Nem tudo que você precisa lembrar é tarefa de projeto. Ligar para o contador, renovar o domínio da agência, responder aquele e-mail antes de sexta — colocar isso no quadro de um cliente só polui o kanban de quem trabalha nele.
O To-do existe para essa camada. É a sua lista pessoal dentro do Agency, e a palavra importante é pessoal: cada pessoa vê apenas os próprios to-dos. Não há responsável, não há equipe, não há quem cobre. É o seu espaço.
Criando um to-do
Abra Meu dia › To-do e crie o item. O que você pode preencher:
Título e descrição.
Status — Pendente, Em andamento ou Concluída. Três estados, de propósito: uma lista pessoal não precisa do ciclo de revisão e aprovação que uma entrega de cliente exige.
Prioridade — Baixa, Normal, Alta ou Urgente.
Data de início e data de entrega, cada uma com horário opcional.
O horário opcional é mais útil do que parece. "Renovar o domínio" pede só a data; "ligar para o cliente" quase sempre tem hora marcada. Preencher o horário faz o aviso chegar no momento certo, em vez de no começo do dia.
Checklist
Cada to-do aceita uma lista de itens, e você pode reordená-los movendo para cima e para baixo. Serve bem para as tarefas que são uma sequência: "fechamento do mês" com os passos na ordem em que você realmente os executa.
Lembretes: o sistema avisa por você
Um to-do com data de entrega gera aviso de vencimento próximo e aviso de atraso. Eles chegam na central de notificações e, se você quiser, também por e-mail — isso é ajustável nas suas preferências de notificação, junto com os demais avisos do sistema.
Quando você marca o to-do como concluído, as notificações dele são automaticamente marcadas como lidas. Nada de continuar sendo lembrado do que você já resolveu.
Coisas que se repetem
Boa parte da lista pessoal é rotina: enviar relatório toda segunda, revisar assinaturas todo mês, renovar certificado todo ano. Para isso existe a repetição, e ela foi feita para a vida real acontecer:
Encerramento — a série pode repetir indefinidamente, até uma data, ou por um número definido de ocorrências.
Pausa — dá para pausar a série e definir quando ela volta sozinha. Vai entrar de férias em janeiro? Pause até a volta, sem apagar a configuração.
Encerrar a série — ao encerrar, as ocorrências já criadas continuam lá. Você para de gerar novas sem perder o histórico do que já fez.
Cada nova ocorrência gerada avisa você. O item aparece na lista sem que ninguém precise lembrar de recriá-lo.
Encontrando o que importa hoje
A tela tem busca por texto e filtros por status e prioridade, além de ordenação por data de criação, data de vencimento, status ou prioridade — com um botão para inverter entre crescente e decrescente.
Na prática, a combinação que resolve a maioria dos dias é ordenar por data de vencimento, do mais próximo ao mais distante, e filtrar fora o que já está concluído.
A ponte com o CRM
Aqui está o ponto que muita gente não descobre sozinha. Uma atividade do CRM pode gerar um to-do seu — e os dois ficam sincronizados nos dois sentidos:
Concluiu o to-do? A atividade no CRM é concluída junto.
Concluiu a atividade no CRM? O to-do é marcado como concluído.
Reabriu de um lado? O outro volta para pendente.
Cancelou ou excluiu de um lado? O par sai junto.
O efeito é direto no dia: você acompanha o follow-up comercial pela sua lista pessoal, do mesmo jeito que acompanha o resto, sem precisar abrir o CRM para dar baixa em cada retorno de ligação. O funil continua atualizado porque a sincronia é automática.
To-do ou tarefa? A regra que resolve
Pergunte quem precisa enxergar aquilo:
Se é trabalho de cliente, precisa de responsável, entra em relatório de horas ou alguém vai cobrar — é tarefa, dentro do projeto.
Se é lembrete seu, ninguém depende disso e ninguém precisa ver — é to-do.
Um sinal claro: se você pensou "preciso avisar fulano que fiz", era tarefa. To-do que vira compromisso com outra pessoa está no lugar errado — e como ninguém mais o enxerga, o combinado se perde.
Para onde ir depois
Minha Mesa — o painel do seu dia, reunindo o que está com você em todos os projetos.
Tarefas — quando o item precisa de responsável, prazo cobrado e registro de tempo.
CRM — as atividades comerciais que podem virar to-do.
Notificações — onde ajustar quais avisos você quer receber e por qual canal.
Resumindo: use o To-do para o que é seu — com prazo, horário, checklist e repetição quando for rotina —, deixe o sistema avisar do vencimento em vez de confiar na memória, aproveite a sincronia com as atividades do CRM para dar baixa no comercial sem trocar de tela, e mande para Tarefas tudo que envolver outra pessoa.