En el espacio empresa, los gastos son tus cuentas por pagar y los ingresos son tus cuentas por cobrar. Los dos formularios son gemelos: lo que cambia es el sentido del dinero. La diferencia respecto al espacio personal es que, en una empresa, todo registro se conecta con quien está del otro lado — un proveedor, cuando pagas, o un cliente, cuando recibes.
Para registrar cualquier asiento, la empresa debe tener al menos una cuenta registrada — es de donde el dinero sale o a donde entra. Si aún no hay ninguna, el propio formulario ofrece el atajo “Crear ahora”.
Registrando un gasto
En la lista de Gastos, haz clic en Nuevo gasto. El formulario se divide en secciones.
Información básica
Título (obligatorio): qué es el gasto. Ej.: “Alquiler de la nave”, “Energía eléctrica”.
Proveedor (obligatorio en la empresa): a quién estás pagando. Lo buscas en el registro de proveedores y, si aún no existe, puedes crearlo en el momento escribiendo el nombre. Es ese vínculo el que permite, después, analizar cuánto paga la empresa a cada proveedor.
Categoría (obligatorio) y Subcategoría (opcional): clasifican el gasto. La subcategoría queda disponible después de que eliges la categoría.
Valores y fechas
Valor (obligatorio): el total del gasto.
Fecha de emisión (obligatorio): cuándo se generó la cuenta.
Vencimiento (obligatorio): la fecha límite de pago.
Devengo (mes): el mes al que se refiere el gasto — importante para el resultado de la empresa, ya que una cuenta pagada en un mes puede pertenecer al devengo de otro.
Pago
Forma de pago (obligatorio): efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, transferencia, PIX, cheque o boleto.
Cuenta (obligatorio): de qué cuenta de la empresa sale el valor. Al elegirla, el sistema muestra su saldo. Sin cuentas registradas, usa el atajo “Crear ahora”.
Estado: Pendiente, Pagado, Parcial o Cancelado.
Fecha de pago: se habilita cuando el estado es Pagado o Parcial.
Recurrencia
Si el gasto se repite, elige la recurrencia: única, mensual, semanal, trimestral, semestral o anual, con una fecha final. Para compras en cuotas, elige en cuotas e indica el número de cuotas (de 2 a 60).
Observaciones y adjuntos
Usa las observaciones para detalles libres y los adjuntos para guardar comprobantes, facturas y boletos junto al registro.
Ejemplo práctico: la empresa recibió el boleto del alquiler, $3.500, con vencimiento el día 10, devengo del mes actual. Registra: Título “Alquiler de la nave”, Proveedor “Inmobiliaria X” (créalo en el momento si aún no existe), Categoría “Ocupación”, Valor $3.500, Vencimiento día 10, Forma de pago Boleto, Cuenta “Cuenta corriente”, Estado Pendiente. Cuando pagues, cambia el estado a Pagado e indica la fecha — el saldo de la cuenta se actualiza.
Registrando un ingreso
El ingreso sigue exactamente la misma lógica, del otro lado. En la lista de Ingresos, haz clic en Nuevo ingreso. La única diferencia de campo es que, en lugar del proveedor, indicas el cliente (también obligatorio en la empresa y creable en el momento) — quien está pagando a la empresa. El estado de un ingreso cobrado es Recibido, y la fecha correspondiente es la fecha de cobro.
Siguiendo la lista
En las listas de gastos e ingresos ves los registros con su estado y vencimiento, identificas rápidamente lo que está vencido y usas el atajo de pagar/cobrar para saldarlos — incluso de forma parcial, registrando una parte del valor. Las listas también permiten filtrar, importar registros en masa por planilla y exportar los datos.
Consejo
Registra los proveedores y clientes recurrentes una vez; en los próximos gastos e ingresos, basta con seleccionarlos. Cuanto más consistente sea ese vínculo, más ricos quedan los informes de la empresa — pasas a ver con claridad a quién pagas y de quién recibes.