Gastos son tus cuentas por pagar e Ingresos, lo que tienes por cobrar. Cada registro nace con importe y vencimiento y queda pendiente hasta que registras el pago. En ese momento el dinero sale o entra en una cuenta, y eso es lo que mueve el saldo, el extracto y el flujo de caja. Registrar con vencimiento, incluso antes de pagar, es lo que permite al sistema mostrar lo que viene.
Sigamos otra vez a Marina. Este mes tiene el alquiler de R$ 2.400, que vence el día 5 de cada mes. Compró una heladera de R$ 3.600 en 6 cuotas y va a cobrar R$ 1.800 por un trabajo freelance.
Registrar un gasto
En Movimientos › Gastos, haz clic en Nuevo Gasto. El formulario tiene cinco bloques:
Información básica
- Proveedor/Cliente — opcional en el espacio personal. Si la persona o empresa aún no existe, escribe el nombre y créala ahí mismo.
- Título (obligatorio, mínimo 3 caracteres) — ej.: "Alquiler del departamento".
- Número del documento — opcional, como el número de la boleta o de la factura.
- Categoría (obligatoria), Subcategoría y Sub-subcategoría — cada campo se abre cuando eliges el anterior.
Valores y fechas
- Importe (obligatorio).
- Fecha de Emisión (obligatoria) — cuándo surgió la cuenta. No puede ser una fecha futura.
- Fecha de Vencimiento (obligatoria) — es la que manda en los recordatorios y en el calendario.
- Fecha de Competencia — el mes al que pertenece el gasto, si es distinto del vencimiento. El alquiler de septiembre que vence el 5 de octubre tiene competencia en septiembre.
Pago
- Método de Pago (obligatorio) — PIX, boleta, tarjeta de débito, débito en cuenta, efectivo y otros.
- Cuenta (obligatoria) — de dónde saldrá el dinero. Su saldo actual aparece debajo.
- Estado y Fecha de Pago — si la cuenta ya se pagó, marca Pagado e informa la fecha. Así el gasto nace ya pagado.
Si la cuenta elegida es una tarjeta de crédito, los campos de estado y fecha desaparecen. Aparece un aviso que indica en qué factura entrará la compra: la compra con tarjeta se paga con la factura, no una por una.
Notas y anexos
Un campo de texto libre y los Adjuntos, donde guardas la boleta, la factura o el contrato.
En cuotas, recurrente o único
En el bloque Recurrencia, el campo Ocurrencia define cuántas cuentas nacen de este registro:
- Pago Único — una sola cuenta.
- Fraccionado — informa el importe total y el Número de Cuotas (de 2 a 60). El sistema lo divide y crea una cuenta por mes. La heladera de Marina se convierte en 6 cuentas de R$ 600. Con Personalizar cuotas ajustas el importe y el vencimiento de cada una, siempre que la suma coincida con el total.
- Mensual, Semanal, Trimestral, Semestral o Anual — el importe informado se repite en cada período. Informa la Cantidad de Repeticiones o la Fecha de Fin de la Recurrencia: completar una calcula la otra.
El alquiler de Marina se convierte en un gasto Mensual de R$ 2.400 con 12 repeticiones. Todas las cuentas del año ya aparecen en la lista y en el calendario.
En una serie con fin, la Cuota inicial resuelve el financiamiento que empiezas a controlar a mitad de camino. En un contrato de 24 cuotas con 10 ya pagadas, registra 14 cuotas con cuota inicial 11.
Registrar ítems dentro de la cuenta
Una compra de supermercado mezcla comida, limpieza y farmacia. Activa Registrar ítems para detallar la compra en hasta 30 ítems, cada uno con nombre, cantidad, valor unitario y su propia categoría. La suma de los ítems debe coincidir con el total, y el editor muestra cuánto falta o cuánto sobra.
En los informes, cada parte cuenta en su categoría. Los ítems valen para gasto único o en cuotas; la recurrencia mensual, semanal y las demás no aceptan ítems.
