Boa parte do tempo de uma agência vai embora respondendo "como está aquilo?". A resposta quase sempre existe — está numa tarefa, num comentário, numa ata. Só não está onde o cliente possa ver.
O portal do cliente é esse lugar. Cada cliente entra com o próprio acesso e acompanha o trabalho dos projetos dele, sem passar por você. Configure em Clientes › Portal do cliente.
Vamos configurar o acesso do dono da Padaria Pão Quente e depois percorrer exatamente o que ele passa a enxergar.
Criando o acesso
No cadastro do cliente vão nome, e-mail e telefone. A senha de acesso é enviada para o e-mail informado — então confira o endereço antes de salvar, porque é por ali que o acesso chega.
Os projetos são o coração da configuração
Você seleciona a quais projetos aquele cliente está vinculado. Essa escolha é o que determina praticamente tudo o que ele verá depois: as tarefas, os arquivos, as reuniões, as faturas e as aprovações que aparecem no portal são sempre as dos projetos vinculados.
Isso importa quando o mesmo cliente tem várias frentes. Se a padaria tem um projeto de redes sociais e outro de e-commerce, e você quer que o sócio veja só o primeiro, é aqui que se resolve — vinculando apenas o projeto de redes sociais àquele acesso.
Três liberações opcionais
Além dos projetos, três chaves controlam áreas sensíveis. Elas vêm desligadas, e cada uma é decidida por cliente:
Liberar acesso a informações financeiras — o cliente passa a ver faturas e orçamentos no portal.
Liberar relatórios de publicações — libera o relatório de publicações das redes sociais.
Liberar relatórios pagos/orgânicos — libera os relatórios que a agência montar e publicar para os projetos dele.
Vale entender que uma não libera a outra. É comum a agência ligar "relatórios de publicações" achando que cobre tudo, e o cliente continuar sem enxergar o relatório de mídia paga que foi montado especialmente para ele. São chaves independentes, propositalmente.
A liberação financeira merece a mesma atenção. Numa conta em que quem acompanha o dia a dia é o gerente de marketing e quem paga é o sócio, faz sentido criar dois acessos e ligar o financeiro só no segundo.
A lista de clientes mostra último acesso e status — e a coluna de último acesso costuma ser reveladora. Cliente que nunca entrou no portal é cliente que continua ligando para perguntar o andamento; vale um empurrão na próxima reunião.
O que o cliente encontra
Do outro lado, o portal tem um menu próprio. Percorrendo item a item:
Dashboard
A tela de entrada, com o resumo dos projetos, as próximas reuniões, as solicitações recentes e — para quem tem a liberação — as faturas recentes.
Projetos
A parte mais usada do portal. Ao abrir um projeto, o cliente encontra abas:
Informações — os dados do projeto.
Tarefas — o andamento do trabalho.
Arquivos — os anexos das tarefas do projeto.
Comentários — em modo leitura.
Faturas — apenas quando o financeiro está liberado.
Acessos — as credenciais registradas no projeto.
Histórico — o que aconteceu no projeto, com filtro por período.
A aba Acessos é a que mais surpreende quem está configurando. É onde ficam as credenciais do projeto — as senhas são guardadas criptografadas e só são reveladas quando alguém pede explicitamente para vê-las, e o cliente pode exportar a lista em PDF. Na prática, resolve o vaivém de "me manda de novo a senha do Instagram" por WhatsApp, que é como a maioria das agências ainda troca credencial.
Um ponto importante sobre Comentários: no portal eles são somente leitura. A conversa do cliente com a agência tem lugar próprio, que é o módulo de Solicitações.
Faturas
Presente apenas com a liberação financeira ligada. O cliente consulta as faturas e baixa o PDF de cada uma.
Calendário, ciclos e anotações de reuniões
Três itens do relacionamento B2B chegam ao portal:
Calendário de reuniões — as próximas reuniões dos projetos dele.
Ciclos de reuniões — os compromissos recorrentes, em consulta.
Anotações de reuniões — apenas as marcadas como visíveis para cliente, com download em PDF.
Aquele filtro de visibilidade da ata é o que separa os dois mundos: a reunião com o cliente aparece aqui; a reunião interna em que a equipe discutiu a conta, não.
Solicitações
É o canal oficial de pedidos, e a parte do portal em que o cliente age em vez de só consultar. Ele abre a solicitação, comenta, anexa arquivos e pode cancelar um pedido que não faz mais sentido.
É aqui que mora o maior ganho operacional do portal. Pedido que chega por WhatsApp some no meio da conversa e ninguém sabe se foi atendido. Pedido que chega como solicitação tem data, status e histórico — e no fim do mês dá para mostrar quantas demandas extras aquela conta gerou.
Aprovações
O cliente vê o material enviado e decide: aprova item por item, pede ajustes com comentário, aprova tudo ou recusa. E pode comentar na aprovação.
Relatórios de publicações, Relatórios e Timeline
Os três aparecem conforme as liberações que você ligou no cadastro. São de consulta: o cliente abre o que a agência publicou para os projetos dele — e só o que foi marcado como visível no portal chega até aqui.
O cliente e o próprio cadastro
O cliente pode atualizar o próprio perfil e a foto. É tudo o que ele mexe em termos de cadastro — nada do que ele faz no portal altera configuração da agência.
Quando o acesso é encerrado
Se a agência deixar de ter o portal disponível no plano, os acessos de cliente são encerrados: quem estava logado é desconectado e o login passa a ser bloqueado. Os dados continuam intactos do lado da agência — o que se perde é a porta de entrada do cliente, e ela volta quando o portal volta.
Como se conecta ao resto
Projetos — o vínculo que define tudo o que o cliente enxerga.
Solicitações — o canal de pedidos que nasce no portal.
Aprovação de material — a decisão do cliente, item a item.
Anotações de reuniões — o campo de visibilidade decide o que chega ao portal.
Financeiro — as faturas, quando liberadas.
Relatórios de redes sociais — o que a agência publica para o cliente.
Para onde ir depois
Solicitações — como tratar o que chega do cliente.
Projetos — o vínculo e a aba de acessos.
Aprovação de material — o fluxo de aceite.
Resumindo: cadastre o cliente com e-mail válido — é por ele que a senha chega —, vincule os projetos que ele deve acompanhar e ligue apenas as liberações que fazem sentido para aquela pessoa, lembrando que financeiro e os dois tipos de relatório são chaves independentes. A partir daí ele consulta projetos, tarefas, arquivos, credenciais, reuniões e faturas sozinho, e passa a pedir pelo canal de Solicitações — que é onde o pedido vira registro em vez de sumir numa conversa.