"Está pronto" é a frase mais cara de uma agência. Pronto para quem escreveu costuma significar "terminei de escrever"; para quem revisa, significa "revisado, aprovado e agendado". A diferença entre essas duas definições é o retrabalho de quinta-feira à noite.
Um padrão de conclusão — também chamado de DoD, do inglês Definition of Done — transforma esse acordo em regra do sistema. É uma lista de exigências que precisa ser cumprida antes que a tarefa possa ser concluída. Não é um checklist decorativo: enquanto faltar item obrigatório, a tarefa não fecha.
Criando um padrão
Vá em Projetos & entregas › Padrões de Conclusão e clique em Novo padrão. Dê um nome que identifique quando ele se aplica — "Publicação em redes sociais", "Entrega de campanha paga", "Artigo de blog" — e, se ajudar, uma descrição explicando em que situação usar.
Depois, monte os itens. Cada item tem um título, uma instrução opcional e duas marcações que definem o comportamento:
Obrigatório — sem ele cumprido, a tarefa não conclui. Itens sem essa marcação são recomendações: aparecem na lista, ajudam a lembrar, mas não travam nada.
Exige evidência — não basta marcar como feito; é preciso anexar a comprovação.
A instrução do item é onde mora boa parte do valor. "Revisar ortografia" cada um entende de um jeito; "Passar o texto no corretor e conferir nomes próprios do cliente" não deixa dúvida.
Quando exigir evidência
A exigência de comprovação é o que separa o processo real do processo declarado. Marcar "agendei o post" leva um segundo, com ou sem verdade. Anexar o print do agendamento é outra coisa.
Use em itens onde o custo do erro é alto e a verificação é rápida: o print do agendamento, o comprovante de envio do relatório, a captura do pixel disparando. São aceitos imagens (JPG, PNG, WEBP), PDF, Word e Excel, com até 10 MB por arquivo.
Não exagere. Um padrão em que todos os itens pedem anexo vira burocracia, e a equipe passa a anexar qualquer coisa só para destravar — o oposto do objetivo.
Como o padrão chega à tarefa
Existem dois caminhos, e eles se combinam numa ordem clara:
Escolhido na tarefa — alguém seleciona o padrão diretamente naquela tarefa. Tem prioridade sobre tudo.
Herdado da coluna do kanban — a coluna tem um padrão vinculado, e toda tarefa que precisa entrar ali passa a exigi-lo.
Não havendo nenhum dos dois, a tarefa conclui livremente. Vincular à coluna é o que faz a regra valer para o processo inteiro sem depender de ninguém lembrar de escolher.
Concluindo uma tarefa com padrão
Quando alguém tenta mover a tarefa para o encerramento com itens pendentes, o sistema não deixa passar — e mostra o que falta, com a contagem de itens obrigatórios pendentes. Não é uma recusa seca: a própria tela permite marcar os itens e anexar as evidências ali mesmo, e o botão de concluir libera assim que as exigências são satisfeitas.
Itens que não se aplicam
Nem toda exigência faz sentido em todo caso. Um item obrigatório pode ser marcado como não aplicável, e o sistema pede uma justificativa. Ele então sai da conta — não conta como pendente nem como cumprido.
Há um limite proposital: marcar tudo como não aplicável não libera a conclusão. Se o padrão tinha itens obrigatórios, pelo menos um precisa ter sido de fato cumprido. Sem isso, "não se aplica" viraria o atalho universal e o padrão perderia a função.
A exceção, quando ela é inevitável
Existe sexta-feira às 19h com o cliente esperando e um item que não dá para cumprir. Para isso há a liberação excepcional: um administrador pode destravar a conclusão mesmo com pendências, informando o motivo.
Três coisas mantêm isso honesto: só administrador pode fazer, o motivo é obrigatório e fica registrado, e a liberação expira quando a tarefa é reaberta — ela vale para aquele momento, não vira um passe livre permanente.
Se a sua agência está usando liberação toda semana no mesmo item, o problema não é a equipe: é o padrão, que está exigindo algo que não corresponde ao trabalho real. Vale editar o padrão em vez de contornar sempre.
Editar um padrão em uso
Aqui está o comportamento mais importante de entender. Ao editar um padrão que já está sendo usado, o sistema mostra quantas tarefas serão afetadas e o que exatamente muda — itens adicionados, alterados e removidos — antes de você confirmar. E aplica assim:
Tarefas em andamento recebem a mudança imediatamente. Lembrou de um item crítico depois que dez tarefas já estavam rodando? Edita o padrão uma vez e as dez passam a exigi-lo.
Tarefas já concluídas mantêm o padrão original, congelado como estava no momento da conclusão.
Esse congelamento é o que preserva a verdade do histórico. A tarefa entregue em março foi concluída sob as regras de março — e continuará mostrando isso, mesmo que o padrão mude em julho. Auditoria que muda o passado não serve como auditoria.
Arquivar em vez de excluir
Padrões não são excluídos, são arquivados. O arquivado deixa de aparecer para novas tarefas, mas continua preservado no histórico das que já o usaram — e a lista tem filtro por situação para você encontrar os antigos quando precisar.
É a mesma lógica do congelamento: apagar um padrão apagaria o critério sob o qual dezenas de entregas foram aprovadas.
Um exemplo completo
No projeto Social Media — 2026 da Padaria Pão Quente, o padrão "Publicação em redes sociais" vinculado à coluna final poderia ser:
Texto revisado (ortografia e nomes próprios) — obrigatório.
Arte aprovada pelo cliente — obrigatório, exige evidência (o print da aprovação).
Post agendado na ferramenta — obrigatório, exige evidência.
Legenda com call to action — recomendado.
Link rastreável aplicado — recomendado.
Resultado prático: nenhum post da padaria chega a "Publicado" sem que exista, guardado no sistema, a prova de que o cliente aprovou a arte. Quando alguém perguntar três meses depois "mas isso foi aprovado?", a resposta está anexada à tarefa.
Para onde ir depois
Tarefas — como o padrão aparece no dia a dia de quem executa.
Kanbans personalizados — vincular o padrão à coluna e valer para o processo inteiro.
Tarefas recorrentes — cada ocorrência nasce já com o padrão do modelo.
Funcionários — as permissões de quem pode liberar exceções.
Resumindo: crie o padrão com itens obrigatórios e exija evidência onde o erro custa caro, vincule-o à coluna final do quadro para valer no processo inteiro, use "não aplicável" com justificativa para os casos que fogem à regra e a liberação excepcional só quando for inevitável — ela é registrada e expira ao reabrir a tarefa. Editar o padrão atualiza as tarefas em andamento; as concluídas guardam o critério da época.