Ingresos: el mismo formulario, del otro lado
En Movimientos › Ingresos, Nuevo Ingreso tiene los mismos bloques. El bloque de pago se llama cobro, el estado pagado se llama Recibido y la fecha, Fecha de Cobro. El freelance de Marina entra como un ingreso de R$ 1.800 con vencimiento en el día acordado con el cliente.
Registrar el pago
En la lista, abre el menú de la fila y usa Pagar ahora, o cobrar, en el caso del ingreso. En la ventana Confirmar Pago, informa el importe, la Cuenta para Pago, la Fecha de Pago y el método de pago. También puedes adjuntar el comprobante.
- Pago parcial — ¿pagaste solo una parte? Informa el importe pagado. La cuenta queda Parcial con el resto abierto, y el próximo pago sigue desde ahí. El importe nunca supera lo que falta.
- Tarifa bancaria — solo en el cobro. Si el banco cobró R$ 3,50 por la boleta, informa la tarifa. El ingreso se liquida por el importe completo, la tarifa se convierte en un gasto propio y la ventana muestra el Neto en la cuenta.
- Ver detalles del pago muestra lo que se pagó, cuándo y en qué cuenta.
- Revertir pago devuelve el dinero a la cuenta y deja la cuenta abierta otra vez. Úsalo si registraste el pago en la cuenta equivocada o con el importe equivocado.
La lista, el pago en lote y varias cuentas a la vez
La lista muestra el importe, el pendiente, el vencimiento y el estado. Una cuenta vencida y sin pagar aparece como atrasada. Una compra con tarjeta muestra la factura en la que entró y, una vez pagada, Pagada en la factura. La búsqueda y los filtros permiten filtrar por período, usando vencimiento, pago o emisión, por estado, por categoría y por rango de importe.
- Marca varias filas para Registrar pago de una vez, cada una con su propio importe, o para cancelar o eliminar las seleccionadas. Las cuentas ya pagadas no se cancelan.
- Múltiples cuentas abre una pantalla para cargar hasta 30 cuentas y guardarlas todas juntas. Si una está incompleta, no se guarda ninguna hasta que la corrijas.
- Duplicar gasto abre un formulario ya completado con una copia, para que lo revises y lo guardes.
Editar y eliminar una serie
Al editar o eliminar una cuenta que forma parte de una recurrencia, el sistema pregunta hasta dónde llega el cambio: solo esta cuenta, las próximas cuentas abiertas desde una fecha, o todas las cuentas pendientes de la serie. Las ya pagadas no cambian. Si el alquiler de Marina sube a R$ 2.550 en enero, ella edita la cuenta de enero y aplica el cambio desde ahí.
Calendario
Movimientos › Calendario muestra gastos e ingresos en su fecha de vencimiento, o en la de pago cuando ya se registraron. Puedes ver por Mes, Semana, Día o Lista, filtrar por tipo, estado y categoría y abrir el registro directamente desde el evento.
Dónde aparece esto en el resto del sistema
- Cuentas Bancarias — cada pago se convierte en una línea en el extracto de la cuenta elegida.
- Presupuesto — los gastos consumen el tope mensual de la categoría.
- Informes — Flujo de Caja, Análisis por Categoría, Comparativo Mensual y Cuentas por Pagar/Cobrar parten de aquí.
- Notificaciones — los recordatorios de vencimiento se disparan a partir de la fecha de vencimiento.
A dónde ir después
- Cuentas y transferencias (personal) — revisar el extracto y pagar la factura de la tarjeta.
- Importación de datos — traer registros desde una planilla o desde el extracto del banco.
- Presupuesto — limitar cuánto puede salir por categoría.
- Notificaciones — recibir un aviso antes del vencimiento.
En resumen: registra cada cuenta con importe, vencimiento, categoría y cuenta; usa cuotas para dividir un total y recurrencia para repetir un importe; registra el pago cuando pagues o cobres, parcial si hace falta, y reviértelo si te equivocas. Es el pago lo que mueve el saldo.