O kanban mostra em que etapa o trabalho está. O calendário mostra quando ele vence — e essa diferença resolve um problema que o quadro esconde bem: a distribuição da carga ao longo do tempo.
Num kanban, quinze cartões em "Em progresso" parecem apenas uma coluna cheia. No calendário, os mesmos quinze cartões revelam que doze vencem na mesma terça-feira. É a mesma informação, mas só uma das duas telas permite remarcar antes que o problema aconteça.
Onde encontrar
Abra Projetos & entregas › Calendário de tarefas. As tarefas aparecem posicionadas pelo prazo, e você escolhe a lente:
Mês — a visão de planejamento. É onde a sobrecarga de uma semana específica salta aos olhos.
Semana — o horizonte de trabalho real da maioria das equipes.
Dia — para o dia cheio, quando você precisa ver só o que está diante de você.
Lista — as tarefas do período em sequência, sem a grade. Útil para repassar a semana em reunião ou percorrer tudo rapidamente.
As cores dizem a urgência
Cada tarefa aparece colorida pela prioridade: verde para baixa, azul para normal, amarelo para alta e vermelho para urgente.
Escolher prioridade — e não status — como critério de cor é proposital: no calendário, a pergunta que importa é "o que não pode atrasar", e ela se responde de longe, sem clicar em nada. Uma semana com quatro blocos vermelhos comunica em um segundo o que uma lista levaria minutos para explicar.
Filtrando até o que interessa
O painel de filtros combina cinco recortes:
Projeto — só os prazos de um cliente. "Como está a semana da Padaria Pão Quente?"
Quadro kanban — quando a agência usa quadros diferentes por processo.
Status — as opções aqui são as colunas do quadro selecionado, não uma lista fixa. Se você montou um quadro com "Roteiro" e "Edição", é isso que aparece para filtrar. Ao trocar de quadro, o status selecionado é limpo — as colunas pertencem ao quadro anterior e não fariam sentido no novo.
Prioridade — para isolar o que é crítico.
Responsável — a carga de uma pessoa específica.
O filtro por responsável é o mais revelador na hora de distribuir trabalho. Antes de aceitar mais uma demanda para alguém, filtre pela pessoa e olhe a semana: a resposta costuma estar na tela, não na intuição.
Abrindo a tarefa
Clicar no evento não abre a tarefa — é uma escolha deliberada, para você poder navegar pelo calendário sem sair dele a cada clique acidental. Para abrir, use o ícone de link no próprio evento, que leva à tarefa.
Vale saber também que o calendário é uma visualização, não um editor: não é possível arrastar um evento para outro dia e com isso mudar o prazo. Alterações de data são feitas na tarefa, onde ficam registradas no histórico com autor e momento. Prazo movido sem rastro é a origem de metade das discussões de projeto — aqui, toda mudança tem dono.
O que cada pessoa enxerga
Um funcionário vê no calendário apenas as tarefas dos projetos de que participa, como membro ou gestor. Administradores veem a agenda inteira da agência.
Isso significa que o calendário do gestor e o do executor são legitimamente diferentes — e que, se alguém relata "não estou vendo essa tarefa no calendário", a verificação começa pela equipe do projeto, não pelas permissões.
Como usar de verdade
Dois hábitos que fazem a tela render:
Segunda de manhã, visão Semana, sem filtro. É o mapa do que a agência precisa entregar até sexta. Concentração em um único dia é sinal para renegociar prazo agora, não na quinta.
Antes de assumir trabalho novo, filtre por responsável no modo Mês. Você vê a carga real da pessoa antes de dizer sim ao cliente.
Para onde ir depois
Tarefas — onde os prazos e as prioridades são definidos.
Kanbans personalizados — os quadros e colunas que alimentam o filtro de status.
Minha Mesa — a visão do seu dia, em vez da agenda da agência.
Calendário de reuniões — a agenda de encontros com clientes, que é outra tela.
Resumindo: use o calendário para enxergar a distribuição dos prazos em mês, semana, dia ou lista; leia a urgência pelas cores de prioridade; filtre por projeto, quadro, status, prioridade ou responsável para achar o gargalo da semana; e abra a tarefa pelo ícone de link quando precisar agir — as datas continuam sendo alteradas na tarefa, com registro de quem mudou.