No WiseData Agency, cada cliente da sua agência é uma empresa. É o cadastro mais importante do sistema, porque quase tudo se pendura nele: o projeto exige uma empresa para existir, a fatura sai no nome dela, o contrato para assinatura aponta para ela e o acesso ao portal é sempre de um contato ligado a ela.
Por isso vale gastar cinco minutos a mais no cadastro. Um contato financeiro preenchido hoje evita procurar e-mail de cobrança no meio do fechamento do mês.
Uma observação para não confundir: as Empresas do CRM são um cadastro à parte, usado no acompanhamento comercial. O que você cadastra aqui não aparece lá, e vice-versa. Esta tela é a dos clientes que a agência atende de fato.
Cadastrando uma empresa
Vá em Comercial › Empresas e clique em Nova empresa. O formulário é dividido em cinco blocos.
Informações básicas
A primeira escolha muda o formulário inteiro: Tipo de empresa, entre Empresa Brasileira e Empresa Estrangeira.
Empresa Brasileira — você informa o Tipo de pessoa (Pessoa Física ou Pessoa Jurídica), o nome, o nome fantasia e o CNPJ ou CPF.
Empresa Estrangeira — os campos de nome fantasia e tipo de pessoa somem, e no lugar do documento aparece Identificação, um campo livre para o número de registro do país de origem.
Se for Pessoa Jurídica, use o atalho que economiza a maior parte da digitação: preencha o CNPJ e clique na lupa dentro do campo. O sistema busca os dados públicos e preenche nome, nome fantasia, endereço, bairro, número, complemento, CEP e estado. A cidade entra logo em seguida, assim que a lista do estado carrega.
Duas coisas sobre essa consulta: ela não traz e-mail nem telefone — esses você preenche à mão, e é melhor assim, porque o contato que interessa é o da pessoa com quem sua agência fala, não o da receita federal. E depois de uma consulta bem-sucedida há uma espera de 60 segundos até a próxima, indicada no próprio botão.
O CNPJ ou CPF é único dentro da sua agência. Se aparecer o aviso de que já existe empresa com esse documento, provavelmente o cliente já está cadastrado — vale buscar na lista antes de criar de novo.
Contato
E-mail e telefone são obrigatórios; o website é opcional. Esse é o contato geral da empresa, o do dia a dia.
Contato financeiro
Nome, e-mail e telefone de quem cuida do dinheiro do lado do cliente. Tecnicamente é opcional — na prática, é o campo que mais dá saudade quando está vazio. É esse contato que você vai procurar na hora de mandar a fatura daquele cliente.
Costuma ser gente diferente: quem aprova a campanha raramente é quem paga o boleto.
Redes sociais
Instagram, LinkedIn, Facebook e YouTube do cliente. Um campo simples que poupa tempo real: quando alguém da equipe precisa conferir o perfil do cliente, está tudo na ficha, em vez de espalhado em conversas.
Endereço
São obrigatórios endereço, bairro, CEP, estado e cidade; número e complemento ficam opcionais. Estado e cidade têm busca — digite as primeiras letras em vez de rolar a lista inteira. Ao trocar o estado, a cidade é limpa, porque a lista de cidades muda junto.
O dia a dia da lista
A tela de Empresas mostra nome, documento, telefone, cidade/estado e status, com busca no topo. Em cada linha você tem Visualizar, Editar, Ativar/Desativar e Excluir.
Ao abrir uma empresa, além de ver a ficha completa, existe o botão Exportar PDF — útil quando alguém de fora do sistema precisa dos dados cadastrais do cliente, como no envio de um contrato ou no fechamento com o contador.
Desativar em vez de excluir
Quando um contrato termina, o caminho normal é desativar a empresa, não apagar. Ela sai do fluxo de trabalho, mas todo o histórico continua de pé: os projetos que ela teve, as faturas emitidas, os relatórios do período. Se o cliente voltar daqui a seis meses — e clientes voltam —, é um clique para reativar.
Por que a exclusão às vezes é bloqueada
A exclusão de uma empresa é permanente, e por isso o sistema só permite quando não sobrou nada preso a ela. Se existir qualquer projeto, fatura, transação financeira, documento de assinatura ou usuário vinculado, a exclusão é recusada e o sistema informa o que está segurando.
Não é implicância: apagar a empresa que dá nome a uma fatura já emitida deixaria o seu financeiro com um buraco. Quando o bloqueio aparecer, resolva o vínculo primeiro — ou, na dúvida, apenas desative. Para cliente encerrado, desativar é quase sempre a resposta certa.
Limite do plano e empresas somente leitura
Cada plano permite um número de empresas cadastradas. Ao atingir o limite, o comportamento é o seguinte:
Você não consegue criar novas empresas.
As empresas mais antigas continuam normais, editáveis.
As que passaram do limite ficam em somente leitura — aparecem na lista, podem ser abertas e usadas, mas o botão de editar mostra o aviso de upgrade.
Vale saber de um detalhe que costuma confundir: a contagem considera todas as empresas cadastradas, ativas e inativas. Desativar um cliente antigo não libera vaga para um novo. Para abrir espaço, é preciso excluir um cadastro sem vínculos ou subir de plano.
Quem pode mexer
Administradores têm acesso completo. Para funcionários, editar, ativar/desativar e excluir dependem da permissão de edição de empresas — sem ela, a pessoa continua consultando os cadastros normalmente, mas as ações que alteram dados simplesmente não aparecem na tela.
O que a empresa alimenta
Seguindo o exemplo de um cliente novo, a Padaria Pão Quente, cadastrar a empresa é o que destrava:
Projetos — todo projeto exige uma empresa. Sem esse cadastro, não há onde pendurar o trabalho.
Financeiro — faturas e transações saem no nome da empresa, e é o contato financeiro dela que recebe a cobrança.
Clientes e portal — o contato que vai acompanhar o andamento é vinculado à empresa.
Assinaturas digitais — os documentos enviados para assinatura apontam para a empresa.
Para onde ir depois
Projetos — o passo seguinte natural depois de cadastrar o cliente.
Portal do cliente — como dar acesso ao contato da empresa e o que ele enxerga.
Financeiro — como emitir a primeira fatura para essa empresa.
Funcionários — as permissões que controlam quem edita cadastros.
Resumindo: cadastre a empresa em Comercial › Empresas usando a consulta por CNPJ para adiantar os dados, preencha o contato financeiro mesmo sendo opcional, prefira desativar a excluir quando o contrato acabar, e lembre que o limite do plano conta empresas ativas e inativas juntas. Com o cadastro em pé, projeto, financeiro, portal e assinaturas passam a ter onde se apoiar.