Registrar gastos (lo que sale) e ingresos (lo que entra) es el corazón de WiseData Finances. Cada registro siempre está vinculado a una cuenta — así que, si todavía no creaste ninguna, empieza por la guía Primeros pasos. Gasto e ingreso funcionan de forma casi idéntica; abajo mostramos el gasto en detalle y luego lo que cambia en el ingreso.
Cómo registrar un gasto
En el menú, abre Gastos y haz clic en Nuevo gasto. El formulario está dividido en secciones:
1. Información básica
Título (obligatorio) — una descripción corta (mínimo 3 caracteres). Ej.: "Factura de luz".
Proveedor (opcional en personal) — quién te cobra. Puedes buscar uno ya registrado o crear uno nuevo ahí mismo.
Categoría (obligatoria) y Subcategoría (opcional) — para clasificar el gasto (mira la guía de Categorías).
2. Importes y fechas
Importe (obligatorio).
Fecha de emisión (obligatoria) — cuándo se generó la cuenta; no puede ser una fecha futura.
Fecha de vencimiento (obligatoria) — cuándo debe pagarse.
Competencia (opcional) — el mes al que se refiere el registro, usado para ubicarlo en el mes correcto de los informes y del presupuesto. Si lo dejas en blanco, el sistema usa el mes del vencimiento.
3. Pago
Forma de pago (obligatoria) — Efectivo, Tarjeta de crédito, Tarjeta de débito, Transferencia bancaria, Pix, Cheque o Boleto.
Cuenta (obligatoria) — de qué cuenta sale el dinero. Al seleccionarla, el sistema muestra su saldo actual. Si todavía no tienes cuentas, aparece el atajo Crear ahora.
Estado — Pendiente (aún por pagar), Pagado, Parcial o Cancelado.
Fecha de pago — se habilita cuando el estado es Pagado o Parcial. Si lo marcas como Pagado sin indicar la fecha, el sistema asume hoy.
4. Recurrencia
Define si el gasto se repite (mira la sección Recurrencia y cuotas más abajo).
5. Observaciones y adjuntos
Observaciones (opcional) — notas libres.
Adjuntos (opcional) — hasta 5 archivos de hasta 50 MB cada uno (PDF, imágenes, planillas y documentos). Ideal para guardar el boleto o el comprobante junto al gasto.
Ejemplo: la factura de luz de $320 llegó hoy y vence el día 20. Registra un gasto con Título "Factura de luz", Categoría "Hogar", Importe $320, vencimiento el día 20, forma de pago Boleto, cuenta "Cuenta corriente BBVA" y estado Pendiente. Cuando pagues, solo haz la liquidación (mira abajo).
Registrar un ingreso
El ingreso sigue exactamente la misma lógica, con tres diferencias de vocabulario:
Cliente en lugar de Proveedor (de quién recibiste) — también opcional en personal.
Forma de cobro en lugar de forma de pago.
Estado con la opción Recibido en lugar de Pagado, y Fecha de cobro en lugar de fecha de pago.
Todo lo demás — categorías, importe, fechas, recurrencia, adjuntos y la cuenta de destino — es igual.
Estado, vencimiento y la liquidación de pago
Mientras un gasto está Pendiente, es una cuenta por pagar; un ingreso pendiente es una cuenta por cobrar. Si la fecha de vencimiento pasa y el registro sigue pendiente, aparece destacado como Vencido.
En la lista, todo registro pendiente tiene el botón Pagar ahora (💲): abre la confirmación, donde defines la cuenta y el importe — incluso un pago parcial, cuando saldas solo una parte. Al confirmar, el saldo de la cuenta se actualiza automáticamente. Los registros ya pagados muestran el botón Ver pago, para consultar los detalles.
Recurrencia y cuotas
En el campo Ocurrencia eliges:
Única — ocurre una sola vez.
Mensual, Semanal, Trimestral, Semestral o Anual — el gasto se repite en la frecuencia elegida. En estos casos indicas una fecha de término de la recurrencia.
En cuotas — divide en cuotas (de 2 a 60). Aquí indicas el número de cuotas, no la fecha de término.
Los registros recurrentes y las cuotas generadas aparecen en la lista con una insignia que indica el origen, para que no confundas el "padre" de la recurrencia con las ocurrencias generadas a partir de él.
La lista de gastos (y de ingresos)
La pantalla muestra todos tus registros con filtros (por período, estado, categoría y más), el importe y lo que sigue pendiente. Arriba también encuentras:
Importar — trae varios registros desde una planilla de una vez (mira la guía de Importación de datos).
Exportar — descarga la lista en archivo (disponible a partir del plan Pro).
En cada fila puedes editar o eliminar el registro. Al eliminar un elemento recurrente, el sistema pregunta si quieres quitar solo ese o también los futuros.
Consejo
Registra las cuentas como Pendientes en cuanto surgen y haz la liquidación cuando pagues. Así tu flujo de caja muestra lo que aún va a entrar y salir, y las notificaciones pueden avisarte de los vencimientos antes de que pasen.