En WiseData Finances, una misma cuenta de acceso puede administrar varias empresas y contar con un equipo, en el que cada persona tiene un rol que define exactamente lo que puede ver y hacer. Esta página explica los tres pilares: el control multiempresa, la invitación de usuarios y los roles y permisos.
Varias empresas en el mismo login
Además de tu espacio personal, tu login puede tener acceso a cuantas empresas administres o seas invitado a participar. En Configuración de la empresa → Empresas ves todas a las que tienes acceso. Cada una muestra:
tu rol en esa empresa;
el marcador Actual, en la empresa que está abierta en el momento;
el marcador Compartida, cuando fuiste invitado por otra persona (en lugar de haber creado la empresa).
Tú alternas entre los espacios con el selector de espacio, y creas una nueva empresa con el asistente de registro — la creación de empresas forma parte del plan Enterprise. Las finanzas de cada empresa están totalmente aisladas de las demás y de tu espacio personal.
Invitando usuarios
En Configuración de la empresa → Usuarios, haz clic en Invitar. Indicas el nombre, el e-mail, el teléfono y eliges el rol de la persona. El invitado obtiene acceso a esa empresa — y solo a ella.
En la lista de usuarios, cada persona aparece con su rol y, cuando corresponde, marcadores de Pendiente (invitación aún no aceptada) o e-mail no verificado. En cualquier momento puedes editar el rol de un usuario o quitarlo de la empresa.
Los roles y lo que cada uno puede hacer
Existen cuatro roles. Son acumulativos: cada uno incluye lo que el rol de abajo puede hacer y agrega más.
Lo que puede hacer | Propietario | Administrador | Miembro | Visualizador |
|---|---|---|---|---|
Ver datos financieros e informes | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Registrar y editar finanzas (gastos, ingresos, cuentas, transferencias, préstamos, facturas, presupuestos, metas, categorías, inversiones e impuestos) | ✓ | ✓ | ✓ | — |
Empleados y nómina | ✓ | ✓ | — | — |
Gestionar usuarios (invitar, editar, quitar) | ✓ | ✓ | — | — |
Datos y personalización de la empresa | ✓ | ✓ | — | — |
Plan y cobro | ✓ | — | — | — |
Eliminar la empresa y transferir la propiedad | ✓ | — | — | — |
En resumen:
Propietario — el dueño de la empresa. Puede todo, incluido plan y cobro, eliminar la empresa y transferir la propiedad. Hay un solo propietario por empresa.
Administrador — cuida el día a día completo: finanzas, RR. HH. (empleados y nómina), usuarios y datos de la empresa. No accede a plan y cobro ni elimina/transfiere la empresa.
Miembro — registra y edita las finanzas, pero no accede a RR. HH. (nómina y empleados), no gestiona usuarios y no ve el cobro.
Visualizador — solo consulta los datos e informes, sin crear ni alterar nada.
Por qué la nómina está separada: por involucrar salarios y datos sensibles del equipo, empleados y nómina quedan restringidos al propietario y al administrador — un miembro que registra gastos e ingresos no ve esa información.
Transfiriendo la propiedad
Si la empresa necesita cambiar de dueño, el propietario actual puede transferir la propiedad a otro usuario, mediante la acción disponible en la fila del propietario, en la lista de usuarios. A partir de ahí, quien la recibe pasa a tener el rol de propietario, con todas sus atribuciones.
Acceso a las finanzas personales (atención a la privacidad)
En algunos casos — como un contador de confianza — puedes querer que un usuario también acceda a tus finanzas personales, y no solo a las de la empresa. Este permiso especial solo puede concederlo el propietario, mediante una opción en la invitación.
Por tratarse de datos personales, al activarlo el sistema muestra un aviso de privacidad (LGPD) que debes marcar como conocido antes de confirmar. El usuario con este permiso queda identificado en la lista con un marcador de acceso personal. Concédelo solo a quien confías plenamente y revisa periódicamente quién lo tiene.
Consejo
Dale a cada persona el menor rol que necesite: visualizador para quien solo da seguimiento, miembro para quien opera las finanzas, administrador para quien también cuida del equipo y los usuarios. Reserva el acceso a las finanzas personales para casos realmente necesarios — es la mejor forma de mantener seguros los datos de la empresa.