El módulo de Facturas y cobros sirve para cobrar a tus clientes de forma organizada: emites una factura con los ítems vendidos, la envías al cliente y sigues el cobro hasta la liquidación. Es un documento de cobro — no una factura fiscal — pensado para el control financiero de la empresa.
Importante: la factura aquí es un documento de cobro. WiseData Finances no emite factura fiscal ni sustituye tu sistema de emisión de comprobantes fiscales; organiza lo que cobras y lo que recibes.
Emitiendo una factura
En la pantalla de Facturas, haz clic en Nueva factura. El formulario reúne:
Cliente: elegido entre los clientes que registraste.
Moneda y e-mail del destinatario (a donde se puede enviar la factura).
Fecha de emisión y Fecha de vencimiento (obligatorias).
Condiciones de pago: un texto libre (ej.: “30 días”, “al contado”).
Descripción y Observaciones.
Los ítems de la factura
El corazón de la factura es la tabla de ítems. Para cada línea indicas la descripción, la cantidad y el precio unitario — el total de la línea se calcula automáticamente. Agregas tantas líneas como necesites, y el total de la factura se suma al instante. Al concluir, haz clic en Emitir.
Ejemplo práctico: vendiste 10 horas de consultoría a $200 y 1 informe a $500. Agrega dos ítems — “Consultoría” (cantidad 10, precio 200) y “Informe” (cantidad 1, precio 500). La factura suma $2.500 sola. Define el vencimiento y emítela.
Siguiendo las facturas
En la lista, cada factura muestra el número, el cliente, los valores y dos estados que van juntos:
Estado de la factura: emitida o cancelada.
Estado de pago: pendiente, parcial (cuando ya recibió parte) o pagada (cuando se liquidó).
Usa los filtros para encontrar facturas por situación. Al hacer clic en una factura, abres los detalles, con los ítems, los valores pagado y pendiente y el historial de cobros.
Enviando al cliente
Cada factura tiene dos formas de llegar al cliente:
Generar PDF — descarga la factura en PDF para que la guardes o envíes manualmente.
Enviar por e-mail — abre un envío donde puedes indicar uno o varios destinatarios y disparar la factura directo desde el sistema.
Registrando el cobro
Cuando el cliente paga, usa la acción de registrar cobro. El modal muestra el total, cuánto ya se pagó y cuánto está pendiente, y pide:
Valor recibido — puede ser el total o solo una parte (cobro parcial);
Fecha del cobro;
Cuenta que recibe el valor (el sistema muestra su saldo);
Forma de pago y observaciones.
Cada cobro entra en el historial de la factura. Si el valor recibido cubre solo una parte, la factura queda parcial; cuando el pendiente llega a cero, pasa a pagada. Puedes registrar varios cobros a lo largo del tiempo y, si es necesario, quitar un cobro registrado por error.
Cancelando una factura
Si una factura se emitió por error o perdió validez, usa cancelar. El sistema pide un motivo (obligatorio) y marca la factura como cancelada. Las facturas ya pagadas y las canceladas ya no pueden editarse ni recibir nuevos cobros.
Quién puede gestionar
Emitir, editar, cobrar y cancelar facturas dependen del permiso de gestión de facturas. Sin él, el usuario visualiza y genera el PDF, pero no altera.
Consejo
Mantén los clientes registrados y emite la factura en cuanto cierres la venta, ya con vencimiento y condiciones de pago. Sigue la lista por el estado de pago: las pendientes y parciales son exactamente lo que tu empresa tiene por cobrar.