El módulo de préstamos sigue toda deuda de la empresa que se paga en cuotas: préstamo bancario, financiamiento, leasing, capital de trabajo, líneas de crédito públicas, consorcio y también fraccionamientos de impuestos. Para cada contrato ves cuánto pagaste, cuánto falta y cuándo vence la próxima cuota. Cada pago sale de la cuenta con los intereses separados del principal, porque solo los intereses son costo. El principal es la devolución del dinero prestado.
El camino es Gestión › Préstamos. La página se llama Préstamos y Financiamientos.
Para el ejemplo usaremos Estúdio Aurora, el estudio de diseño de Marina. Tomó R$ 30.000 de capital de trabajo en Banco Inter, al 1,5% mensual, en 12 cuotas mensuales, y el dinero entró en la Conta PJ Inter el 5 de octubre.
Registra el contrato
Haz clic en Nuevo préstamo. El formulario se abre en una página propia, con estos campos:
- Título y Tipo. El tipo puede ser préstamo, financiamiento, leasing, CDC (crédito al consumidor), capital de trabajo, Pronampe, programa gubernamental (BNDES, FCO, etc.), anticipo de cuentas por cobrar, sobregiro, microcrédito, consorcio, crédito rural u otro.
- Acreedor: quién concedió el crédito. La búsqueda se hace en tus Clientes y proveedores. Si el acreedor todavía no está registrado, escribe el nombre y usa la opción para registrarlo ahí mismo. En un fraccionamiento de impuestos, el acreedor es la autoridad tributaria o la alcaldía.
- Número de Contrato.
- Cuenta vinculada: la cuenta en la que entró el dinero y de la que salen las cuotas.
- Acreditar el valor recibido en la cuenta y Fecha de recepción, explicados más abajo.
- Valor Total, Tasa de Interés y Tipo de Interés (mensual o anual).
- Fecha de Inicio, Frecuencia de Pago (mensual, quincenal, trimestral, semestral o anual), Día de Pago y Total de Cuotas.
- Valor de la Cuota, con la opción Calcular cuota automáticamente.
- Fecha de Término, Moneda, Tipo de Garantía (inmueble, vehículo, equipo, inversión financiera, avalista o garante, u otra), Descripción de la Garantía, Contrato (Archivo) y Observaciones.
Atención a la Fecha de Inicio: es la fecha del contrato, no la de la primera cuota. La primera cuota vence un período después, y el formulario muestra esa fecha justo debajo del campo, antes de guardar. Marina informó el 5 de octubre, mensual, día de pago 5, y el formulario avisó: 1ª cuota vence el 05/11/2026.
Con el cálculo automático, la cuota sigue el sistema francés (tabla Price), con valor fijo. Para R$ 30.000 al 1,5% mensual en 12 cuotas, la cuota de Marina quedó en R$ 2.750,40. Si el banco informó otro valor, desactiva el cálculo y escribe el valor del contrato.
El dinero que entró en la cuenta
Con Acreditar el valor recibido en la cuenta marcado, el Valor Total entra en el saldo de la cuenta vinculada en la Fecha de recepción. La Conta PJ Inter de Marina subió R$ 30.000 el 5 de octubre.
Esa entrada no es ingreso: un préstamo es deuda, así que aparece en el extracto de la cuenta, pero queda fuera del estado de resultados y de los informes de ingresos. Si ya registraste esa entrada a mano, desmarca la opción, o el dinero contará dos veces en el saldo.
Un contrato que ya se venía pagando
Si estás registrando un contrato antiguo, edítalo después de guardarlo e informa las Cuotas Pagadas y el Valor Restante de hoy. Solo se puede mientras no haya ningún pago registrado en Finances. A partir del primer pago, esos dos números se calculan a partir de los pagos.
Sigue en la lista
La lista muestra descripción, tipo, valor total, valor de la cuota, saldo pendiente, progreso (3 de 12 cuotas pagadas) y estado. Puedes buscar por descripción, institución o contrato y filtrar por estado.
Los estados son Activo, Atrasado, Renegociado y Pagado. Los tres primeros los eliges al editar, para marcar la situación del contrato. Pagado llega solo, cuando se paga la última cuota, y solo se quita revirtiendo una cuota.
