A proposta é o documento que decide se a agência fatura ou não — e é justamente onde a maioria perde tempo e informação. O orçamento sai num PDF montado à mão, o envio some no e-mail, e a pergunta "será que ele abriu?" fica sem resposta por uma semana.
O módulo de Propostas fecha esse ciclo inteiro: você monta, envia, sabe quando foi lida e recebe o aceite pelo próprio link, com tudo registrado. Abra em Comercial › Propostas.
Vamos acompanhar um caso: a agência vai propor à Padaria Pão Quente um contrato de social media com verba de mídia.
Montando a proposta
Cliente e identificação
Preencha nome da empresa/cliente, CPF/CNPJ, nome do contato e telefone. O telefone não é burocracia: é por ele que o envio por WhatsApp acontece depois.
A proposta também pode ser vinculada a um projeto, o que a mantém junto do trabalho do cliente.
Detalhes comerciais
Número da proposta e data de emissão.
Validade — a data em que a proposta expira. É o que cria urgência legítima e evita que um orçamento de março seja aceito em setembro pelo mesmo preço.
Prazo de entrega — em texto livre, como "30 dias úteis após aprovação".
Condições de pagamento — também livre: "50% na aprovação, 50% na entrega".
Itens e investimentos
Os itens da proposta são o que a agência entrega, com descrição, quantidade e valor. Você pode aplicar desconto, e o total é calculado para você.
Separado deles existe o bloco de outros investimentos — para o que não é honorário da agência: verba de Meta Ads, parceiro audiovisual, produção externa.
Essa separação vale ouro na conversa comercial. O cliente enxerga com clareza o que é serviço da agência e o que é dinheiro que passa por ela para terceiros — e você para de discutir preço de honorário misturado com verba de mídia.
Aprovação por link
No bloco Aprovação por link ficam as duas opções que mudam o jogo:
Permitir aprovação pelo link público — o cliente aprova ou recusa direto na página da proposta, sem precisar de conta no sistema, sem trocar e-mails de "estou de acordo".
Exigir aprovação com validade jurídica — sobe o nível: o aceite vira um documento com valor equivalente a uma assinatura em papel.
Enviando
Com a proposta pronta, existem dois caminhos:
Enviar por e-mail — o cliente recebe o link da proposta.
Enviar por WhatsApp — para o telefone cadastrado, no canal em que a maioria dos clientes realmente responde.
O link enviado é rastreável e tem prazo: o sistema conta quantas vezes foi acessado e quando foi o último acesso.
O rastro completo
Aqui está o que separa este módulo de um PDF anexado no e-mail. Cada passo vira um evento na linha do tempo da proposta:
Proposta enviada por e-mail
Proposta visualizada pelo cliente — o fim da dúvida "será que chegou?"
Aprovada ou recusada pelo cliente via link
Aprovada ou recusada com validade jurídica
Aprovada ou recusada manualmente pela equipe — quando o cliente respondeu por fora e alguém registrou
Assinatura cancelada
No WhatsApp: enviada, entregue ao destinatário, lida pelo destinatário e falha no envio
O impacto prático é direto no follow-up. Você deixa de ligar perguntando se chegou e passa a ligar sabendo que o cliente abriu a proposta três vezes ontem — que é uma conversa completamente diferente.
O certificado da assinatura
Quando a proposta exige validade jurídica, a aba Certificado reúne o que sustenta o aceite:
Data da decisão, signatário e CPF.
Motivo informado, quando houver.
IP de origem e geolocalização.
Termo de consentimento aceito.
Hash do certificado e carimbo de tempo confiável — a prova técnica de que o documento não foi alterado depois de assinado.
Dá para baixar tanto o PDF original da proposta quanto o comprovante de aprovação. Em caso de disputa, esse conjunto é o que você apresenta.
Os cinco estados
Rascunho — em montagem.
Enviada — está com o cliente.
Aprovada — aceita.
Recusada — negada.
Expirada — passou da validade sem decisão.
Quando o cliente responde por telefone ou pessoalmente, use Marcar como aprovada ou Marcar como recusada. O registro fica identificado como decisão manual da equipe, sem se confundir com o aceite feito pelo cliente no link.
Depois do aceite
A proposta aprovada não morre ali: ela se conecta ao financeiro, virando a cobrança do que foi vendido, e pode ser vinculada a uma negociação do CRM, fechando o ciclo comercial que começou como oportunidade.
Como se conecta ao resto
Empresas — o cliente para quem a proposta é feita.
Projetos — o trabalho que a proposta origina.
Financeiro — a cobrança do que foi aprovado.
CRM — a negociação que a proposta ajuda a fechar.
Assinaturas digitais — o mesmo rigor jurídico aplicado a contratos.
Personalização — o logo e as cores da agência no PDF gerado.
Para onde ir depois
Assinaturas digitais — contratos com validade jurídica.
CRM — o funil que antecede a proposta.
Financeiro — a cobrança do que foi aprovado.
Personalização — deixar o PDF com a marca da agência.
Resumindo: monte a proposta separando itens da agência de investimentos de terceiros, defina validade e condições, ligue a aprovação por link (com validade jurídica quando o contrato pedir), envie por e-mail ou WhatsApp e acompanhe a linha do tempo — enviada, visualizada, entregue, lida, aprovada. O follow-up deixa de ser palpite e o aceite deixa de ser um "ok" perdido no e-mail.