O pedido chega num áudio de WhatsApp às sete da noite. Alguém escuta, entende metade, e no dia seguinte a equipe começa a trabalhar naquilo — sem registro, sem prazo e sem prioridade definida. Duas semanas depois o cliente cobra outra coisa que também pediu por áudio e ninguém lembra.
O módulo de Solicitações é o canal que substitui isso. Abra em Projetos & entregas › Solicitações.
Como o cliente abre uma solicitação
Pelo portal, o cliente preenche:
Título da solicitação — claro e objetivo.
Descrição — o detalhamento do que ele precisa.
Categoria — Design, Copywriting, Website, Redes Sociais ou Outros.
Prioridade — Baixa, Normal ou Alta.
Prazo desejado — opcional.
Anexos — qualquer formato, até 10 MB por arquivo.
Dois campos merecem comentário.
A prioridade é declarada pelo cliente, e isso é proposital: ela revela a expectativa dele. Quando tudo chega como "Alta", você tem uma informação de relacionamento — o cliente não está priorizando, está pressionando —, e essa é uma conversa a ter com ele, não uma regra a impor no formulário.
O prazo desejado é o que ele gostaria, não um compromisso da agência. Vale deixar isso claro no primeiro contato com o cliente que passa a usar o portal, para não virar mal-entendido.
O que a agência vê
A tela de Gerenciamento de solicitações abre com quatro indicadores: Pendentes, Em andamento, Alta prioridade e Novos esta semana.
Os dois últimos são os que orientam o dia. "Alta prioridade" mostra o que o cliente considera urgente; "Novos esta semana" mostra o volume de demanda entrando — e é o número que, ao longo de alguns meses, revela quais contas geram mais trabalho extra do que o contrato previa.
Abaixo, a lista com busca e filtros por status.
Os status
Pendente — chegou, ainda não foi tratada.
Em andamento — a equipe está trabalhando.
Aprovada — aceita para execução.
Rejeitada — não será feita.
Concluída — entregue.
Ao mudar o status, você pode incluir um comentário junto — e vale sempre usar, principalmente ao rejeitar. "Rejeitada" sem explicação parece descaso; "Rejeitada — está fora do escopo do contrato atual, posso enviar um orçamento à parte" é atendimento.
Cada mudança fica registrada, formando o histórico da solicitação.
Conversa no lugar certo
A solicitação tem comentários, e é ali que a dúvida sobre o pedido deve ser resolvida — não no WhatsApp.
O ganho é simples: quando a discussão fica junto do pedido, quem for executar lê tudo em um lugar só. Quando fica espalhada, a informação chega pela metade a quem faz o trabalho.
Converter em tarefa
Esta é a ação central do módulo. Com Converter em tarefa, você seleciona o projeto e a solicitação vira uma tarefa com todas as informações — inclusive os anexos copiados.
A partir daí o trabalho vive no fluxo normal: kanban, responsável, prazo, apontamento de horas, checklist. E a solicitação guarda a referência da tarefa criada, então dá para ir de uma à outra.
É o que fecha o ciclo corretamente: o cliente acompanha a solicitação, a equipe executa a tarefa, e ninguém precisa duplicar informação entre os dois mundos.
Uma orientação de processo: converta quando o trabalho for de fato começar, não no momento em que o pedido chega. Converter tudo de imediato enche o quadro de tarefas que ainda não foram avaliadas — e o kanban perde o sentido de mostrar o que está em execução.
Notificações por e-mail
Em Configurar notificações você cadastra os e-mails que devem ser avisados quando chega uma solicitação nova, com nome opcional. Cada endereço pode ser ativado, desativado, editado ou removido.
É o que garante que o pedido não fique parado esperando alguém abrir o sistema. Vale incluir o e-mail de quem faz a triagem, e não apenas o do gestor da conta — solicitação que chega numa sexta e só é vista na segunda já começou com dois dias de atraso na percepção do cliente.
Poder desativar sem remover ajuda em períodos de férias: você silencia sem perder a configuração.
O que o cliente faz do lado dele
Pelo portal, o cliente abre a solicitação, comenta, anexa arquivos e pode cancelar um pedido que não faz mais sentido. Ele acompanha o status sem precisar perguntar.
Esse acompanhamento é metade do valor do módulo: boa parte das cobranças de cliente não é por atraso, é por falta de informação. Ver "Em andamento" na tela resolve a ansiedade que geraria uma ligação.
Uma rotina que funciona
Triagem diária: olhe as pendentes e defina se aprova ou rejeita.
Responda sempre, mesmo para recusar — com o motivo no comentário.
Converta em tarefa quando entrar na fila de execução.
Feche o ciclo: marque como concluída quando entregar. Solicitação entregue e não fechada faz o cliente achar que nada aconteceu.
O relatório informal do fim do mês
Vale um olhar mensal no volume por cliente. Conta que abre trinta solicitações por mês está consumindo bem mais que o contrato previu — e agora existe registro para mostrar isso na renegociação, em vez do argumento vago de que "esse cliente dá muito trabalho".
Como se conecta ao resto
Portal do cliente — onde a solicitação nasce.
Tarefas — o destino do que é aprovado, com os anexos copiados.
Projetos — o projeto escolhido na conversão.
Notificações — os avisos de solicitação nova.
Para onde ir depois
Portal do cliente — a visão de quem abre o pedido.
Tarefas — onde o trabalho acontece.
Aprovação de material — o aceite formal do que foi produzido.
Resumindo: o cliente abre o pedido pelo portal com categoria, prioridade e anexos; a agência faz triagem diária, responde sempre — inclusive ao rejeitar, com o motivo — e converte em tarefa quando o trabalho entra na fila, levando os anexos junto. Configure os e-mails de aviso para o pedido não esperar alguém abrir o sistema, e feche o ciclo marcando como concluída. Ao fim do mês, o volume por cliente vira o argumento concreto da renegociação.