En Finances, un mismo inicio de sesión reúne tus finanzas personales y las empresas de las que formas parte, ya sea como dueño o como invitado. Cada empresa tiene sus propios datos, sus propias cuentas y su propio equipo. Este artículo muestra cómo alternar entre ellas, agregar empresas, invitar personas y elegir qué puede hacer cada una.
Tener empresas e invitar usuarios forma parte del plan Enterprise. Quien es invitado a una empresa usa el plan de su propietario, así que no necesita una suscripción propia.
Para el ejemplo usaremos a Marina, propietaria de Estúdio Aurora, que quiere sumar a su socio, a su asistente financiera y a su contador.
Alterna entre lo personal y las empresas
Arriba de la barra lateral, el selector Cuenta activa muestra dónde estás y lista todo a lo que tienes acceso, en tres grupos:
- Cuentas personales: tus finanzas personales y las de quien las haya compartido contigo.
- Empresas — Propietario: las empresas que son tuyas.
- Empresas — Colaborador: las empresas a las que te invitaron, con tu rol al lado.
Elige una, y el menú, los movimientos y los informes pasan a ser de esa cuenta. Nada se mezcla: un gasto registrado en Estúdio Aurora no aparece en las finanzas personales de Marina.
Agrega y archiva empresas
Las empresas están en Configuración › Empresas, que lista cada una con tu rol y las marcas Actual, Compartida o Solo lectura.
Para crear otra, haz clic en Agregar Nueva Empresa. El registro tiene cuatro pasos: Añadir Nueva Empresa, Datos de la Empresa (nombre comercial, razón social, identificación fiscal, régimen tributario, dirección, moneda principal), Segmento y Tamaño y Resumen y Confirmación.
Enterprise ya incluye una empresa. Cada empresa adicional cobra un asiento de R$ 89,90 por mes (o R$ 1.078,80 por año, en el plan anual), sumado a la suscripción. Antes de crearla, Finances muestra el valor y pide confirmación. El primer cobro es proporcional a los días que faltan del ciclo y ocurre en el momento. Después se renueva junto con la factura de Enterprise.
Marina abrió Aurora Eventos como segunda empresa y confirmó el asiento de R$ 89,90 por mes.
Para dejar de pagar por una empresa, usa Archivar. Los datos se conservan, la empresa queda en modo Solo lectura y recibes en el momento un crédito proporcional del asiento. Reactivar vuelve a hacer editable la empresa y, si es adicional, vuelve a cobrar el asiento. Solo el propietario archiva y reactiva.
Eliminar para siempre es otra cosa: está en Configuración › Zona peligrosa, borra la empresa y todos sus datos, no se puede deshacer y solo el propietario puede hacerlo.
Invita usuarios
En Configuración › Usuarios, haz clic en Invitar Usuario y completa:
- Nombre completo, Correo electrónico y Teléfono.
- Perfil de acceso: Administrador, Miembro o Visualizador.
- Permitir acceso a las finanzas personales y Rol en las finanzas personales: solo aparecen para el propietario. Mira la sección sobre ese acceso, más abajo.
Si el correo todavía no tiene cuenta en Finances, la persona recibe una invitación para crear su contraseña. Mientras no lo haga, aparece en la lista con la marca Pendiente. Si ya tiene cuenta, recibe un aviso de que fue agregada, y la empresa aparece en su selector en Empresas — Colaborador.
Marina invitó a tres personas:
- Bruno, el socio, como Administrador.
- Júlia, la asistente financiera, como Miembro, para registrar cuentas, pagar la nómina y emitir recibos.
- Paulo, el contador, como Visualizador, para consultar todo sin tocar nada.
En la lista, Editar cambia el rol y Eliminar saca a la persona de la empresa. Al ser eliminada, pierde en el momento el acceso a la empresa y a las finanzas personales que hubieras compartido a través de ella.
Qué puede hacer cada rol
Visualizador
Solo lee: ve movimientos, cuentas, nómina, impuestos, préstamos, notas fiscales, informes y el estado de resultados. No crea, no edita ni exporta nada, y no entra en Configuración.
Miembro
Hace el trabajo del día a día: registra y paga ingresos y gastos, hace transferencias, registra clientes, proveedores, cuentas y categorías, procesa y paga la nómina, registra y paga impuestos, gestiona préstamos y recibos, emite NFS-e y exporta informes. En Configuración, se ocupa de Impuestos, Cargos y Departamentos y Personalización. No cambia los datos de la empresa ni el equipo.
Administrador
Todo lo que hace el Miembro, más Datos de la Empresa, Usuarios (invitar, editar y eliminar) y la configuración de la NFS-e.
Propietario
Es quien creó la empresa y paga su suscripción. Solo él:
- configura las Notificaciones de la empresa;
- comparte sus propias finanzas personales con el equipo;
- archiva, reactiva y elimina la empresa;
- transfiere la propiedad.
Cada empresa tiene un único propietario. Nadie es invitado como propietario: ese rol solo cambia de manos por transferencia.
Acceso a tus finanzas personales
Al invitar o editar a alguien, el propietario puede marcar Permitir acceso a las finanzas personales y elegir el Rol en las finanzas personales: Visualizador, Miembro o Administrador. La persona pasa a ver tus finanzas personales, las del propietario, en Cuentas personales, en su selector. En la lista de usuarios, recibe la marca Acceso PF.
Piénsalo dos veces antes de marcarlo. Eso abre todos tus movimientos personales a esa persona, y con el rol de Miembro o Administrador también puede registrar y cambiar datos allí. Al marcarlo, el valor predeterminado es Visualizador, el más seguro.
Marina le dio acceso a Paulo como Visualizador para que preparara su declaración de impuesto sobre la renta sin pedirle extractos. Cuando la declaración estuvo lista, ella desmarcó el acceso, y Paulo siguió con acceso solo a Estúdio Aurora.
Transfiere la propiedad
En Configuración › Usuarios, haz clic en Transferir propiedad. Elige el Nuevo propietario, que debe ser Administrador de la empresa, y confirma con tu contraseña. Tú pasas a ser Administrador.
Si la lista está vacía, asciende a alguien a Administrador antes de transferir.
Cuando Marina decida dejar el día a día del estudio, puede transferir la propiedad a Bruno y seguir en la empresa como Administradora.
Cómo se conecta con el resto
- Suscripción: el plan del propietario cubre a todo el equipo de la empresa, y cada empresa adicional suma un asiento.
- Logs: las invitaciones, los cambios de rol, las eliminaciones y las transferencias quedan registrados en la auditoría de la empresa.
- Notificaciones: los avisos de la empresa, como los recordatorios de cuotas, van al propietario.
- Los demás módulos siguen el rol de cada persona, según la matriz de arriba.
Adónde ir después
- Primeros pasos en la empresa: qué configurar justo después de crear una empresa.
- Notificaciones: cómo el propietario elige los canales de aviso.
- Gastos e ingresos de la empresa: el trabajo que Miembros y Administradores hacen todos los días.
En resumen: cambia de cuenta en el selector Cuenta activa, agrega empresas pagando un asiento por cada empresa extra (y archívala para dejar de pagar), invita a cada persona con el rol que necesita, comparte tus finanzas personales solo cuando tenga sentido y transfiere la propiedad a un Administrador cuando llegue el momento.