O contrato assinado é o que separa o trabalho combinado do trabalho garantido. E o caminho tradicional — imprimir, assinar, digitalizar, mandar de volta — custa dias e some no meio do e-mail de alguém.
As assinaturas digitais resolvem isso dentro do sistema: você envia o documento, o cliente assina pelo navegador e o contrato volta com valor jurídico e rastro completo. Abra em Financeiro › Assinaturas.
Vamos seguir um caso: o contrato de prestação de serviços da Padaria Pão Quente, que precisa da assinatura do dono e de uma testemunha.
Criando o documento
Comece pelo básico: nome do documento — algo como "Contrato de Prestação de Serviços" —, uma descrição opcional e o arquivo PDF que será assinado.
O documento pode ser vinculado à empresa, ao projeto e à proposta que o originou, mantendo a papelada junto do contexto comercial.
Signatários
Cada pessoa que vai assinar entra com nome, e-mail, CPF e telefone. Duas definições fazem diferença:
O papel de cada um
Nem todo mundo que entra no documento está assinando pelo mesmo motivo. Os papéis disponíveis: Assinar, Aprovar, Testemunhar, Acusar Recebimento, Garantir, Intervir e Parte.
No contrato da padaria: o dono entra como Parte, alguém da agência como Parte, e o terceiro como Testemunhar. O papel fica registrado no documento final — o que importa quando o contrato precisar valer contra terceiros.
A ordem de assinatura
Você define a ordem em que as pessoas assinam. Isso é mais do que organização: em muitos contratos a testemunha só faz sentido depois das partes, e o diretor só assina depois do jurídico revisar.
Com ordem definida, cada pessoa é chamada na sua vez, e não todas de uma só vez.
Posicionando os campos
Aqui está a parte que dá seriedade ao documento. Você abre o PDF e arrasta os campos para os lugares certos, atribuindo cada um a um signatário específico:
Assinatura — o campo principal.
Rubrica — para as demais páginas.
Nome e CPF — preenchidos na hora de assinar.
Data — registrada no momento.
Assim o contrato assinado sai com tudo no lugar certo, como um documento em papel — e não com uma imagem de assinatura colada no fim do arquivo.
Como o cliente assina
O signatário recebe o link e assina pelo navegador, sem instalar nada e sem criar conta. Ele escolhe entre desenhar a assinatura, digitar o nome ou enviar uma imagem da assinatura.
Além do e-mail, o documento pode ser enviado por WhatsApp — o canal em que a resposta costuma ser mais rápida.
Quem não concorda pode recusar informando o motivo. É melhor ter a recusa registrada com a justificativa do que o silêncio de um contrato que nunca volta.
Acompanhando
Cada signatário tem seu estado: Pendente, Notificado, Visualizou, Assinou ou Recusou.
Saber que o cliente visualizou e não assinou muda o follow-up: o problema não é o e-mail que não chegou, é alguma dúvida no conteúdo. É hora de ligar, não de reenviar.
O documento como um todo passa por: Rascunho, Pendente, Concluído, Recusado, Expirado, Cancelado e Arquivado. Também é possível definir uma expiração para o documento, evitando que um contrato fique aberto para assinatura indefinidamente.
O histórico
Tudo fica registrado: criação, envio, reenvio, visualização, assinatura, recusa, consentimento, geração do certificado, troca de arquivo, bloqueio e desbloqueio — e, no WhatsApp, o envio, a entrega, a leitura e a falha.
Esse histórico é o que sustenta o documento se ele for questionado.
Lembretes de renovação
Este é o recurso que a maioria das agências descobre tarde — geralmente depois de perder um contrato por esquecimento.
Ao configurar a data de vencimento do contrato, você define lembretes antes e depois do vencimento, com a antecedência que quiser. O sistema avisa a tempo de renegociar.
Na prática: o contrato anual da padaria vence em dezembro. Com lembrete de 60 e 30 dias, a conversa de renovação começa em outubro — com calma, e não na véspera, quando o cliente já está avaliando concorrente.
Organização e proteção
Documentos podem ser organizados em pastas, o que mantém navegável um arquivo que cresce todo mês.
Um documento também pode ser bloqueado, impedindo alterações. E o sistema registra o hash do arquivo original e do assinado — a impressão digital que comprova que o documento não foi trocado depois. Qualquer alteração de um byte muda o hash, e isso fica evidente.
Como se conecta ao resto
Propostas — a proposta aprovada vira o contrato assinado; ambos podem ficar ligados.
Empresas — o cliente do contrato.
Projetos — o trabalho que o contrato ampara.
Notificações — os avisos de assinatura pendente e de renovação.
Para onde ir depois
Propostas — o documento comercial que antecede o contrato.
Empresas — o cadastro do cliente.
Projetos — a execução do que foi contratado.
Resumindo: suba o PDF, cadastre os signatários com papel e ordem de assinatura, arraste os campos para os lugares certos do documento, envie por e-mail ou WhatsApp e acompanhe quem visualizou e quem assinou. Configure os lembretes de renovação no mesmo momento — é o que evita descobrir em dezembro que o contrato venceu em novembro.