Paga una cuota
En el menú de la fila, haz clic en Pagar cuota (el número de la cuota aparece en el botón). La ventana de pago muestra el valor de la cuota, cuánto es Principal, cuánto es Interés y la fecha programada, y pide:
- Fecha de Pago.
- Método de Pago.
- Cuenta: viene completada con la cuenta vinculada, pero puede ser otra.
- Observaciones.
Los intereses se calculan sobre el saldo pendiente del momento. En la primera cuota de Marina, de R$ 2.750,40, los intereses fueron R$ 450,00 (1,5% de R$ 30.000) y el principal R$ 2.300,40.
Al confirmar:
- La cuota completa, R$ 2.750,40, sale del saldo de la cuenta en la fecha del pago.
- Los intereses se convierten en un gasto pagado en la categoría de sistema Préstamos, que el estado de resultados trata como gasto financiero.
- El principal reduce el saldo pendiente, que baja a R$ 27.699,60, y no se convierte en gasto.
- La próxima cuota pasa al período siguiente.
Por eso el estado de resultados no muestra todo el préstamo como costo: el costo de pedir R$ 30.000 prestados son los intereses, y es lo único que reduce el resultado.
Detalles, contrato y reverso
En Ver detalles encuentras todos los datos del contrato, la garantía, el archivo del contrato para descargar y el Historial de Pagos, con fecha, principal, interés, total y cuenta de cada cuota.
¿Pagaste por error? Usa Revertir cuota en el historial. El valor vuelve a la cuenta en la fecha del pago original, se elimina el gasto de intereses, y el saldo pendiente y las cuotas pagadas vuelven a lo que eran.
Solo se puede revertir la última cuota pagada. Revertir una del medio obligaría a recalcular los intereses de las siguientes, que ya entraron en meses cerrados. Si el error fue en una cuota antigua, revierte desde la más reciente hacia atrás hasta llegar a ella.
Un contrato con una cuota pagada no se puede eliminar. Sin pagos, eliminarlo deshace la acreditación del valor recibido, con un movimiento de reverso en el extracto.
Fraccionamiento de impuestos
Cuando la empresa negocia impuestos atrasados en un fraccionamiento, registra el acuerdo aquí, con la autoridad tributaria como acreedor. Luego ve a Fiscal › Impuestos y vincula las guías atrasadas a ese fraccionamiento. Salen de cuentas por pagar, y el detalle del contrato muestra la sección de impuestos incluidos en el fraccionamiento.
Eliminar el fraccionamiento devuelve esas guías a pendiente.
Recordatorios de vencimiento
El propietario de la empresa recibe recordatorios de las cuotas: tres días antes del vencimiento, el mismo día, y un aviso cuando la cuota pasa de la fecha. Los canales (correo, WhatsApp y dentro del sistema) se eligen en Cuenta › Notificaciones. Pagar la cuota reinicia los recordatorios para la siguiente.
Cómo se conectan los préstamos con el resto
- Cuentas: el valor recibido entra en la cuenta vinculada, y cada cuota sale de ella, o de la cuenta que elijas.
- Gastos y Estado de resultados: los intereses de cada cuota aparecen como gasto de la categoría Préstamos, en el resultado financiero.
- Flujo de Caja: la cuota completa es una salida de caja en la fecha del pago.
- Clientes y proveedores: el acreedor es un registro de allí.
- Impuestos: las guías atrasadas pueden vincularse a un fraccionamiento.
- Panel: la tarjeta de préstamos muestra el saldo pendiente, las cuotas restantes y la próxima cuota.
Quién puede hacer qué
Todos los roles de la empresa, incluido el Visualizador, ven los contratos y sus detalles. Registrar, editar, pagar, revertir y eliminar requiere el rol de Miembro o superior.
Adónde ir después
- Impuestos: vincular guías atrasadas a un fraccionamiento.
- Estado de resultados gerencial: cuánto pesan los intereses en el resultado.
- Flujo de caja: el efecto de las cuotas en la caja del mes.
- Notificaciones: elegir dónde llegan los recordatorios de cuota.
En resumen: registra el contrato con acreedor, tasa y cuotas, acredita el valor recibido en la cuenta, paga cada cuota (los intereses se convierten en gasto y el principal reduce la deuda), revierte la última si te equivocas y vincula las guías de impuestos al fraccionamiento que las absorbió.