercial, la razón social y el CNPJ (o la identificación fiscal, si es extranjera). Con el CNPJ completado, el botón Buscar consulta la Receita Federal de Brasil y completa el resto por ti.
- Datos de la Empresa: régimen tributario (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real o MEI), registro estatal, registro municipal, dirección, correo, teléfono y moneda principal.
- Segmento y Tamaño: el segmento (Comercio, Servicios, Industria, Tecnología u Otros) y el tamaño (Micro, Pequeña, Mediana o Grande).
- Resumen y Confirmación: revisa todo y créala.
Marina escribió el CNPJ de Estúdio Aurora, hizo clic en Buscar y solo tuvo que revisar la dirección y elegir Servicios y Micro.
El plan incluye una empresa. Si creas otra, Finances muestra el precio del asiento adicional y pide confirmación antes de cobrar.
Alterna entre lo personal y la empresa
Arriba de la barra lateral, el selector Cuenta activa cambia entre tus finanzas personales y las empresas. Al entrar en la empresa, el menú cambia: aparecen los grupos Fiscal (Recibos, NFS-e, Grupos Fiscales, Automatizaciones, Impuestos) y Gestión (Empleados, Préstamos), y los informes suman Flujo de Caja, Estado de Resultados, Financiero e Impuestos.
Nada se mezcla entre los dos lados. Si pagas una cuenta de la empresa con dinero de tu bolsillo, regístrala en la empresa y registra el reembolso. No la registres en lo personal.
El primer paso de verdad: la cuenta de la empresa
Todo movimiento sale de una cuenta o entra en una cuenta. Por eso, antes de cualquier ingreso o gasto, ve a Registros › Cuentas y registra la cuenta bancaria de la empresa con el saldo de hoy. Si la empresa tiene tarjeta de crédito, regístrala también.
Marina registró la Conta PJ Inter con R$ 38.000, una cuenta de reserva para impuestos y la tarjeta Cartão Inter Empresas, con límite de R$ 15.000, vencimiento el día 15 y cierre 8 días antes.
El detalle de cada campo está en el artículo de cuentas y transferencias de la empresa.
Configura el resto, en este orden
Cada paso de abajo habilita algo en los informes. Hacerlos en orden evita retrabajo.
- Impuestos, en Configuración › Impuestos: registra los tipos de impuesto de la empresa (ISS, DAS, IRPJ, INSS…) con tasa y clasificación en el estado de resultados. Sin ellos, el estado de resultados no descuenta ningún impuesto y la nómina no calcula INSS ni IRRF.
- Clientes y proveedores, en Registros: quién te paga y a quién pagas. Recibos, NFS-e y préstamos usan este registro.
- Categorías: revisa las categorías predeterminadas y crea las que falten. La categoría decide en qué línea del estado de resultados cae cada movimiento.
- Empleados, en Gestión › Empleados: si la empresa tiene equipo, registra a las personas con su salario para generar la nómina del mes.
- Personalización, en Configuración: el logo y el color que salen en los recibos en PDF. Vale para los documentos generados, no para la pantalla del sistema.
- Usuarios, en Configuración: invita al socio, a quien lleva las finanzas y al contador, cada uno con el rol adecuado.
- Notificaciones, en Cuenta › Notificaciones: elige dónde llegan los recordatorios de vencimiento. Solo el propietario lo configura.
Empieza a registrar
Con la cuenta y los registros listos, el día a día es este:
- Movimientos › Gastos e Ingresos: lo que la empresa paga y cobra, con vencimiento, competencia y categoría. Marina registró el alquiler de R$ 3.200 de Imobiliária Centro como gasto recurrente mensual.
- Fiscal › Recibos: para cobrarle a un cliente y registrar el cobro. El proyecto de R$ 9.000 de Café Serra Azul se convirtió en un recibo en 3 cuotas.
- Fiscal › NFS-e: para emitir la nota de servicio, si la empresa la necesita.
- Importaciones › Importar OFX: para traer el extracto del banco en lugar de escribir todo.
Dónde seguir los números
- Panel: el panel de la empresa reúne saldo, entradas y salidas, cuentas por vencer, próximos impuestos, nómina, préstamos y cobros por cliente.
- Informes › Flujo de Caja: el dinero que entró y salió, y la previsión de lo que viene.
- Informes › Estado de Resultados: si la empresa tuvo ganancia en el mes.
- Wisebot: pregunta en lenguaje natural, como "¿cuánto pagué de impuestos este año?".
Adónde ir después
- Cuentas y transferencias de la empresa: los campos de la cuenta y cómo mover dinero entre cuentas.
- Gastos e ingresos de la empresa: el registro del día a día en detalle.
- Impuestos: los tipos de impuesto y las guías.
- Multiempresa, usuarios y permisos: invitar al equipo y entender los roles.
En resumen: crea la empresa con el asistente (el CNPJ completa casi todo), cámbiate a ella en el selector Cuenta activa, registra la cuenta bancaria con el saldo de hoy, configura impuestos, registros, categorías, equipo y personalización, y empieza a registrar.