Toda agência tem a rotina que volta sempre: o relatório mensal de cada cliente, a reunião de alinhamento de segunda, a conferência de faturas no dia 5, a renovação anual do domínio. Recriar isso à mão é trabalho invisível — e, pior, é o tipo de coisa que só é lembrada quando alguém esquece.
Uma tarefa recorrente resolve com uma configuração só. Você define a tarefa uma vez, diz de quanto em quanto tempo ela se repete, e o sistema passa a criar cada ocorrência na data certa, já no projeto e com os responsáveis definidos.
Como funciona: regra e ocorrências
Vale entender a estrutura, porque ela explica tudo o que vem depois. Existe a regra de recorrência — a configuração, com a frequência e o modelo da tarefa — e existem as ocorrências, que são tarefas de verdade criadas a partir dela.
Cada ocorrência é uma tarefa comum: tem responsável, entra no kanban, aceita comentários e anexos, registra tempo. Concluir a ocorrência de março não afeta a de abril; mexer na regra não reescreve o que já foi feito. Você trabalha nas ocorrências e administra a regra.
Criando uma recorrência
O caminho natural é pela própria tarefa: ao criar uma tarefa, ative a repetição e configure a frequência. Também dá para começar por Projetos & entregas › Tarefas recorrentes, em Nova regra — o sistema leva você à criação de tarefa já com a recorrência ligada.
A tarefa que você está criando já conta como a primeira ocorrência da série. Não é preciso criar uma "tarefa modelo" separada e esperar a próxima.
Frequência
A repetição pode ser diária, semanal, mensal ou anual, com intervalo — de 2 em 2 semanas, de 3 em 3 meses.
Na repetição semanal você escolhe os dias da semana. Na mensal, decide entre um dia específico do mês ("todo dia 5") ou um padrão relativo: primeiro, segundo, terceiro, quarto ou último dia da semana do mês. É a diferença entre "todo dia 1º" e "toda primeira segunda-feira" — e, para reunião de equipe, a segunda opção quase sempre é a que você quer, porque não cai no fim de semana.
Quando a série termina
Três formas de encerramento:
Nunca — a rotina permanente, como o relatório mensal de um contrato recorrente.
Em uma data específica — casa com contratos de prazo definido: a campanha vai até dezembro, a série termina em dezembro.
Após um número de ocorrências — para pacotes fechados. Vendeu 12 posts? Doze ocorrências, e a série se encerra sozinha.
Essa última é a que mais protege a agência de entregar de graça. A contagem fica visível no acompanhamento — algo como "7/12 ocorrências" —, então você sabe exatamente onde está no pacote contratado.
O que cada ocorrência herda
Ao gerar uma ocorrência, o sistema copia do modelo: projeto, título, descrição, prioridade, estimativa de esforço, responsáveis e o checklist, além do padrão de conclusão, se houver. A tarefa nasce na primeira coluna do quadro usado pelo projeto, pronta para ser puxada.
Responsáveis que não estão mais ativos não são incluídos — a ocorrência de junho não nasce atribuída a quem saiu da agência em março.
A ocorrência nasce com a data de início no dia em que foi gerada e sem prazo de entrega. A recorrência define quando o trabalho começa; o prazo, quando existe, é uma decisão de quem vai executar — então basta abrir a tarefa e preencher. Sem prazo, ela aparece no calendário no dia em que começa.
Acompanhando as regras
A tela de Tarefas recorrentes lista as suas regras, com busca por título ou descrição e filtros por status e projeto. Cada regra mostra a frequência, a data da próxima geração, quantas ocorrências já foram criadas e, quando há limite, o quanto falta.
Uma regra pode estar ativa, pausada ou encerrada, e há um resumo com a contagem de cada situação. Também dá para abrir a lista de tarefas já geradas por aquela regra — útil quando o cliente pergunta quantos relatórios foram entregues no semestre.
Pausar sem perder a configuração
O cliente entrou em férias coletivas, o contrato ficou suspenso por dois meses, a campanha parou esperando aprovação de verba. Para esses casos existe a pausa, e ela foi pensada com cuidado:
Você pode registrar um motivo — "cliente solicitou pausa temporária" —, o que evita a arqueologia de descobrir meses depois por que aquilo parou.
Pode definir uma data de retomada automática. O sistema volta a gerar sozinho quando o período acabar; ninguém precisa lembrar.
Enquanto pausada, a regra para de criar ocorrências, mas continua ali, íntegra. Retomar é um clique — e a configuração é exatamente a que você tinha.
Editar uma série em andamento
Quando você altera uma regra que já está rodando, o sistema pergunta o alcance da mudança: aplicar apenas a esta ocorrência, às futuras ou a todas.
A escolha certa depende do que mudou. Mudou o responsável porque alguém está de férias nesta semana? Só esta. O relatório passou a ser entregue na quinta em vez da terça, daqui para frente? Futuras. Corrigiu um erro de digitação no título que se repete em toda ocorrência? Todas.
Encerrar a regra: três caminhos
Ao excluir uma regra, o sistema pede uma decisão sobre o que já foi criado — e ela é importante, porque envolve histórico de trabalho entregue:
Manter tarefas existentes — remove só a regra. Tudo que já foi gerado continua no sistema. É a opção certa na maioria dos casos: o contrato acabou, mas as entregas feitas são o histórico do cliente e alimentam relatórios de horas.
Excluir tarefas pendentes — remove a regra e as ocorrências que ainda não foram concluídas, preservando o que já foi entregue. Boa para quando a rotina foi cancelada no meio e as tarefas futuras viraram ruído no quadro.
Excluir todas as tarefas — remove a regra e todas as ocorrências, concluídas inclusive. Reserve para quando a série foi criada por engano.
Antes de confirmar, a tela mostra quantas tarefas estão em cada situação — você decide com o número na frente, não no escuro.
Como isso se conecta ao resto
Tarefas — cada ocorrência é uma tarefa comum, com tudo que elas têm.
Projetos — a regra pertence a um projeto, e funcionários só veem as regras dos projetos de que participam.
Kanbans personalizados — a ocorrência nasce na primeira coluna do quadro daquele projeto.
Padrões de conclusão — se o modelo tem um padrão vinculado, cada ocorrência nasce com ele.
To-do — para rotinas suas, que não são trabalho de cliente, a repetição existe também na sua lista pessoal.
Para onde ir depois
Tarefas — o funcionamento das tarefas geradas.
To-do — a versão pessoal das rotinas que se repetem.
Kanbans personalizados — onde a ocorrência nasce.
Relatórios — o volume entregue ao longo do tempo.
Resumindo: configure a repetição na própria tarefa — a primeira já conta como ocorrência —, escolha frequência e forma de encerramento (nunca, até uma data ou por número de entregas), pause com retomada automática quando o cliente parar, escolha o alcance ao editar uma série em andamento e, ao encerrar, prefira manter as tarefas existentes para não perder o histórico do que foi entregue.