Os relatórios do sistema respondem perguntas específicas, cada um no seu módulo. Mas a pergunta de segunda-feira de manhã não respeita módulo: como estamos? — e a resposta mistura tarefas atrasadas, propostas paradas, caixa e horas da equipe.
Os Dashboards personalizados existem para isso: juntar numa tela só os indicadores que a sua agência acompanha. Abra em Dashboards.
Começando
Ao criar, você dá um Nome do dashboard — "Operacional", "Financeiro", "Comercial" — e escolhe um ponto de partida: começar em branco ou usar um dos modelos prontos por área.
Existem modelos de Financeiro, Comercial (CRM), Propostas, Tarefas, Tempo, Aprovações, Solicitações, Projetos, Empresas e Redes Sociais.
Começar por um modelo é o caminho recomendado mesmo quando você já sabe o que quer: ele mostra quais indicadores existem naquela área e você remove o que não interessa — mais rápido que garimpar no catálogo inteiro.
O catálogo de indicadores
Em Adicionar indicador você navega ou busca pelo catálogo, que cobre dez áreas do sistema: tarefas, financeiro, CRM, propostas, projetos, empresas, tempo, aprovações, solicitações e redes sociais.
São quase cem indicadores prontos — coisas como tarefas atrasadas, tempo médio de ciclo, taxa de conversão do funil, saldo em caixa, valores em aberto, taxa de horas faturáveis, aprovações aguardando cliente.
Muitos vêm em duas formas: o número (quantas aprovações no período) e a quebra por dimensão (aprovações por status, por projeto). A segunda é quase sempre mais útil — o total diz que há 40 tarefas atrasadas; a quebra por responsável ou por projeto diz onde elas estão.
Blocos que você constrói
Além do catálogo, há cinco tipos de bloco que você monta:
Gráfico — combina métricas ao longo do tempo, escolhendo o tipo de visualização.
Funil — etapas em sequência, para leitura de conversão.
Métrica calculada — um número derivado de outros.
Métrica manual — um valor que você digita.
Análise — um bloco de texto.
Os dois últimos merecem destaque, porque resolvem o problema de todo dashboard automático.
A métrica manual acomoda o número que existe fora do sistema — a meta do trimestre acordada com os sócios, um dado que vem do contador. Sem isso, o painel fica incompleto e alguém mantém uma planilha paralela.
O bloco de Análise é o que transforma painel em comunicação. Número sozinho não explica: "a receita caiu 12%" pode ser sazonalidade esperada ou crise. Uma linha de texto ao lado do gráfico responde isso para quem abre o painel sem contexto — e evita a reunião que existe só para explicar o gráfico.
Montando o layout
Entre em Editar para organizar: os indicadores são arrastados e redimensionados na grade, e você Salva ou Cancela ao final.
Cada indicador tem sua própria barra de ações, com configurar, duplicar, favoritar e remover.
Duplicar é mais útil do que parece: você adiciona "tarefas por responsável", duplica e troca a dimensão para "tarefas por projeto" — duas leituras do mesmo dado sem refazer a configuração.
Uma orientação de layout que vale: coloque no topo os três ou quatro números que exigem ação, e deixe o detalhamento abaixo. Painel em que tudo tem o mesmo peso visual não é lido — é olhado.
O período é global
Uma barra no topo controla o período de todos os indicadores de uma vez, com um botão de Atualizar para recarregar os dados.
Isso garante coerência: os números da tela sempre falam do mesmo intervalo, o que evita a comparação inválida entre um card do mês e outro da semana.
Comparar com período anterior
Ativando a comparação, os indicadores passam a mostrar a variação em relação ao intervalo anterior equivalente.
É o que dá sentido ao número. "42 tarefas concluídas" não diz nada isolado; "42, contra 31 no mês passado" diz. Recomendo deixar ligado por padrão nos painéis de acompanhamento — a leitura fica mais rápida e menos sujeita a interpretação otimista.
Dashboard inicial
Um dos dashboards pode ser marcado como inicial, passando a ser a tela que você vê ao entrar no sistema — e é possível voltar à tela principal padrão depois.
Vale escolher com critério: o painel inicial deve ser o que provoca ação no começo do dia, não o mais bonito. Para quem coordena operação, costuma ser tarefas atrasadas e prazos; para quem cuida do comercial, propostas paradas e funil.
Exportar em PDF
O dashboard inteiro pode ser exportado em PDF — útil para reunião de sócios e para registro mensal do que os números mostravam naquele momento.
Dashboards para clientes
Há a opção de exibir no portal do cliente. Ao usá-la, vale montar um painel específico: o cliente quer ver o que foi entregue e o que está em andamento na conta dele — não os indicadores internos de margem e produtividade da equipe.
Misturar as duas coisas num painel só é o erro que gera conversa desconfortável.
Uma advertência sobre o que os números incluem
Um ponto que importa para quem vai liberar o módulo à equipe: os indicadores do dashboard são agregados da agência inteira — totais, contagens e distribuições que abrangem todos os projetos, inclusive aqueles a que a pessoa não tem acesso direto.
Não é a listagem dos registros, e sim o número consolidado. Ainda assim é informação de negócio — faturamento total, volume de propostas —, e vale decidir conscientemente quem deve enxergá-la. O aviso aparece na própria tela de permissões do funcionário.
Uma estrutura que funciona
Um painel por papel, não um painel gigante: operacional, comercial, financeiro.
Poucos indicadores por painel. Doze cards ninguém lê; cinco, todo dia.
Comparação ligada, para que cada número tenha referência.
Um bloco de análise explicando o que os números querem dizer naquele mês.
Como se conecta ao resto
Tarefas, Financeiro, CRM, Propostas, Tempo e demais módulos — a origem dos indicadores.
Funcionários — a permissão do módulo e o alcance dos agregados.
Portal do cliente — o destino dos painéis compartilhados.
Relatórios — as análises detalhadas de cada área.
Para onde ir depois
Relatórios — a leitura aprofundada por módulo.
Funcionários — quem pode montar dashboards.
Portal do cliente — o que o cliente enxerga.
Resumindo: comece por um modelo pronto da área que interessa e remova o que sobra — é mais rápido que montar do zero. Prefira as versões com quebra por dimensão às de número puro, porque elas dizem onde está o problema; ligue a comparação com o período anterior para os números terem referência; e use os blocos de métrica manual e de análise para incorporar o que não vem do sistema e explicar o que os gráficos mostram. Um painel por papel, poucos indicadores em cada.