En la empresa, Gastos son las cuentas por pagar e Ingresos, las cuentas por cobrar. Es el registro del día a día del negocio: el alquiler, el software, el servicio vendido. De ahí salen el estado de resultados, el flujo de caja, el panel de la empresa y el "quién me debe". El formulario es el mismo del espacio personal, con dos diferencias que cambian los informes: el vínculo obligatorio con proveedor o cliente y el cuidado con la competencia.
En el Estúdio Aurora, Marina tiene el alquiler del estudio de R$ 3.200 al mes con la Imobiliária Centro y la suscripción de Adobe de R$ 450 en la tarjeta. Del lado de los ingresos, vendió un proyecto de identidad visual de R$ 9.000 a Café Serra Azul, que pagará en 3 cuotas.
Qué cambia en la empresa
- Proveedor/Cliente es obligatorio. Todo gasto necesita un proveedor y todo ingreso, un cliente. Si no existe, escribe el nombre en el campo y créalo.
- La competencia decide el mes en el estado de resultados. El estado de resultados de la empresa ubica cada registro en el mes de la Fecha de Competencia y cuenta lo que ya se pagó o cobró. Sin competencia informada, vale el mes del vencimiento. El alquiler de septiembre que vence el 5 de octubre debe tener competencia en septiembre, para pesar en el estado de resultados de septiembre.
- La categoría decide la línea del estado de resultados. Cuenta la categoría de primer nivel: las predeterminadas ya vienen ubicadas, y las que creas entran como gasto administrativo o ingreso operativo.
Registrar
En Movimientos › Gastos, haz clic en Nuevo Gasto. Para los ingresos, Movimientos › Ingresos y Nuevo Ingreso. Los bloques son:
- Información básica — Proveedor/Cliente, Título, Número del documento (como el número de la factura del proveedor) y Categoría, Subcategoría y Sub-subcategoría.
- Valores y fechas — Importe, Fecha de Emisión (no puede ser futura), Fecha de Vencimiento y Fecha de Competencia.
- Pago, o cobro en el ingreso — Método de Pago, Cuenta de la empresa, Estado y fecha del pago. Con una tarjeta de la empresa como cuenta, la compra va a la factura y no tiene pago propio.
- Recurrencia — Fraccionado divide un total en hasta 60 cuotas, con la opción de Personalizar cuotas. Las recurrencias mensual, semanal, trimestral, semestral y anual repiten el importe, con cantidad de repeticiones o fecha de fin.
- Notas y anexos — guarda la boleta, la factura del proveedor o el contrato.
El alquiler se convierte en un gasto Mensual de R$ 3.200 con 12 repeticiones, proveedor Imobiliária Centro y categoría de ocupación. El proyecto de Café Serra Azul se convierte en un ingreso Fraccionado de R$ 9.000 en 3 cuotas, cliente Café Serra Azul, con la competencia en el mes de entrega de cada etapa.
Ítems dentro de la cuenta
Una factura de proveedor puede mezclar cosas distintas, como material de oficina y equipos. Activa Registrar ítems para detallarla en hasta 30 ítems, cada uno con cantidad, valor unitario y su propia categoría. La suma debe coincidir con el total. En el estado de resultados y en los informes, cada ítem cuenta en su categoría.
Registrar el pago
Usa Pagar ahora en el gasto, o cobrar en el ingreso. Informa importe, cuenta, fecha y forma de pago, y adjunta el comprobante.
- Un pago o cobro parcial deja el registro como Parcial, con el resto abierto.
- En el cobro, la Tarifa bancaria se convierte en un gasto aparte. El ingreso se liquida por el importe completo, y la tarifa aparece como costo financiero en lugar de perderse en el neto.
- Revertir pago devuelve el dinero a la cuenta y reabre el registro.
Para el cierre de la semana, marca varias cuentas en la lista y usa Registrar pago en lote, cada una con su propio importe. Múltiples cuentas carga hasta 30 cuentas a la vez, y Duplicar gasto copia un registro para que lo ajustes.
Al editar o eliminar una cuenta de una serie, elige si el cambio vale solo para ella, para las próximas abiertas desde una fecha o para todas las abiertas.
Ingresos que nacen de un recibo
Cuando registras el cobro de un Recibo, el sistema crea el ingreso correspondiente ya cobrado. No registres el mismo ingreso a mano otra vez, o entrará duplicado en la facturación.
Quién del equipo puede hacer qué
- Miembro, Admin y Propietario registran, editan, pagan y eliminan.
- Visualización ve la lista, los detalles y los adjuntos, pero no cambia nada.
En el plan Enterprise, cada creación, cambio, pago y eliminación queda registrado en Logs, con quién lo hizo y cuándo. La exportación de la lista forma parte de los planes Pro y Enterprise.
Dónde aparece esto en el resto del sistema
- Informes › Estado de resultados — ingresos y gastos por competencia y por categoría.
- Informes › Flujo de Caja — los pagos por la fecha en que el dinero entró o salió.
- Dashboard — cuentas por pagar y por cobrar, resultado del período y cobros pendientes por cliente.
- Calendario — vencimientos de gastos, ingresos y cuotas de préstamo.
- Notificaciones — recordatorios de vencimiento al correo y al WhatsApp de la empresa.
A dónde ir después
- Clientes y proveedores — mantener los registros que exige cada registro contable de la empresa.
- Facturas y cobros — emitir el recibo y registrar el cobro.
- Estado de resultados gerencial — ver el resultado que forman estos registros.
- Flujo de caja — proyectar la caja a partir de lo que hay por pagar y por cobrar.
En resumen: en la empresa, cada registro lleva proveedor o cliente, categoría y competencia. La competencia pone el importe en el mes correcto del estado de resultados, y el pago pone el dinero en la cuenta correcta del flujo de caja.