Las Cuentas de la empresa son donde está el dinero del negocio: la cuenta empresarial, la que recibe de los clientes, la reserva para impuestos y la tarjeta corporativa. Todo pago y todo cobro de la empresa pasa por una de ellas, y de ellas salen el extracto, el saldo del panel y el flujo de caja. Están separadas de tus cuentas personales: cada empresa tiene las suyas.
Marina es dueña de Estúdio Aurora, un estudio de diseño. La empresa tiene la Cuenta Empresa Inter con R$ 38.000, la Reserva de impuestos y la Tarjeta Inter Empresas, con un límite de R$ 15.000 y vencimiento el día 15.
Antes de empezar: entra en la empresa
Usa el selector de cuenta arriba del menú para entrar en Estúdio Aurora. Todo lo que registres desde ahí pertenece a la empresa y no aparece en el espacio personal.
Registrar una cuenta
En Registros › Cuentas, haz clic en Añadir Cuenta. Los campos son los mismos del espacio personal:
- Nombre de la Cuenta (obligatorio).
- Institución Financiera, para el logotipo del banco.
- Sucursal y Número de Cuenta.
- Tipo de Cuenta (obligatorio): Cuenta Corriente, Cuenta de Ahorro, Tarjeta de Crédito o Inversión.
- Saldo Inicial, que solo se define una vez, y Saldo Actual.
El tipo no se puede cambiar después entre cuenta común y tarjeta. Si te equivocas, vuelve a registrar la cuenta.
Tarjeta corporativa
Con el tipo Tarjeta de Crédito, informa el Límite de crédito, el Día de vencimiento, el Cierre (días antes del vencimiento) y la Cuenta de débito (paga la factura). Si la factura actual ya tiene compras cuando empiezas, informa el Saldo de la factura actual como Deudor.
La compra con tarjeta no saca dinero de ninguna cuenta: entra en la factura del ciclo. El dinero sale de la cuenta empresarial cuando pagas la factura.
En el menú de la fila de la tarjeta, Facturas muestra el Límite, la Deuda actual y el Límite disponible. Desde ahí usas Ver movimientos, Pagar factura, que acepta pago parcial, y Reabrir factura, que revierte los pagos.
La Tarjeta Inter Empresas vence el día 15 y cierra 8 días antes. Las suscripciones de software compradas hasta el día 7 entran en la factura del 15.
Extracto, ajuste de saldo y desactivación
- Haz clic en el nombre de la cuenta para ver su extracto: el Saldo anterior del período y los movimientos agrupados por día, con el Movimiento del día. El período llega hasta 366 días, y Exportar genera Excel, CSV o PDF del mismo recorte.
- Si el saldo no coincide con el banco, Editar y cambia el Saldo Actual. La diferencia se convierte en un ajuste de saldo en el extracto. Si alguien del equipo registró un pago en la cuenta mientras editabas, el sistema pregunta qué saldo vale.
- Desactivar saca la cuenta de las listas de selección sin borrar el historial. Una cuenta inactiva no envía ni recibe transferencias.
Transferencias entre cuentas de la empresa
En Movimientos › Transferencias, Nueva Transferencia pide Cuenta de Origen, Cuenta de Destino, Importe, Fecha y Descripción. Los dos saldos cambian en el momento.
Esta es la regla que mantiene los informes correctos: una transferencia no es ingreso ni gasto. A fin de mes, Marina separa R$ 6.000 de la cuenta empresarial para la Reserva de impuestos. La caja total de la empresa sigue igual, y nada de eso aparece como gasto en el estado de resultados.
Si hubiera registrado un gasto en la cuenta empresarial y un ingreso en la reserva, el estado de resultados mostraría R$ 6.000 de gasto que no existió.
La transferencia queda concluida y no se puede editar. Si te equivocas, usa Eliminar, que devuelve los saldos, y regístrala de nuevo. Para pagar la factura de la tarjeta, usa Pagar factura, no una transferencia.
La transferencia solo vale entre cuentas de la misma empresa. El dinero que va de la empresa a tu cuenta personal, como el retiro del socio, tiene que registrarse en los dos espacios: un gasto en la empresa y un ingreso en el personal. Elige bien la categoría del gasto, porque es la que decide la línea del estado de resultados.
Quién del equipo puede hacer qué
- Miembro, Admin y Propietario registran, editan y desactivan cuentas y hacen transferencias.
- Visualización ve las cuentas, los extractos y las facturas de la tarjeta, pero no cambia nada.
En el plan Enterprise, la creación y los cambios de cuentas, transferencias y pagos de factura quedan registrados en Logs.
Dónde aparece esto en el resto del sistema
- Gastos, Ingresos, Nómina, Impuestos y Préstamos — cada pago elige una cuenta de aquí.
- Informes › Flujo de Caja — muestra el saldo por cuenta y consolidado, sin contar las transferencias como entrada o salida.
- Dashboard — los saldos de las cuentas y las tarjetas aparecen en el panel de la empresa.
- Importación OFX — el extracto del banco de la empresa entra en una de estas cuentas.
A dónde ir después
- Clientes y proveedores — registrar a quién paga la empresa y de quién cobra.
- Gastos e ingresos (empresa) — registrar las cuentas por pagar y por cobrar.
- Flujo de caja — seguir el saldo de las cuentas a lo largo del tiempo.
En resumen: dentro de la empresa, registra cada cuenta con el saldo de hoy y la tarjeta con su ciclo. Paga la factura con su propio botón. Usa la transferencia solo entre cuentas de la empresa, para que el dinero cambie de lugar sin convertirse en ingreso ni gasto.