La pantalla Workspace reúne las decisiones que valen para todo el espacio de trabajo — y, por lo tanto, para todos los que registran horas en él. Conviene revisarla temprano: tres de estos campos cambian el significado de los números que leerás después.
Datos del workspace
Nombre — el nombre del espacio de trabajo.
Zona horaria — decide a qué día pertenece cada hora. Una hora registrada a las 23h locales es de ese mismo día; en la zona equivocada cae al día siguiente, y el informe empieza a discrepar con la memoria de quien trabajó.
La semana empieza en — vale para la planilla, para los períodos de aprobación semanales y para el agrupamiento por semana en los gráficos.
Moneda — la moneda de todos los valores.
La moneda se bloquea. En cuanto exista la primera tarifa cargada o la primera hora con valor, el campo queda bloqueado. El motivo es directo: cambiar la moneda no convertiría nada. El número 15000 guardado son 150,00 en una moneda y 15.000 en otra — el número queda, el significado cambia, y el historial entero empezaría a mentir en silencio. Define la moneda el primer día.
Aprobación de horas
Período de aprobación — semanal o mensual. Cambiarlo después es seguro: los períodos ya enviados guardan sus propias fechas.
Bloquear carga en período aprobado — activado por defecto. Desactivado, la hora retroactiva se acepta, el período vuelve a aprobación y quien aprobó recibe aviso.
Los administradores ven costo y margen — concede la lectura del costo a quien administra. Cargar y editar el costo sigue siendo del dueño de la cuenta.
Tarifa predeterminada y recálculo
La Tarifa predeterminada es el valor por hora aplicado a todo lo que no tenga una tarifa más específica en proyecto, cliente o persona. Es el primer número a completar cuando empiezas a usar valores.
Justo debajo, Recalcular valores reaplica las tarifas actuales a las horas de un período. Úsalo cuando la tarifa se cargó mal — y lee la confirmación: si el período ya se facturó, los valores dejarán de coincidir con la factura enviada.
Marca del informe
Aquí defines el logo y el color principal aplicados en el PDF de informe que envías al cliente. Vale ser exacto: esa marca vale para el documento generado, no para la interfaz del sistema.
El logo acepta PNG, JPG o WEBP de hasta 512 KB. SVG no se acepta. La marca en el informe es parte del plan Pro.
Alertas de presupuesto
Elige en qué porcentajes del presupuesto de horas se avisa al equipo por email — por ejemplo, 80% y 100%. Sin ningún porcentaje marcado, nadie recibe alertas de presupuesto en ese workspace, y la única forma de notar un desborde pasa a ser abrir la pantalla de Rentabilidad.
Más de un workspace
Un workspace separa clientes, proyectos y horas. Crear espacios adicionales tiene sentido cuando la operación tiene frentes que no se mezclan — una agencia y un estudio de video con equipos y carteras distintas. Cada uno tiene su propia zona horaria, moneda y reglas de aprobación, ajustables después de creado.
Los múltiples workspaces son parte del plan Enterprise. Si bajas de plan, los workspaces extra no se borran: vuelven a aparecer cuando el plan se reactiva.
Adónde ir después
Definiendo el valor de la hora — la cadena por encima de la tarifa predeterminada.
Aprobación de horas — el flujo que estas reglas gobiernan.
Informes y exportación — dónde aparece la marca del informe.
Rentabilidad y presupuesto — la alerta en contexto.
En resumen: define zona horaria, inicio de semana y moneda el primer día (la moneda se bloquea cuando aparece el primer valor); usa esta pantalla para la tarifa predeterminada, el recálculo por período, las reglas de aprobación, el logo y el color del PDF y los porcentajes de alerta de presupuesto.