Dois ajustes rápidos mudam a percepção do sistema: a proposta que chega ao cliente com a marca da sua agência, e as listas de seleção falando o vocabulário que a sua equipe usa — não o genérico que veio de fábrica.
São duas telas diferentes, e este artigo cobre as duas.
Aparência dos documentos
Abra em Configurações › Personalização. Vale começar entendendo o alcance: aqui você personaliza os documentos gerados pelo sistema — propostas, faturas e demais PDFs que vão ao cliente. A interface do sistema não muda.
Logo da empresa
Envie o arquivo em PNG ou JPEG. A recomendação da tela é 200x60px, em PNG.
Uma dica prática: use PNG com fundo transparente. Logo com fundo branco aparece como um retângulo destacado quando o documento tem cabeçalho colorido — é o tipo de detalhe que passa despercebido na conferência e salta aos olhos do cliente.
A tela mostra a pré-visualização do que foi enviado, então dá para conferir antes de salvar.
Cores e estilo
Três cores compõem a identidade dos documentos:
Cor primária — a principal da marca.
Cor secundária — apoio.
Cor de destaque — para o que precisa chamar atenção.
Um cuidado que evita retrabalho: escolha cores com bom contraste sobre fundo branco. Tons muito claros ficam bonitos na tela e somem quando o cliente imprime a proposta — e proposta ainda é impressa mais do que se imagina, principalmente em empresas maiores.
Informações de pagamento
Aqui vão os dados que aparecem nos documentos de cobrança, conforme o método de pagamento:
Dados bancários — nome do banco, agência, conta, CNPJ e favorecido.
PIX — chave e favorecido.
É a seção que mais acelera recebimento e a que mais gera erro caro. Confira dígito por dígito: chave PIX ou conta errada não gera aviso — gera pagamento que não chega e uma conversa desagradável com o cliente que jura ter pago.
Depois de salvar, gere uma fatura de teste e confira como os dados aparecem no PDF. Cinco minutos que evitam o problema se repetir em todas as cobranças do mês.
Categorias
Abra em Configurações › Categorias. São as listas de opções que aparecem nos formulários do sistema, organizadas por tipo:
Tipos de projeto — categorias usadas ao criar projetos.
Tipos de contrato — modalidades como fixo e pontual.
Cargos de funcionários — os cargos disponíveis no cadastro da equipe.
Categorias financeiras — usadas nas transações.
Categorias de fornecedor.
Categorias de produtos e serviços — os agrupamentos do catálogo. Nascem vazias, então precisam ser cadastradas.
Categorias com subcategoria
Dois tipos aceitam hierarquia, com uma categoria pai: as financeiras e as de fornecedor.
É onde a organização financeira ganha profundidade sem virar uma lista interminável. "Ferramentas" como categoria e "Design", "Automação", "Hospedagem" como subcategorias permite ler o gasto nos dois níveis — o total da área e o detalhe de cada item.
O conselho de sempre: comece raso. Duas subcategorias por categoria pai já ajudam; oito viram campo que ninguém preenche direito.
Padrão e personalizada
Algumas categorias vêm com o sistema e aparecem marcadas como Padrão. Elas podem ser inativadas, mas não excluídas.
Não é limitação arbitrária: são categorias que outras partes do sistema esperam encontrar. Inativar resolve o mesmo problema prático — a opção some dos formulários — sem quebrar o que já estava classificado com ela.
As que você cria podem ser editadas, inativadas e excluídas livremente.
Inativar em vez de excluir
Vale a regra geral: quando uma categoria deixa de ser usada, inative. Registros antigos classificados com ela mantêm a classificação, e os relatórios históricos continuam fazendo sentido. Excluir apaga a leitura do passado junto com a opção.
Por que isso importa mais do que parece
Categoria não é decoração de formulário: ela é a dimensão dos relatórios. O relatório de despesas por categoria só é útil se as categorias refletirem como a agência realmente pensa o gasto. Se todo mundo escolhe "Outros" porque nenhuma opção serve, o relatório existe e não informa nada.
Por isso vale revisar as listas depois dos primeiros meses de uso: as categorias que a equipe evita e as que ela pediria são visíveis nesse ponto, e o ajuste é rápido.
Uma sequência para configurar
Suba o logo e defina as cores antes de enviar a primeira proposta.
Preencha os dados de pagamento e confira num PDF de teste.
Ajuste tipos de projeto e contrato ao vocabulário da agência.
Monte as categorias financeiras antes de começar a lançar — reclassificar depois dá trabalho.
Cadastre as categorias de produtos, que nascem vazias.
Como se conecta ao resto
Propostas e Financeiro — os documentos que recebem logo, cores e dados de pagamento.
Projetos — os tipos de projeto e contrato.
Funcionários — os cargos.
Fornecedores e Produtos e serviços — as categorias dos cadastros.
Para onde ir depois
Propostas — o documento que mais usa a personalização.
Financeiro — as categorias nos lançamentos.
Configurações da conta — os demais ajustes.
Resumindo: a personalização vale para os documentos gerados pelo sistema, não para a interface: suba o logo em PNG com fundo transparente, escolha cores que sobrevivam à impressão e confira os dados de pagamento num PDF de teste antes de cobrar alguém. Nas categorias, adapte as listas ao vocabulário da equipe — se todo mundo escolhe "Outros", o relatório por categoria não informa nada —, use subcategorias com parcimônia no financeiro e no fornecedor, e sempre inative em vez de excluir para preservar a leitura do histórico.