Aprovação de material é onde a agência mais perde tempo e mais gera mal-entendido. O cliente responde "gostei do 2 e do 3, o 1 muda a cor" num áudio de WhatsApp, alguém traduz isso para a equipe, e duas semanas depois ninguém sabe se o post 1 chegou a ser aprovado.
O módulo de Aprovação de material transforma essa conversa em registro: cada peça tem sua decisão, com data e autor. Abra em Projetos & entregas › Aprovações.
Vamos seguir um envio real: os Posts de Maio da Padaria Pão Quente, um carrossel e dois posts avulsos.
Montando a aprovação
Comece com título e descrição. O título deve dizer o que é sem abrir: "Posts de Maio — Carrossel de Lançamento" funciona; "Aprovação 12" não.
A aprovação pode ser ligada a um projeto e a uma tarefa, e tem um responsável pela condução do lado da agência.
Os itens
Cada peça a ser avaliada é um item, e é aqui que está a diferença deste módulo. Cada um tem:
Título do item — "Post 1 — Carrossel".
Conteúdo / copy — o texto, a legenda, a descrição.
Link externo — opcional, para quando o material vive fora do sistema.
Anexos — as artes, arrastando os arquivos ou selecionando.
Os itens podem ser reordenados arrastando, então a sequência que o cliente vê é a que faz sentido para a campanha.
Separar em itens é o que permite a aprovação parcial. Sem isso, um post problemático de cinco trava os outros quatro — e a agência fica esperando para publicar o que já estava bom.
Atalho: da tarefa para a aprovação
Se o material já está anexado numa tarefa, não refaça o trabalho. Na tarefa existe Enviar para aprovação, que cria a aprovação já preenchida: título, descrição e os anexos copiados da tarefa.
Você é levado à tela de edição para ajustar antes de enviar — nada vai ao cliente sem a sua conferência.
Enviando
Com os itens prontos, use Enviar para revisão. Dá para incluir uma mensagem para o cliente junto do envio — o lugar certo para contextualizar: "seguem os posts de maio; o carrossel considera a promoção que combinamos".
O cliente acessa por um link público, que você copia e envia. Ele não precisa de conta no sistema. Para material sensível, dá para proteger com senha, e a senha pode ser trocada ou removida depois.
Se o link vazar ou você quiser encerrar o acesso, use revogar o link público.
O que o cliente faz
Na página, o cliente vê os itens em sequência, com as artes e os textos. As decisões possíveis:
Aprovar item — peça por peça.
Pedir ajustes — com um comentário explicando o que mudar.
Aprovar tudo — quando está tudo certo.
Recusar — quando o conjunto não serve.
Cada item fica em um de três estados: Pendente, Aprovado ou Ajustes solicitados. E o pedido de ajuste vem escrito, não em áudio — o que já resolve metade dos ruídos.
A rodada seguinte
Quando o cliente pede ajustes, a equipe corrige e envia de novo. Cada envio gera uma versão, com o registro de quem enviou, quando e com qual observação.
É o que responde, no meio de uma discussão, "essa arte já foi ajustada duas vezes" — com prova, e não com memória. Também é o dado que mostra, ao fim de um trimestre, qual cliente consome três rodadas de revisão em todo material: informação valiosa na hora de renegociar o contrato.
Uma aprovação encerrada pode ser reaberta quando o assunto volta.
Conversa no lugar certo
A aprovação tem comentários, então a discussão sobre o material fica junto do material. Cliente e equipe conversam ali, e não em três canais paralelos.
O histórico
A linha do tempo registra: criação, envio, reabertura, aprovação de item, pedido de ajustes, aprovação total, recusa, comentários, troca de responsável, mudanças de senha e revogação do link.
Quando o cliente disser que nunca aprovou aquele post, a resposta está registrada — com data e identificação de quem decidiu.
Os estados da aprovação
Rascunho — em montagem, o cliente ainda não vê.
Pendente — enviada, aguardando o cliente.
Ajustes solicitados — voltou com pedidos.
Aprovada — liberada.
Recusada — negada.
Como se conecta ao resto
Tarefas — a origem do material, com o atalho de envio e os anexos copiados.
Projetos — o trabalho ao qual a aprovação pertence.
Portal do cliente — quem já tem acesso ao portal encontra as aprovações por lá.
Notificações — os avisos de material enviado e de decisão tomada.
Para onde ir depois
Tarefas — o botão "Enviar para aprovação".
Portal do cliente — a visão de quem aprova.
Redes sociais — o destino do material aprovado.
Resumindo: monte a aprovação com um item por peça (título, copy, anexos), aproveite o atalho a partir da tarefa quando o material já estiver lá, envie o link — com senha se for sensível — e deixe o cliente decidir item a item. Os pedidos de ajuste vêm escritos, cada reenvio vira uma versão, e o histórico responde por você quando alguém disser que nunca aprovou.